Hoe TimeTree te gebruiken om het werkschema van uw team te verbeteren

Het regelen van vergaderingen en telefoontjes op het werk kan stressvol zijn als u niet over de juiste hulpmiddelen beschikt. Ongeacht de grootte van uw team, communicatie is essentieel als u botsingen en andere planningsproblemen wilt voorkomen. Het goede nieuws is dat er een app is om je planningsproblemen op te lossen en je georganiseerd te houden.

TimeTree is een krachtige app voor het delen van agenda's met veel geïntegreerde functies om effectief met uw team te communiceren en een probleemloos werkschema op te stellen. Hier leest u hoe u TimeTree kunt gebruiken om het werkschema van uw team vast te stellen.

1. Maak een gedeelde agenda

Om met uw collega's samen te werken en evenementen te delen, moet u een gedeelde agenda maken. Dit is de opvallende functie van TimeTree en het zal u helpen de planning van uw team in één oogopslag te begrijpen. Een gedeelde agenda maken:

1. Klik op de menuknop in de linkerbovenhoek van het startscherm.
2. Scrol omlaag naar de onderkant van de zijbalk en druk op de Kalender toevoegen knop. U ziet dan een lijst met opties voor verschillende doeleinden.
3. Selecteer Werk om de pagina te openen om uw kalender een naam en beschrijving te geven, en indien gewenst een omslagafbeelding en achtergrond te uploaden.

Nu je agenda is ingesteld, kun je andere leden uitnodigen om lid te worden. Tik op de startpagina op Meeren selecteer vervolgens Nodig mensen uit voor deze agenda om anderen uit te nodigen. Je kunt ervoor kiezen om mensen uit te nodigen via e-mail, Messenger of WhatsApp, of je kunt een URL genereren.

Downloaden: TimeTree voor Android | iOS (Gratis, abonnement beschikbaar)

2. Evenementen toevoegen aan de gedeelde agenda

Of u nu de leiding heeft over uw bedrijf of een werknemer bent, het toevoegen van een evenement aan de agenda van uw organisatie gaat snel en eenvoudig. Tik op om een ​​evenement toe te voegen Creëren knop onder de hoofdagenda-interface.

Je hebt dan toegang tot basisopties zoals het instellen van evenementtijden en het maken van evenementherinneringen. Er is ook een herhalingsfunctie die handig kan zijn voor wekelijkse vergaderingen. Om toegang te krijgen tot deze opties, drukt u op de kleine dubbele pijl onder de start- en eindtijden van het evenement.

3. Organiseer uw werkevenementen met behulp van labels

Een ding dat TimeTree voor andere agenda-apps plaatst, zijn de indrukwekkende opties voor labelbeheer. Er is een reeks standaard gekleurde labels die kunnen worden aangepast in de Beheer van evenementenlabels tabblad. Hier kunt u aangepaste kleuren instellen en labels hernoemen.

Etiketten zijn een fantastisch organisatorisch hulpmiddel voor uw bedrijf. U kunt ze gebruiken om soorten evenementen te categoriseren, zoals interviews, groepsbijeenkomsten, 1-1-oproepen of sociale evenementen. U kunt ook een kleur toewijzen om vakanties of perioden van onbeschikbaarheid te markeren.

4. Voeg meer details toe aan uw vergaderingen en evenementen

TimeTree biedt meerdere tools om u te helpen alle benodigde details van evenementen binnen uw organisatie te verspreiden.

De Plaats tool, mogelijk gemaakt door Google Maps, kan worden gebruikt om een ​​locatie voor evenementen in te stellen. Alle deelnemers van de kalender kunnen de locatie bekijken en er is een optie om een ​​ideale route te vinden. De URL optie is een ander handig hulpmiddel. U kunt dit gebruiken om een ​​Zoom-vergaderingslink toe te voegen aan een groepsgebeurtenis of een link naar een webpagina.

Na het aanmaken van een evenement verschijnen er extra opties om je tijd te besparen. Een daarvan is de Kopiëren naar meerdere datums optie, die kan worden gebruikt voor wekelijkse vergaderingen. Er is ook een knop om het evenement naar een andere kalender in TimeTree te kopiëren. Dit kan worden gebruikt om belangrijke werkgebeurtenissen naar uw persoonlijke agenda te dupliceren, waardoor u niets hoeft te missen als de agenda van uw werkplek rommelig is.

5. Gebruik de memofunctie om werkgebeurtenissen te plannen en te beheren

Naast het delen van schema's, dient TimeTree ook als een geweldige tool voor evenementmanagement. De Memo functie helpt u bij het plannen van evenementen en het noteren van alle noodzakelijke details die verband houden met evenementen.

De memofunctie staat los van de kalender, wat betekent dat je niet alles in één ruimte rommelig hebt. Om een ​​nieuwe memo te maken, drukt u op de plus icoon (+) in de rechterbenedenhoek van de memopagina. Hier kunt u een titel toewijzen, een label toewijzen en de memo wisselen tussen een tekstnotitie of een checklist.

Labels worden aangeduid met de titelkleur van een notitie, wat een duidelijke visuele weergave geeft van de soorten notities op uw memopagina. U kunt memokaarten opnieuw ordenen door ze simpelweg vast te houden en te slepen.

6. Takenlijsten gebruiken om taken te beheren

Als je het niet leuk vindt om meerdere apps te gebruiken om je werk te organiseren, combineert TimeTree planning met taakbeheer, waardoor alles wat je nodig hebt om je bedrijf te organiseren op één plek samenkomt.

De geïntegreerde Te doen lijst Met deze functie kunt u taken aan gebeurtenissen koppelen. Als u een takenlijst aan een afspraak wilt toevoegen, maakt u een afspraak en selecteert u Te doen lijst onderaan de extra opties. U kunt dan taken uittypen die aan die gebeurtenis zijn gekoppeld, zoals het van tevoren e-mailen van bepaalde mensen.

U kunt taken opnieuw ordenen door de zes puntjes rechts van taken te slepen en taken verwijderen door erover te vegen. Dit eenvoudige takenlijst aanpak kan u helpen alles te onthouden wat u nodig heeft zonder afhankelijk te zijn van een externe app. Met deze functie kunt u uw planning bekijken en beheren terwijl u administratieve taken uitvoert.

7. Communiceer met andere collega's via de agendachat

Een van de nieuwere en krachtigste functies van TimeTree is de Agenda-chat. Met deze functie kunnen alle leden van een gedeelde werkagenda met elkaar communiceren. Deze gedeelde ruimte kan worden gebruikt om schema's te bespreken, evenementen te plannen en vragen te stellen.

Om toegang te krijgen tot deze functie, tikt u op het kleine chatballonpictogram in de rechterbovenhoek van de agenda-interface. De Calendar Chat werkt op dezelfde manier als berichten-apps zoals WhatsApp. Je kunt reacties sturen door op het kleine emoji-icoontje te tikken en je kunt foto's uploaden. Aangemaakte evenementen en eventuele updates verschijnen ook in de Agenda-chat.

Calendar Chat kan uw bedrijf enorm veel tijd besparen. Door berichten in een groep te delen, hoeft u niet te vertrouwen op het heen en weer sturen van e-mails om evenementen te plannen.

Ruim de planning van uw team op en maak plannen moeiteloos

Als u een duidelijkere manier wilt om de planning van uw bedrijf te overzien, is TimeTree een perfecte keuze. Het bezit van een gedeelde agenda is een van de beste manieren om gemakkelijk inzicht te krijgen in de beschikbaarheid van al uw werknemers.

Het gebruik van TimeTree verwijdert de stress van planning, dubbele boekingen en communicatieproblemen, waardoor uw bedrijf soepel en zonder onderbrekingen kan werken. Download TimeTree voor een effectieve oplossing voor de tijdmanagementbehoeften van uw bedrijf.