De OFFSET-functie van Microsoft Excel is een zeer krachtige en veelzijdige tool. Vanwege de complexiteit en het aantal vergelijkbare functies wordt het echter helaas vaak onderbenut.
De relatief eenvoudige functie kan Excel-auteurs tijd en frustratie besparen. Het vereenvoudigt het ophalen van precieze datapunten uit een goed georganiseerde master dataset. Het maakt ook de eenvoudige creatie van zeer gedetailleerde rapporten, interactieve visualisaties en complexe dashboards mogelijk.
1. Datasets van variabele grootte maken
Een van de meest voorkomende toepassingen van de OFFSET-functie van Excel is het vastleggen van datasets van variabele grootte. Gegeven een grote set gegevens, wil men misschien slechts een klein deel van de gegevens op een bepaald moment bekijken.
Als u bijvoorbeeld dagelijks een geautomatiseerd rapport van verkooptotalen voor werknemers krijgt, moet u mogelijk de totalen voor een bepaalde week of weken ophalen.
Het schrijven van een andere SOM-functie voor elk totaal zou vrij eenvoudig kunnen worden gedaan. Een OFFSET-functie kan echter veel sneller zijn voor gebruiksgemak en herbruikbaarheid.
Voer eerst de dag van de maand in waarmee we willen beginnen in cel B6. Vervolgens voeren we in hoeveel dagen we het rapport in B7 willen uitvoeren. Dan kunnen we een eenvoudige SOM-functie En GEMIDDELDE functie om meer gegevens te krijgen over elke werknemer gedurende de geselecteerde periode:
=SOM(VERSCHUIVING(B2, 0, B6 - 1, 1, B7))=GEMIDDELDE(VERSCHUIVING(B2, 0, B6 - 1, 1, B7)Het aanpassen van de startdatum of tijdsduur is net zo eenvoudig als het aanpassen van een enkele cel, waardoor het veel gemakkelijker kan worden om datasets van variabele grootte te trekken.
2. Het genereren van aangepaste rapporten toestaan
Het gebruik van vergelijkbare methoden als hierboven maakt het ontwikkelen van een compleet rapport met variabele aanpassing relatief eenvoudig. U kunt het eerste argument in de functie VERSCHUIVING naar een ander blad laten verwijzen. Hierdoor kunt u uw gegevensinvoer en rapportage gescheiden houden.
Dit maakt het mogelijk om geselecteerde datasegmenten van het ene blad naar het andere te trekken. Bovendien kunt u alleen de informatie weergeven die relevant is voor uw huidige rapport. Het opzetten van een rapport met dagtotalen met dezelfde gegevens van vroeger is vrij eenvoudig. U kunt dit doen zonder de gegevens voor irrelevante dagen op te halen.
De volgende offset-functie die in cel B5 is geplaatst, trekt het aantal dagen dat is opgegeven in B2. Het begint op de week gespecificeerd in B1 en toont alleen gegevens voor de relevante periode:
=OFFSET(Blad1!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)Het is mogelijk om de invoer in B1 en B2 en te beperken vervolgkeuzelijsten maken in Excel met het aantal beschikbare weken met behulp van gegevensvalidatie.
3. Spreadsheet paginering
De OFFSET-functie kan ook eenvoudige paginering van spreadsheets bereiken, een taak die normaal gesproken wordt geassocieerd met met behulp van het tabblad Excel-ontwikkelaar. Dit kan het werken met grote datasets eenvoudiger en veel efficiënter maken.
Bij het werken met een spreadsheet met 30.000 rijen gegevens, zal het moeilijk zijn om de hele gegevensset in één keer te overzien. Door een vervolgkeuzelijst te maken die een reeks getallen van 1 tot 300 accepteert, kunnen we de gegevens snel opsplitsen in pagina's met elk 100 resultaten.
Bij de functie VERSCHUIVING is het anker altijd ingesteld op de cel linksboven in de gegevens. Het tweede argument is echter de verticale offset. Dit is gelijk aan het geselecteerde paginanummer min één keer 100. De horizontale offset, het derde argument, kan op 0 worden gezet.
Het vierde argument wordt ingesteld op 100 en het vijfde argument op het aantal kolommen in de dataset. Deze methode maakt het gemakkelijk om extreem grote brokken gegevens op te splitsen in veel beter beheersbare stukken.
Hier is een voorbeeld van een gepagineerde dataset. De gegevens bevatten 500 informatiemonsters die zijn vastgelegd door een reeks sensoren op het ene vel en een gepagineerd rapport op het andere.
Het rapport gebruikt gegevensvalidatie in cel B1 om een vervolgkeuzelijst te maken met de pagina's erin. De volgende uitdrukking in cel A3 maakt de hoofdtekst van het rapport:
=OFFSET(Blad1!A2, (B1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. Gegevens snijden voor grafieken
We kunnen een grafiek toevoegen aan het verkooprapport dat we hebben gemaakt voordat we de OFFSET-functie gebruikten. De grafiek kan variabele informatie ophalen op basis van de gegevens die zijn geselecteerd in de twee vervolgkeuzemenu's bovenaan het blad.
Wanneer u de waarden bovenaan het blad wijzigt, verandert de grafiek automatisch om de geselecteerde weken weer te geven, zodat iedereen die het rapport bekijkt een snelle visuele referentie heeft.
Door diagrammen en grafieken te combineren met de offset-functie wordt het visualiseren van complexe en veranderende gegevens veel eenvoudiger. Het maakt ook het genereren van eenvoudige dashboards in Excel mogelijk.
5. Informatie trekken op datumverschuivingen
Zoeken naar specifieke informatie op basis van tijdstempels is niet ongebruikelijk als het gaat om rapportgegevens of gegevens die uit geautomatiseerde tijdprocessen zijn gehaald. Bij het overwegen van een enkele periode is het niet moeilijk om voorwaardelijke functies zoals IF of IFS te gebruiken om alleen de vereiste gegevens op te halen. Als u gegevens moet ophalen op basis van een reeks dagen of tijden, is het te gemakkelijk om in een enorme geneste voorwaarde te vallen.
Door een combinatie van AANTAL.ALS en VERSCHUIVING te gebruiken, is het vrij eenvoudig om gegevens uit een reeks tijden of dagen te halen. Gebruik een enkele cel om een begindag weer te geven. Gebruik vervolgens een andere cel om de lengte van de tijd weer te geven waaruit u wilt ophalen.
In de OFFSET-functie kan de hoogte of breedte, afhankelijk van de lay-out van uw gegevens, op een waarde worden ingesteld met behulp van de AANTAL.ALS-functie in Excel. Hierdoor kunt u bepalen hoeveel items binnen het gevraagde bereik liggen en alleen de gerelateerde gegevens ophalen.
In dit voorbeeld hebben we een dataset met vermeldingen over meerdere jaren. We kunnen de datum gebruiken die is ingevoerd in cel B1 en de volgende functie om alleen vermeldingen op te halen die na die datum hebben plaatsgevonden:
=OFFSET(Blad1!U2, AANTAL.ALS(Blad1!V2:V501, " &B1), 0, 500 - AANTAL.ALS(Blad1!V2:V501, " &B1), 1)Dit voegt veel nut toe aan een rapport, waardoor u waarden kunt filteren die voor of na een bepaalde datum kwamen. Als u in plaats daarvan de functie AANTALLEN.ALS gebruikt, kunt u zelfs een einddatum toevoegen, waardoor de eindgebruiker meer variatie krijgt.
6. Gecombineerd met AANTAL.ALS
Naast het verlengen van tijdbereiken, dient de AANTAL.ALS-functie goed voor het trekken van specifieke segmenten van alle soorten goed geordende gegevens met de OFFSET-functie van Excel. Het is mogelijk om de hoogte- en breedte-argumenten van de functie VERSCHUIVING in te stellen met behulp van AANTAL.ALS. Bovendien kunt u eenvoudig alle numerieke gegevens wijzigen met een instelbare waarde ergens op uw blad.
Als u een lijst met transacties van een dag had, gerangschikt op het bedrag van de transacties, zou u deze techniek kunnen gebruiken om elke transactie boven een bepaald bedrag te krijgen. Dit kan worden bereikt met behulp van een eenvoudige OFFSET-functie zoals de volgende:
=VERSCHUIVING(A2; AANTAL.ALS(B2:B22; " & H3), 0, AANTAL.ALS(B2:B22, " & H3), 4)Een van de belangrijkste dingen om op te merken in deze functie is het voorlaatste argument, AANTAL.ALS(B2:B22, "
Een andere belangrijke overweging voor degenen die OFFSET op deze manier willen gebruiken, is dat het alleen werkt als de gegevens waarmee u werkt goed geordend zijn. Ongeordende gegevens geven niet de resultaten waarnaar u op zoek bent. Gelukkig bevat Excel ook een reeks automatische sorteerhulpmiddelen om uw gegevens op orde te krijgen.
U kunt dit gebruiken om acties uit te voeren, van het variabel snijden van producten op basis van prijs tot het alleen trekken van bewerkingen die een bepaald aantal keren worden uitgevoerd. De mogelijkheid om de exacte hoeveelheid opgehaalde gegevens te controleren, geeft nauwkeurige controle over de precieze steekproef van gegevens die u uit uw spreadsheets haalt. Dit maakt het mogelijk om een verscheidenheid aan gedetailleerde, interactieve rapporten te maken.
Dit is waar de OFFSET-functie eigenlijk nuttig voor is
Uiteindelijk stelt de OFFSET-functie gebruikers in staat om met hoge precisie informatie uit hun spreadsheet te halen. Dit bespaart tijd en stelt gebruikers in staat om meer bewerkingen uit te voeren met minder functies.
Het vereenvoudigt het ophalen van de precieze gegevens die u nodig hebt zonder toevlucht te nemen tot het nesten van voorwaarden. Het bespaart gebruikers ook tijd en moeite bij het maken van aangepaste rapporten, dashboards en meer in Excel.