8 vaardigheden om van Amazon Alexa de perfecte virtuele bedrijfsassistent te maken

Thuiswerken heeft een heleboel voordelen en een gelijk aantal unieke uitdagingen. Als je een freelancer of externe medewerker bent, dan ken je de angst voor toenemende desorganisatie - het schuldgevoel en de hersenmist die voortkomt uit onproductief zijn in je dagelijkse leven.

Zou het niet geweldig zijn als u een virtuele assistent had om u op het goede spoor te houden - iemand die u helpt bij het beheren van uw agenda, facturen en onkosten, en projecten? Hoewel het inhuren van een virtuele assistent misschien niet binnen het budget van de solopreneur valt, is de kans groot dat je er al een hebt: Alexa.

Alexa is de spraakgestuurde AI van Amazon die beschikbaar is op veel apparaten, waaronder de Amazon Echo slimme luidspreker. Dankzij deze Alexa-vaardigheden (in wezen apps), kun je de mogelijkheden van Alexa vergroten en er een krachtige virtuele assistent van maken.

1. Kalender

Wanneer u uw Google-, Microsoft- of Apple-agenda koppelt, kunt u Alexa gebruiken om uw evenementen te beheren. Het herinnert u aan aankomende evenementen, met de optie om meldingen buiten uw werkuren uit te schakelen.

Dit is een geïntegreerde vaardigheid, dus je hoeft geen vaardigheid te downloaden. Om het te gebruiken:

1. Open de Alexa-app en selecteer de Meer tabblad onderaan.
2. Kraan Kalender.
3. Selecteer de tandwiel icoon in de rechterbovenhoek.
4. Tik op om uw agenda-account toe te voegen plus-icoon.
5. Daar kies je met welke provider je verbinding wilt maken en volg je de instructies.

2. Herinneringen

Met deze geïntegreerde mogelijkheid kan Alexa je eraan herinneren iets te doen dat niet in je agenda staat op elk gewenst moment. Zeg "Alexa, voeg een herinnering toe" om dit te vragen.

Je kunt ook toevoegen en bewerken in de Alexa-app, onder Herinneringen in de Meer tabblad.

Dit is een essentiële Alexa-spraakopdracht. Het vervangt de behoefte aan plaknotities die uw werkruimte bezaaien waarvan u zweert dat u gaat opruimen.

Vraag Alexa bijvoorbeeld om u eraan te herinneren uw klant te bellen door te zeggen: "Alexa, herinner me eraan om Bob om 13.30 uur te bellen." Je kunt het ook vragen om je eraan te herinneren om van taak te wisselen, of zelfs om te eten en naar de wc te gaan. Hé, we gaan allemaal zo op in ons werk dat we deze simpele dingen soms vergeten!

Todoist is een gebruiksvriendelijke tool voor projectbeheer (gratis voor individuen) dat zo eenvoudig of ingewikkeld kan zijn als u wilt, en het kan worden geïntegreerd met Google Agenda.

Zodra je je Todoist-account hebt gekoppeld aan de Alexa-vaardigheid, kun je je takenlijst beheren, taken toevoegen of Alexa ze laten voorlezen met opdrachten zoals:

• "Alexa, bel Jane morgen om 13.00 uur toe aan mijn takenlijst."
• "Alexa, voeg een HDMI-kabel toe aan mijn boodschappenlijstje."
• "Alexa, wat staat er op mijn to-do lijst?"

Afhankelijk van de opdracht wordt de taak toegevoegd aan je Alexa-takenlijst of boodschappenlijst, die je kunt openen en bewerken in je browser of de Todoist-app. Vraag Alexa gewoon om de taak aan een van deze lijsten toe te voegen.

Het duurt lang om je weer te concentreren na een afleiding. Note Taker is de perfecte metgezel als je een idee hebt dat je midden in een project moet noteren, zodat je de flow niet onderbreekt.

Nadat je de vaardigheid hebt ingeschakeld, vraag je Alexa gewoon om "mijn notitie te maken", en het zal je vragen wat je wilt dat de notitie zegt.

Dit is ideaal voor snelle ideeën, aangezien de opnametijd niet lang is. Vraag: "Wat is mijn notitie?" om het je aantekeningen te laten voorlezen. Om te verwijderen of te bewerken, moet je naar de Alexa-app gaan om specifieke stickies te beheren.

Thuiswerkers hebben vaak contact met elkaar en met bedrijven uit verschillende landen. In sommige gevallen is het omrekenen van tijdzones een eenvoudige taak, maar als u met iemand aan de andere kant van de wereld werkt, kan het moeilijk zijn om het tijdsverschil in te schatten zonder enige hulp.

In plaats van tijd te verspillen aan het controleren van de meerdere wereldklokken van je telefoon, kun je Alexa helpen. Vraag Alexa om de tijd nu in New York om te rekenen naar Tokio-tijd, of van Eastern Standard Time naar Indian Standard Time. U kunt zelfs zo specifiek gaan dat u om het tijdsverschil op een bepaalde datum en tijd vraagt.

6. Wiskundige berekeningen

Alexa is snel bij de trekking als het gaat om wiskundige berekeningen. Gebruik deze geïntegreerde vaardigheid en vraag hem handsfree op te tellen, af te trekken, te vermenigvuldigen en te delen, of een complexe vergelijking op te lossen terwijl u werkt. Het bespaart u veel tijd in plaats van naar de rekenmachine te grijpen.

Alexa kan u bijvoorbeeld helpen uw facturen sneller op te stellen: vraag het om uw gewerkte uren te vermenigvuldigen met uw uurtarief. Dit is vooral handig als je uurtarief verschilt per type dienst dat je levert, of als je tarieven verschillen tussen opdrachtgevers.

YNAB (Je hebt een budget nodig) is een fantastische budgetservice die synchroniseert met uw bankrekeningen en uw transacties registreert, zodat u kunt zien waar uw geld naartoe gaat. Het is niet gratis, maar het heeft een redelijk geprijsd maand- en jaarplan.

U kunt uw YNAB-account verbinden met Alexa en het gebruiken om uitgaven te registreren, uitgaven te controleren, te zien hoeveel geld er nog over is in bepaalde categorieën en meer.

Om te beginnen, meldt u zich aan bij YNAB en bouwt u uw budget op. Dan:

1. Schakel de YNAB Alexa-vaardigheid in via de Alexa-app of je browser.
2. Koppel je YNAB-account.
3. Autoriseer het budget dat u Alexa wilt laten bijhouden.

Als je klaar bent, ben je klaar om te gaan. Probeer commando's uit zoals "Alexa, vraag YNAB wat is de balans van Transport?" of "Alexa, vraag YNAB hoeveel geld ik nog te besteden heb in de categorie Gas."

Zoom Rooms bieden een vergaderruimte op afstand; ze brengen teams bij elkaar en zijn vooral handig voor de freelancer of externe medewerker die met meerdere mensen binnen een organisatie samenwerkt.

Om deze vaardigheid te gebruiken, schakelt u deze in en koppelt u uw zakelijke Zoom-account. Gebruik het vervolgens om vergaderingen te starten, te beëindigen en eraan deel te nemen. Zeg bijvoorbeeld: "Alexa, begin met vergaderen."

Deze vaardigheid ondersteunt alleen Zoom Rooms, geen gewone Zoom-vergaderingen. Hiervoor is een Zakelijk Zoom-account vereist.

Wanneer kies je Alexa boven een menselijke assistent

Alexa is een fantastische virtuele assistent voor sommige basistaken, zoals het beheren van je agenda of het maken van aantekeningen. Wanneer uw behoeften verder gaan dan dit, is het misschien tijd om te overwegen een menselijke virtuele assistent in te huren. Ze kunnen je helpen met grafisch ontwerp, videobewerking, beheer van sociale media en meer.