AI kan nu voor meer doeleinden worden gebruikt dan ooit tevoren. Hoewel voorheen buiten bereik, zijn taken zoals het maken van hoogwaardige kunst en het samenstellen van webapps nu mogelijk. Veel banen die voorheen onbereikbaar waren voor computers, dreigen plotseling te worden geautomatiseerd.
Nu de vooruitgang in een alarmerend tempo toeneemt, kunt u zich gemakkelijk zorgen maken dat uw taak het risico loopt te worden geautomatiseerd. Ondanks de verrassende mogelijkheden die AI-programma's zoals ChatGPT al hebben laten zien, zijn er nog steeds plaatsen waar mensen ze kunnen overtreffen. Hier zijn drie dingen die u kunt doen met Excel die nog steeds buiten bereik zijn van ChatGPT.
1. Excel gebruiken voor langetermijnrapportopslag en gegevensinvoer
Er is hoop in een paar veelvoorkomende taken voor degenen die bang zijn dat AI voor hun werk komt. Door extra competentie te verwerven in de VBA van Excel en de wijde wereld van geautomatiseerde analysetools, kunt u een voorsprong krijgen op de arbeidsmarkt.
ChatGPT kan een verscheidenheid aan gegevens en algemene rapportage-informatie genereren en analyseren. Een ding dat het echter nog steeds niet onder de knie heeft, is het opslaan van die informatie voor meer dan één sessie. Dat betekent dat om het meeste uit een steeds evoluerende dataset te halen nog steeds een mens nodig is gegevens formatteren en opschonen.
Ondanks de ongetwijfeld nauwkeurige gevolgtrekkingen die AI zou kunnen maken op basis van een set gegevens, is het opnieuw invoeren van die informatie bij elke sessie nog steeds ongelooflijk tijdrovend en problematisch. Dit betekent dat er nog steeds plaats is voor het maken van goed opgemaakte opgeschoonde rapporten, het uitvoeren van vereist onderhoud en het opslaan van de gegevens voor langdurig gebruik.
Het betekent ook dat ondanks de inspanningen van ChatGPT, tenzij ze een klantinterface inbouwen speciaal ontworpen voor gebruik in meerdere sessies, een mens zal altijd nodig zijn om relevant opnieuw te uploaden gegevens.
Naast eenvoudige opslag en gegevensinvoer is er altijd een open markt beschikbaar voor terugkerende geautomatiseerde analyses die de huidige mogelijkheden van ChatGPT te boven gaan. Hoewel het nuttig is om ChatGPT te gebruiken om verkooptrends te analyseren, is het veel handiger om een waarschuwing te ontvangen die u informeert over een enorme marktverschuiving.
Veel bedrijven bieden gespecialiseerde services waarmee u uw door Excel gegenereerde verkoopgegevens via een API kunt koppelen om gegevens in realtime te monitoren. Dit bespaart tijd bij het handmatig invoeren van gegevens in AI-chatbots zoals ChatGPT. Het elimineert ook volledig de noodzaak van een dergelijke omslachtige analyse, terwijl de banen die voor de mens noodzakelijk zijn, behouden blijven.
Hoewel het handig kan zijn om één enkel rapport op te stellen, zijn bruikbare trends beter zichtbaar over een langere periode. Dashboards bouwen om datatrends visualiseren en onmiddellijk alarm slaan als er iets misgaat, is nog steeds een zeer waardevolle vaardigheid.
2. Aanpasbare rapportcreatie in Excel
Hoewel een enkel rapport eenvoudig te maken is met ChatGPT, is een reeks gegevens die in de tijd zijn bevroren niet altijd gunstig. Een van de krachtigste mogelijkheden van Excel geeft ons de mogelijkheid om rapporten te maken die de lezer direct kan aanpassen.
In plaats van de tijd te nemen om voor elke afdeling in uw bedrijf een afzonderlijke onkostendeclaratie te maken, kunt u Excel gebruiken om een enkele, op maat gemaakte, bedrijfsbrede rapportage te maken. Het toevoegen van een vervolgkeuzelijst die gegevens filtert op de waarde in een enkele kolom, is snel en eenvoudig te doen.
Het kan een eenvoudige onkostendeclaratie maken die meerdere keren in een hele organisatie kan worden gebruikt. Als u dit doet, hoeft u geen rapporten voor eenmalig gebruik te maken die alleen gericht zijn op één tijdsperiode binnen één afdeling. Hierdoor kunnen gebruikers informatie filteren op basis van het werk dat ze momenteel doen.
Het toevoegen van een paar bedieningselementen kan een meer complexe en genuanceerde ervaring opleveren voor de persoon die uw rapport leest. Overweeg tijdframes aan te passen, limieten toe te voegen om uitschieters te verwijderen of aangepaste gegevens in uw rapporten te berekenen.
Datagestuurde dashboards zijn bijna altijd een waardevolle aanvulling op rapportagesystemen waarin grote hoeveelheden informatie worden opgeslagen. Als u in staat bent om een dashboard te maken dat gemakkelijk grote hoeveelheden gegevens aankan, blijft u waarschijnlijk altijd in loondienst. Neem de tijd om te leren hoe u enkele van de meer esoterische functies van Excel kunt gebruiken om ervoor te zorgen dat uw lezers uw rapporten kunnen afstemmen op de behoeften van hun afdeling.
Maak uw rapporten nuttiger door er enkele toe te voegen eenvoudige Excel-functies. Zorg ervoor dat uw rapporten variabele tijdsbestekken kunnen bevatten, potentiële problemen automatisch kunnen markeren en gegevens kunnen opschonen voor langdurige opslag en flexibiliteit.
3. Gebruiksvriendelijke formulieren in Excel
Formulieren zijn een andere geweldige Excel-optie voor mensen die op zoek zijn naar waarde die ChatGPT niet kan bieden. Het handmatig invoeren van informatie kan tijdrovend en frustrerend zijn. Door eindgebruikers de mogelijkheid te geven om zelfstandig gegevens in te voeren zodra deze zich voordoen, komt er tijd en energie vrij die beter kan worden besteed aan het analyseren van de resultaten.
AI-programma's kunnen u misschien vertellen hoe u alle items in een formulier moet invullen, maar het gebruiksvriendelijk maken is een ander verhaal. Het maken van een gebruiksvriendelijke spreadsheet die de gegevens analyseert, is veel gestroomlijnder proces dan dat de eindgebruiker u de gegevens geeft, zodat u deze vervolgens aan een AI-tool kunt geven analyseren.
Een beetje paren basis VBA met de uitgebreide lijst met bedieningselementen van Excel kunt u verrassend complexe formulieren maken. Het koppelen van verschillende spreadsheets aan formulieren is een eenvoudige maar waardevolle vaardigheid om onder de knie te krijgen. ChatGPT is misschien wel in staat om gegevens te interpreteren, maar uw gebruikers een veilige manier bieden om gegevens in te voeren, ligt nog buiten haar bereik.
Voor degenen die formulieren en langdurige gegevensopslag willen combineren, is het essentieel om verschillende manieren te onderzoeken om gegevens uit Excel te exporteren. Leren hoe u gegevens van een invoerformulier naar een SQL-database kunt brengen, kan u helpen uw baan te isoleren en uw werk essentieel te houden.
ChatGPT gaat u nog niet automatiseren
Excel heeft veel taken die nog steeds buiten het bereik van ChatGPT en zijn cohort van machine learning-gestuurde knock-offs vallen. Met nieuwe ontwikkelingen die in een alarmerend tempo toenemen, is het maar al te gemakkelijk om je zorgen te maken dat automatisering misschien op je volgende taak gericht is.
Ondanks alle vooruitgang die AI heeft geboekt, hebben veel functies echter nog steeds een mens nodig. Beperkingen zoals opslag op korte termijn en de noodzaak om gegevens opnieuw uit te voeren om meerdere rapporten te produceren, laten nog steeds tools zoals ChatGPT ontbreken.
Door te leren hoe u aanpasbare rapporten en formulieren kunt maken die gegevensinvoer in Excel mogelijk maken, kunt u uw baan behouden. Voor degenen die bezorgd zijn dat hun positie mogelijk te maken krijgt met automatisering, zijn er in de nabije toekomst nog steeds genoeg Excel-vaardigheden buiten het bereik van AI.