De meeste bedrijven, waaronder overheidsorganisaties, bedrijven en non-profitorganisaties, gebruiken Microsoft Excel voor hun budgettering. Excel biedt hen flexibiliteit, vertrouwdheid en gemak bij het compileren, sorteren, beheren en analyseren van gegevens voor budgettering en prognoses.
Maar is Excel de juiste tool voor zakelijke budgettering? Laten we de voor- en nadelen van het gebruik van Excel als budgetteringssoftware afwegen om deze belangrijke vraag te beantwoorden.
Voordelen van zakelijke budgettering in Excel
Microsoft lanceerde Excel in 1985. Dat blijkt uit een onderzoek van Centr Corporation, gebruikt een meerderheid van de CFO's (bijna 88%) nog steeds spreadsheets voor hun zakelijke budgettering. Dat zegt veel over het nut van het programma. Maar waarom is Excel zo populair als tool voor zakelijke budgettering? Dat zoeken we uit.
1. Iedereen weet hoe Excel te gebruiken
De meeste afgestudeerden hebben tijdens hun studie op de een of andere manier Excel gebruikt. Dat toont de veelzijdigheid van het programma aan en dat bijna iedereen de basis van het programma kent. Aangezien de meeste van uw medewerkers al op de hoogte zijn van de basisprincipes van Excel, hebben ze alleen een klein duwtje in de goede richting nodig en zullen ze uw bedrijfsfinanciën in een mum van tijd beheren.
Door in Excel te budgetteren, bespaart u tijd en middelen die anders aan training zouden worden besteed, vooral handig als u een klein bedrijf of een start-up heeft met beperkte middelen.
2. Excel is goedkoop en gemakkelijk toegankelijk
Bijna iedereen heeft een exemplaar van Microsoft Excel. Als uw bedrijf meer mensen nodig heeft om deel te nemen aan het budgetteringsproces, kunt u de toegang delen met iedereen die een exemplaar van Excel heeft zonder extra licenties aan te schaffen. Waar mogelijk moeten kleine bedrijven software voor bedrijfsbudgettering vermijden, omdat dit tot hoge kosten kan leiden.
3. U kunt Excel-spreadsheets aanpassen
In bedrijven, met name startups, is aanpasbaarheid een uiterst nuttige en gewilde functie omdat verschillende ontwikkelingsfasen van een bedrijf verschillende benaderingen vereisen. Een van de grootste voordelen van Excel-spreadsheets ten opzichte van andere budgetteringssoftware is dat de macht in handen ligt van de gebruikers.
Excel is een vrij complex programma dat zijn gebruikers flexibiliteit biedt in de vorm van talloze functies en formules. Als je eenmaal Excel-formules begrijpen, kunt u in wezen alles doen, van bedrijfsbudgettering tot financiële analyse en grafieken. U kunt zelfs uw eigen formules, macro's en budgetsjablonen in Excel maken om aan de unieke eisen van uw bedrijf te voldoen.
Nadelen van zakelijke budgettering in Excel
Zoals alles heeft Excel een behoorlijk aantal beperkingen als het gaat om zakelijke budgettering.
1. Het is tijdrovend en foutgevoelig
Zakelijke budgettering in Excel vereist handmatige gegevensinvoer. Omdat het zo afhankelijk is van menselijke inspanning, zijn fouten praktisch onvermijdelijk. De kans op dergelijke fouten neemt toe met de toenemende omvang en complexiteit van budgetten, wat leidt tot foutieve budgetprognoses en omzetprognoses.
In bedrijven met meerdere miljoenen dollars kan zelfs een simpele type- of omzettingsfout miljoenen dollars kosten. Neem het voorbeeld van TransAlta: een simpele knip-en-plakfout kostte het bedrijf 24 miljoen dollar. Bedrijven bekijken en corrigeren vaak problemen in hun Excel-spreadsheets om dergelijke risico's te voorkomen, wat hen kostbare tijd, moeite en kosten kost.
2. Schaalbaarheidsproblemen voor grotere datasets
Excel, dat goedkoop en toegankelijk is, biedt kleine bedrijven een lage toetredingsdrempel met onberispelijke bruikbaarheid en functionaliteit. Naarmate het bedrijf groeit, nemen de gegevens die nodig zijn voor budgettering en prognoses echter drastisch toe. Excel is vaak niet in staat om grote hoeveelheden gegevens met talloze formules en macro's te verwerken en zal waarschijnlijk vertragen of zelfs crashen.
3. Gebrek aan op rollen gebaseerde toegang en beveiligingsproblemen
Excel-bestanden kunnen eenvoudig worden gedeeld met iedereen die een kopie van het programma heeft, waardoor vertrouwelijke bedrijfsinformatie in gevaar komt. Terwijl je kan Excel-bestanden met een wachtwoord beveiligen, moet het wachtwoord tijdens het budgetteren worden gedeeld met relevante personen.
Excel biedt geen op rollen gebaseerde toegang, dus iedereen met een wachtwoord heeft toegang tot de volledige spreadsheet. Dit kan voor de meeste bedrijven een groot probleem zijn op het gebied van naleving.
Is Excel de juiste software voor uw zakelijke budgetteringsbehoeften?
Excel heeft zijn verdiensten als hulpmiddel voor bedrijfsbudgettering, maar u kunt het beste investeren in software voor bedrijfsbudgettering als u problemen ondervindt. Grotere bedrijven zullen waarschijnlijk te lijden hebben onder Excel als hun enige budgetteringsoplossing.
Problemen met gegevensconsolidatie, coördinatie, beveiliging en samenwerking zijn slechts enkele problemen waarmee grotere organisaties te maken kunnen krijgen bij het budgetteren in Excel. Als u echter nog steeds een klein bedrijf of een startup bent met beperkte bewegende delen, kan Excel een veelzijdige, goedkope en effectieve budgetteringstool zijn.
Als u Excel gebruikt voor uw zakelijke budgettering maar nog steeds vastzit aan de basis, overweeg dan om een paar geavanceerde cursussen te volgen om uw zakelijke budgetteringsproces te verbeteren.
