Stuur nooit slecht samengestelde e-mails. Niet alleen vertroebelen verschrikkelijke structuren de boodschap, maar ze geven de ontvangers ook een negatieve indruk van uw arbeidsethos en professionaliteit. Goede communicatieve vaardigheden zijn cruciaal in elke branche.
Om fouten te voorkomen, moet u uw concepten proeflezen. Corrigeer deze vaak over het hoofd geziene slechte praktijken en fouten die e-mails onprofessioneel maken.
1. Spamachtige onderwerpregels
Marketeers denken dat verkoopgerelateerde onderwerpregels verhoog de openingsratio's van e-mails; helaas leveren ze de tegenovergestelde resultaten op. Ontvangers hebben de neiging overdreven promotionele e-mails te negeren. Tenzij ze je al kennen, zijn ze niet verplicht om je bericht te controleren.
Wees innemend in plaats van verkoopgericht te zijn. Componeren opvallende onderwerpregels bestaande uit beschrijvende, tot nadenken stemmende woorden. Prikkel de nieuwsgierigheid van je lezers. U kunt open vragen en pitches gebruiken, maar zorg ervoor dat ze relevant zijn voor uw bericht. Anders kunnen ontvangers u blokkeren wegens misbruik van clickbait-onderwerpen.
2. Grappen en geestige opmerkingen
Denk twee keer na voordat u grappen in uw zakelijke e-mails plaatst. Hoewel het delen van een lach je in sommige gevallen kan helpen een verstandhouding op te bouwen, doet het vaak meer kwaad dan goed. Grappen zijn moeilijk te leveren via e-mail. Zelfs luchthartige woordspelingen kunnen als sarcastisch of aanstootgevend worden opgevat als de lezer je verkeerd begrijpt.
Sla de grappen over het algemeen over. Onderzoek in plaats daarvan andere manieren om de stemming te verlichten, bijvoorbeeld door een persoonlijk verhaal te delen of een wederzijds belang te bespreken. Benaderbaar en vriendelijk zijn vereist geen grappen.
3. Emoji's en overmatige leestekens
Tegenwoordig ondersteunen meer mailboxproviders emoji's. Op platforms zoals Outlook en Gmail kun je zelfs emoji's invoegen in de onderwerpregels.
Hoewel ze leuk en creatief zijn, horen ze niet thuis in zakelijke e-mails. Mensen zien emoji's anders. Terwijl je bijvoorbeeld de lachende gezichtsemoticon zou kunnen gebruiken om vreugde te uiten, kunnen anderen het als sarcasme zien. Smileys brengen niet altijd de bedoelde boodschap over.
Ook duistere marketeers zijn dol op emoticons. Als u ze vaak gebruikt, kunnen ontvangers u associëren met phishing-aanvallen, verkoopnieuwsbrieven en overdreven promotionele advertenties.
4. Typefouten en grammaticale fouten
Typefouten veranderen de intentie niet. Zelfs als u elk woord in uw e-mail verkeerd spelt, zullen lezers het nog steeds begrijpen door middel van contextuele aanwijzingen. Geavanceerde grammaticale fouten kunnen voor verwarring zorgen, maar de tekst zal niet onbegrijpelijk zijn.
Betekent dit dat je typefouten over het hoofd kunt zien? Absoluut niet! Hoewel spel- en grammaticafouten uw boodschap niet verwarren, zien ze er onzorgvuldig uit. Of je nu een prospect aan het pitchen bent of een collega op de hoogte houdt, je zult moeite hebben om hun vertrouwen te winnen met onprofessioneel schrijven.
De beste aanpak is om concepten nauwkeurig te onderzoeken voordat u ze verzendt. Haal je tekst door a betrouwbare spellingcontrole, verwijder onnodige pluisjes, pas de toon dienovereenkomstig aan en verwissel complexe woorden voor eenvoudigere. Herhaal deze stappen zo vaak als nodig is.
5. Lange paragrafen
Wees voorzichtig bij het kopiëren en plakken van e-mailconcepten uit Google Docs of Microsoft Word. Tekstverwerkers hebben verschillende standaardinstellingen. Je kunt niet verwachten dat je e-mails eruit zien zoals toen je ze aan het typen was. Ze passen zich aan de lettertypestijl, tekstgrootte en spatiëring van het huidige programma aan.
Als een best practice, kopieer en plak zonder opmaak door te raken Ctrl/Cmd+Shift+V in plaats van alleen Ctrl/Cmd + V. Als u dit doet, worden eerdere formaatwijzigingen gewist. En om lange tekstblokken te voorkomen, houdt u elke alinea op twee tot drie zinnen.
6. Overmatige informatie
Uitgebreide uitleg is handig, maar je moet ze wel goed timen. Leg niet zomaar willekeurige feiten vast. Lezers zullen waarschijnlijk wegklikken van uw e-mail als u ze vanaf het begin overlaadt met informatie.
Deel alleen wat lezers nodig hebben. Voeg bij het uitleggen van complexe onderwerpen relevante onderzoeksdocumenten toe, plan virtuele raadplegingen en beantwoord alle vragen die op uw pad komen.
7. Generieke slotverklaringen
Generieke slotverklaringen zijn afstandelijk. Ze laten je er onprofessioneel uitzien, en ze verzwakken de conclusie van je e-mail. Je hebt minder kans om succesvol af te sluiten. Gebruik bij het beëindigen van e-mails een meer directe, beknopte alternatief voor "Ik hoor graag van je".
Ze zijn al te veel gebruikt. Lezers hebben ze al honderden keren gezien - ze zullen geen positieve indruk achterlaten. Gebruik in plaats van generieke regels een sterke CTA. Vertel uw lezers wat hun opties zijn en begeleid ze bij het reageren op uw e-mail.
8. Onnodige bijlagen
E-mailbijlagen maken het gemakkelijk om informatie te delen. In plaats van lezers te overladen met lange, ongevraagde berichten, kunt u ze doorverwijzen naar relevante bronnen. Dit bespaart tijd voor alle betrokken partijen.
Met dat gezegd, moet u ook afzien van het verzenden van bestanden in bulk. Gebruikers zijn over het algemeen sceptisch over het openen van bijlagen, omdat deze malware kunnen verspreiden. Het e-mailen van meerdere bestanden roept zelfs beveiligingsproblemen op.
Als u meerdere documenten tegelijk moet verzenden, gebruik dan een tool voor het delen van bestanden, zoals Dropbox. Upload de bestanden naar uw voorkeursplatform, stel de nodige privacybeperkingen in en stuur vervolgens de toegangslink via e-mail.
9. "Creatieve" formaten
Speel niet met gedurfde lettertypen. U kunt tekst onderstrepen, cursief of vet maken om de nadruk te leggen, maar gebruik de standaardlettertypestijl, -kleur en -grootte.
"Creatieve" lettertypen leveren verwaarloosbare voordelen op in een professionele omgeving. Ze leiden lezers af van uw e-mail. In plaats van de bedoeling van het bericht te begrijpen, zullen hun gedachten zich concentreren op de verschillende kleuren en stijlen die je hebt gebruikt.
Ook zorgen rare formaten ervoor dat je er vaag uitziet. Mailingserviceproviders sturen zelfs e-mails met buitensporige ontwerpen en kleuren rechtstreeks naar spammappen.
Gebruik alleen creatieve sjablonen als ze aansluiten bij uw merk. Het onderstaande voorbeeld laat bijvoorbeeld zien hoe een virtueel meetup-platform genaamd Gather deelt zijn kenmerken zonder aan professionaliteit in te boeten.
10. Onduidelijke motieven
Small talk kan ongemakkelijke vergaderingen helpen verlichten, maar het past zelden bij zakelijke e-mails. Stop met rond de pot draaien. De meeste mensen klikken weg als ze je bericht vervelend en verwarrend vinden.
Gebruik duidelijke, beknopte taal om uw punt duidelijk te maken. De inleiding moet kort en opvallend zijn, terwijl de hoofdtekst het onderwerp moet behandelen. Vage uitleg leidt uiteindelijk tot tijdverspillende vervolgmails.
Als u het onderwerp niet in één bericht kunt comprimeren, organiseer dan een vergadering. Applicaties voor het instellen van afspraken elimineer heen en weer e-mails bij het plannen van gesprekken. E-mail de andere partij gewoon een uitnodigingslink en wacht op hun reactie.
Houd uw zakelijke e-mails professioneel en respectabel
Met het aantal e-mails dat u regelmatig verzendt en ontvangt, kunt u enkele fouten verwachten. Af en toe een typefout is begrijpelijk. Houd er echter rekening mee dat het consequent gebruiken van ondermaatse sjablonen een slechte weerslag op u zal hebben. Ontvangers kunnen zelfs het gevoel hebben dat ze geen goed doordachte e-mails waard zijn. Sla nooit de proefleesfase over.
Om nog betere e-mails samen te stellen, bestudeert u de slechte die u ontvangt. Zoek naar overeenkomsten tussen de verschillende verkooppraatjes, nieuwsbrieven en phishingpogingen in uw spammap. Grammaticafouten maken is één ding, maar IP-adressen op de zwarte lijst gebruiken, verkooptaal misbruiken en willekeurig massaal links verzenden is iets anders.
