Maak het beantwoorden van uw Outlook-e-mails snel en efficiënt.

Outlook is een geweldige e-mailclient, of u nu e-mails verzendt of beantwoordt. Maar als het om antwoorden gaat, zijn er verschillende manieren waarop u het proces kunt aanpassen. In deze handleiding bekijken we hoe u een sjabloon voor snelle antwoorden kunt maken, hoe u het uiterlijk van het oorspronkelijke bericht kunt wijzigen en hoe u uw antwoordadres kunt wijzigen.

Hoewel we in deze handleiding Outlook voor Microsoft 365 gebruiken, werken deze instructies ook voor Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 en 2021. Laten we beginnen.

Een snel antwoordsjabloon maken in Outlook

Beantwoordt u constant verschillende e-mails woord voor woord? In plaats van hetzelfde antwoord te herhalen, kunt u eenvoudig een snel antwoordsjabloon maken en reageren met een enkele klik. U kunt dit doen door een Quick Step te maken om deze vervelende taak te automatiseren.

Raadpleeg onze gids op voor meer informatie over Quick Steps Quick Steps maken en gebruiken in Outlook.

Dit zijn de stappen om een ​​snel antwoordsjabloon te maken in Outlook:

  1. Start Outlook en zorg ervoor dat u de Thuis tabblad geselecteerd.
  2. Selecteer het e-mailaccount waarvoor u de snelle antwoordsjabloon wilt maken. Als u meer dan één e-mailadres in Outlook heeft, moet u voor elk een snel antwoordsjabloon schrijven.
  3. In de Snelle stappen groep, klik op Maak nieuw.
  4. Geef de Quick Step een naam in de Naam tekstvak — we hebben de onze een naam gegeven Snel antwoord.
  5. In de Acties sectie, klik op de Kies een actie vervolgkeuzelijst en selecteer Antwoord.
  6. Klik op de Toon opties link direct onder de vervolgkeuzelijst om meer velden weer te geven.
  7. Om deze zelfstudie snel en gemakkelijk te maken, kunt u elk ander veld verlaten, zoals Naar En Onderwerp, zoals het is - of Outlook vult het automatisch op basis van de aard van de oorspronkelijke e-mail, of de standaardinstellingen worden toegepast. Voer echter het bericht in dat u wilt verzenden in het Tekst tekstvak.
  8. Klik Finish.

Als u dit exacte bericht naar iemand wilt sturen, opent u gewoon hun e-mail en drukt u op Snel antwoord of hoe je het ook noemde in de Snelle acties groep. Voor meer manieren om productiever te zijn met deze e-mailclient, lees onze gids over de best practices om uw workflow in Outlook een boost te geven.

Hoe u de weergave van originele berichten in Outlook kunt wijzigen

Wanneer u een bericht beantwoordt of doorstuurt, kunt u het oorspronkelijke bericht uitsluiten of het uiterlijk wijzigen zodat het duidelijker wordt waar uw bericht eindigt en het oorspronkelijke bericht begint. U kunt ook de originele e-mail bijvoegen als u geen rommelige e-mail wilt.

Volg hiervoor de onderstaande instructies:

  1. Klik in Outlook op Bestand in de linkerbovenhoek.
  2. Klik in het menu aan de linkerkant op Opties.
  3. Selecteer Mail in het linkerdeelvenster.
  4. Scroll naar beneden naar de Antwoorden en doorsturen sectie totdat u de Bij het beantwoorden van een bericht En Bij het doorsturen van een bericht vervolgkeuzemenu's.
  5. Standaard zijn de vervolgkeuzemenu's ingesteld op Inclusief originele berichttekst. Toch kunt u ze uitbreiden en selecteren Voeg geen origineel bericht toe, Voeg origineel bericht toe, Voeg het oorspronkelijke bericht toe en laat het inspringen, of Prefix elke regel van het oorspronkelijke bericht.

Dit is wat deze andere opties doen:

  • Voeg geen origineel bericht toe: Verzend uw antwoord of doorgestuurd bericht zonder tekst uit de oorspronkelijke e-mail.
  • Voeg origineel bericht toe: voeg tekst uit de oorspronkelijke e-mail toe als bijlage.
  • Voeg het oorspronkelijke bericht toe en laat het inspringen: Dit bevat tekst uit de oorspronkelijke e-mail, maar deze wordt rechts ingesprongen - het is alsof u op de Tab-toets drukt in elke regel van het oorspronkelijke bericht.
  • Prefix elke regel van het oorspronkelijke bericht: Dit is als het inspringen van het oorspronkelijke bericht. Maar in plaats van een lege ruimte, zal er een teken zijn om aan te geven waar elke regel van de originele e-mail begint.

Hoe u het antwoordadres van uw e-mailadres in Outlook kunt wijzigen

Het wijzigen van het antwoordadres voor een e-mail in Outlook betekent dat elk antwoord dat naar het gekozen account wordt verzonden, wordt doorgestuurd naar een ander.

Zo doet u dat:

  1. Klik in Outlook op Bestand in de linkerbovenhoek.
  2. Klik op Account instellingen om het menu uit te vouwen en selecteer vervolgens Account instellingen.
  3. Klik in de pop-up op het e-mailadres dat u wilt bewerken en klik vervolgens op Wijziging (het staat in het menu onder de tabbladen). U kunt ook gewoon dubbelklikken op het e-mailadres.
  4. In het tekstvak ernaast Antwoordadres, voer het e-mailadres in waarnaar u de e-mails wilt omleiden.
  5. Klik Volgende om de wijzigingen toe te passen.

Laat de antwoordaanpassing van Outlook voor u werken

Door de eenvoudige instructies hierboven te volgen, kunt u eenvoudig antwoorden in Outlook aanpassen. Deze kleine gids krast nauwelijks de oppervlakte van het aanpassingsniveau dat Microsoft in zijn e-mailclient heeft ingebouwd. Het is echter voldoende om u op weg te helpen hoe u uw antwoorden schoner en efficiënter kunt maken.