Notion gebruiken voor hybride werk: de ultieme gids

Hybride werken is populairder geworden door de toename van de wereldwijde internetpenetratie. En na ongeveer twee jaar thuiswerken tijdens de COVID-19-pandemie, hebben veel werkgevers overeenkomsten gesloten waardoor werknemers in ieder geval een deel van de tijd buiten kantoor kunnen werken.

Ondanks de voordelen van hybride werken, kunt u een daling van de productiviteit verdragen als u niet over de juiste systemen beschikt. Gelukkig hebben apps zoals Notion het gemakkelijker dan ooit gemaakt om met je team samen te werken als je niet allemaal tegelijk op kantoor bent.

In dit artikel leer je meer over hoe je Notion kunt gebruiken voor hybride werk. We geven ook stapsgewijze instructies om u te helpen deze tips sneller te implementeren.

1. Gebruikers toevoegen aan werkruimten

Wanneer werken in een hybride omgeving, moet het voor teamleden gemakkelijker maken om met elkaar samen te werken uw topprioriteit zijn. In Notion is dit vrij eenvoudig; zelfs als u alleen een gratis abonnement heeft, kunt u nog steeds andere gebruikers aan uw werkruimten toevoegen.

Het aantal gebruikers dat u aan uw werkruimte kunt toevoegen, is afhankelijk van het abonnement dat u heeft. Als je een gratis abonnement gebruikt, kun je maximaal 10 personen toevoegen; dit zou meer dan goed genoeg moeten zijn als u werkt als een bureau of een ander soort klein bedrijf.

Je hebt een veel hogere limiet als je een betaalde versie van Notion krijgt. Met de Plus-versie kunt u tot 100 mensen toevoegen aan één werkruimte, en dat aantal loopt op tot 250 met het Business-abonnement. Als u Notion Enterprise heeft, kunt u uw limieten bespreken met het verkoopteam van Notion.

Ongeacht welk abonnement u gebruikt, het proces voor het toevoegen van gebruikers aan uw Notion-werkruimten is hetzelfde.

1. Ga naar Instellingen & leden > Leden. Als je daar bent, zie je een blauwe knop genaamd Leden toevoegen.
2. Voer het e-mailadres in van de persoon die u wilt uitnodigen voor uw Notion-werkruimte. Als u Notion Plus of hoger heeft, kunt u ook het vervolgkeuzemenu uitvouwen om te bepalen of de genodigde eigenaar of lid van de werkruimte is.
3. Wanneer u klaar bent om een ​​gebruiker aan uw werkruimte toe te voegen, selecteert u Uitnodiging.

U kunt ook mensen uitnodigen door naar de Leden tab en kopieer een link om naar iedereen te sturen.

2. Het categoriseren van verschillende projecten

Wanneer u Notion gebruikt voor hybride werk, is het een goed idee om uw projecten georganiseerd te houden. U kunt uw taken op een aantal manieren categoriseren. We laten u hieronder twee opties zien om dit te doen.

Extra werkruimten maken

Met Notion heb je maar liefst 10 werkruimten als je een gratis abonnement hebt. Net als bij het toevoegen van gebruikers aan deze ruimtes, zijn uw limieten hoger als u een betaald abonnement aanschaft. Hoe dan ook, u volgt hetzelfde proces voor het maken van nieuwe werkruimten in de app.

1. Klik bovenaan de linker werkbalk op uw huidige werkruimte. Wanneer het vervolgkeuzemenu verschijnt, selecteert u het pictogram met drie stippen. 2. Nadat u het hierboven genoemde pictogram hebt geselecteerd, ziet u een optie genaamd Doe mee of maak een werkruimte. Klik hierop. 3. Notion zal je vragen waar je je werkruimte voor wilt gebruiken. Kies wat het beste bij uw behoeften past en selecteer Doorgaan. In dit geval selecteren we Voor mijn team terwijl we het over hybride werk hebben. 4. Vervolgens moet u uw werkruimte een naam geven. Nadat je dit hebt gedaan, druk je op de Doorgaan knop opnieuw. 5. Notion geeft je dan de mogelijkheid om je nieuwe werkplek met anderen te delen. Voer hun e-mailadressen in of kopieer de link als u dit wilt doen. Zodra je alles hebt aangepast, selecteer je Breng me naar Notion, en je kunt je nieuwe werkruimte gebruiken.

Pagina's binnen pagina's maken

Een andere manier waarop u uw projecten kunt categoriseren, is door pagina's binnen pagina's te maken. Om een ​​nieuwe stramienpagina in Notion te maken, selecteert u de + knop in de linker werkbalk.

Op die pagina kun je een andere pagina maken door te tikken / en selecteren Bladzijde. Als je dat eenmaal hebt gedaan, kun je alles naar eigen inzicht aanpassen.

3. Belangrijke taken bijhouden

Software voor projectbeheer is een uitstekende manier om uw bedrijf te laten groeien, en u zult dit soort oplossingen ook willen gebruiken als u een werknemer of freelancer bent. Wanneer je Notion gebruikt voor hybride werk, heb je talloze opties om belangrijke taken bij te houden.

Notion heeft verschillende sjablonen die u kunt gebruiken om uw projecten beter op te volgen. U vindt Gantt-diagrammen, pagina's voor taak- en projectbeheer en verschillende andere opties. Veel hiervan zijn gratis te gebruiken en u kunt eenvoudig uw favoriete sjablonen dupliceren naar uw Notion-werkruimte. Om dit te doen:

1. Ga naar notion.so/templates en kies een sjabloon dat u en uw team kunnen gebruiken.
2. Onder Dubbele informatie, kies de werkruimte waarin je deze wilt gebruiken en klik op Dupliceer sjabloon. Je kunt dan meteen alles aanpassen aan je wensen.

4. Het verstrekken van samenvattingen voor uw vergaderingen

Als je niet op dezelfde plek werkt als je teamleden, kan het een uitdaging worden om te weten hoe ver anderen zijn gevorderd met de projecten waar je samen aan werkt. Hoewel je moet proberen het aantal vergaderingen dat je hebt te beperken, is af en toe inchecken een goed idee.

Tijdens uw vergadering is het de moeite waard om iemand aan te wijzen om aantekeningen te maken. U kunt dit doen wanneer Google Agenda instellen voor hybride werk ook als u die app aan uw productiviteitssysteem wilt toevoegen.

Na afloop van uw vergadering kunt u eenvoudig samenvattingen van uw vergaderingen maken gebruikmakend van Notion AI. Om dit te doen, drukt u op de spatiebalk en selecteert u Samenvatten wanneer Notion AI verschijnt. De tool zal dan werken aan het geven van een snelle samenvatting van uw pagina.

5. Uw belangrijkste pagina's toegankelijker maken

Met Notion kunt u uw belangrijkste pagina's toegankelijker maken door hun volgorde in de linker werkbalk te slepen en neer te zetten. Dat is echter niet het enige waartoe u beperkt bent. U kunt ook pagina's toevoegen aan uw favorieten. Om het laatste te doen:

1. Druk op drie puntjes icoon wanneer u met uw muis over een van uw pagina's beweegt.
2. Klik op Toevoegen aan favorieten, en je ziet je pagina bovenaan het scherm.

6. Het creëren van content en social media kalenders

Als u deel uitmaakt van een marketingteam, is het van cruciaal belang om uw content- en socialemediakalenders up-to-date te houden bij het werken aan een hybride overeenkomst. Notion maakt dit gemakkelijk; u kunt uw eigen kalender maken door een tabel te maken en te selecteren Nieuwe databank.

Notion heeft ook verschillende sjablonen voor het maken van sociale media en contentkalenders. Klik bij het aanmaken van een nieuwe pagina op Nieuw toevoegen > Sjablonen in plaats daarvan en kies iets dat voor u werkt.

Maak uw hybride werkmodel efficiënter met Notion

Hybride werken heeft verschillende voordelen als je de juiste systemen opzet, maar het is belangrijk dat je deze op orde hebt voordat je overstapt naar een dergelijke overeenkomst. Notion is een handig hulpmiddel om de workflow van uw team te beheren en ervoor te zorgen dat iedereen blijft werken aan uw gemeenschappelijke doelen.

U kunt verschillende sjablonen gebruiken om uw inhoud en planningen voor sociale media bij te houden, en om een ​​overzicht te krijgen van ieders projecten. Bovendien kunt u Notion gebruiken om samenvattingen van vergaderingen en nog veel meer te maken.