Waarom u een productiviteitsplan nodig heeft en hoe u er een maakt

De druktecultuur laat ons allemaal denken dat we elke laatste seconde in ons werk moeten steken als we onze financiële doelen (of zelfverbetering) willen bereiken. Het is niet alleen schadelijk voor onze mentale en fysieke gezondheid, maar het is ook contraproductief.

Als het enige waar u aan denkt 'meer gedaan te krijgen' is, mist u vaak efficiëntie en nauwkeurigheid. Ook al werk je meer uren, je krijgt niet zoveel werk gedaan. Dat komt omdat je niet van plan bent.

We zijn ons allemaal bewust van het belang van planning voor het succes van elk project, maar als het op productiviteit aankomt, springen we er zonder veel nadenken meteen in. Dat is precies waarom we onze productiviteitsdoelen vaak niet halen.

Wat is een productiviteitsplan en waarom is het belangrijk om er een te hebben?

Hoewel de term 'productiviteitsplan' voor zichzelf spreekt, is het essentieel om een ​​duidelijke en beknopte definitie te geven om precies te weten wat de term inhoudt:

Een productiviteitsplan schetst uw doelen (zowel op korte als op lange termijn) en plant deze strategisch in gedurende uw dagen, weken of maanden om uw productiviteit te verhogen en tegelijkertijd de belangrijkste belemmeringen aan te pakken productiviteit.

Heb je je ooit afgevraagd waarom het bekijken van YouTube-video's over productiviteitshacks 's avonds laat of het lezen van artikelen over het verbeteren van je productiviteit niet vruchtbaar is geweest? Het is niet omdat al die artikelen en video's de verkeerde tips en strategieën geven.

We hebben allemaal verschillende denkwijzen, doelen en problemen; ieder van ons heeft een andere werkstijl en heeft een andere achtergrond. Deze internetartikelen en video's zijn gegeneraliseerd en gaan niet in op onze unieke reeks problemen en belemmeringen voor productiviteit.

Met een goed productiviteitsplan tot uw beschikking hoeft u niet blindelings van de ene taak naar de volgende te springen. Je hebt een goed stappenplan voor de dag (week of maand), waardoor je meer gefocust bent op je doelen en minder snel wordt afgeleid. Plannen voor productiviteit geeft u een gevoel van controle, waardoor u zich minder snel overweldigd of gestrest voelt.

Hoe maak je een productiviteitsplan

Productiviteitsplanning is geen rocket science. Het enige dat u nodig hebt, is de juiste houding aan te nemen, uw doelen te onthouden en met een open geest op pad te gaan. U moet alle productiviteitsdogma's van "om 4 uur wakker worden" of "koude douches nemen" uit het raam gooien en kijken wat voor u werkt.

Aangezien een productiviteitsplan uniek is voor uw doelen, temperament en mentaliteit, zijn er geen strikte richtlijnen voor het maken ervan. De volgende stappen bieden echter een flexibel stappenplan van het proces dat u kunt gebruiken:

1. Stel SMART-doelen in

Met doelloos wandelen kom je nergens. Het bijhouden van uw doelen en taken maakt het gemakkelijker om van de ene taak naar de volgende te gaan. Daarom is het belangrijk om SMART-doelen te stellen, omdat ze u helpen de voortgang bij te houden, de motivatie te verbeteren en de productiviteit te verhogen.

Als je eenmaal je doelen op papier hebt staan, bedenk dan alles wat je moet doen om ze te bereiken. Dit kunnen taken zijn over uw baan of zakelijke doelen, gewoonten voor zelfverbetering, persoonlijke projecten of dagelijkse verantwoordelijkheden. Begin met alles wat in je opkomt, hoe triviaal het ook lijkt, en groepeer ze onder relevante doelen.

2. Houd de tijd bij

Houd bij hoe u uw tijd besteedt gedurende de dag om een ​​idee te krijgen van uw gemiddelde dag. Hoeveel productieve uren beheert u per dag? Welke activiteiten slokken het grootste deel van uw tijd op? Doe dit een paar dagen en je zult versteld staan ​​hoeveel tijd er wordt besteed aan afleiding of triviale activiteiten zoals het checken van je e-mails of feeds op sociale media.

U kunt TimeCamp gebruiken om uw computertijd automatisch bij te houden. Het enige dat u hoeft te doen, is u te registreren op hun website en de computer-app te downloaden, en deze begint uw tijd bij te houden.

3. Analyseer uw urenstaat en noteer de uitdagingen waarmee u momenteel wordt geconfronteerd

Nadat je je tijd een paar dagen hebt bijgehouden, heb je genoeg gegevens om waardevolle inzichten te vergaren. Als je TimeCamp hebt gebruikt, open dan het tijdlogboek en je hebt een gedetailleerd overzicht van je dagen.

Stel uzelf tijdens het analyseren van uw tijdregistratie de volgende vragen:

• Hoeveel uur per dag werk je?
• Hoeveel tijd gaat er in sociale media?
• Welke activiteiten nemen de meeste tijd in beslag?
• Hoeveel tijd kostte het u om een ​​bepaalde taak te voltooien?

Door deze vragen te beantwoorden, kunt u de hindernissen opmerken die u ervan weerhouden productiever te worden. Zodra u de problemen kent, kunt u gaan nadenken over hun oplossingen.

Afgezien van de gebruikelijke afleidingen zoals sociale media, moet u andere, ogenschijnlijk irrelevante dingen opschrijven die u ervan zouden kunnen weerhouden productiever te worden. Vraag jezelf:

• Vind je het moeilijk om laat in de middag te werken?
• Voelt u zich meestal lusteloos?
• Slaap je niet goed?

Terwijl je de uitdagingen noteert, moet je trouw blijven aan jezelf. Probeer jezelf geen excuses te verzinnen voor je onproductieve gedrag.

4. Maak en volg een schema

Maak met behulp van de inzichten uit uw analyse een planning terwijl u rekening houdt met uw doelen. Hoewel Google Agenda geweldig is voor planning, kunt u overwegen om het te gebruiken als het niet werkt gratis Google Agenda-alternatieven om uw dag in te plannen.

Afhankelijk van uw doelen en piekproductiviteitsuren, wijst u geschikte dagelijkse of wekelijkse uren toe aan werk, fitness, vrije tijd, gezin of persoonlijke projecten. Er is geen goed of fout; het hangt allemaal af van uw doelen en persoonlijke voorkeuren.

Als u bijvoorbeeld een nieuw bedrijf wilt starten, moet u een paar uur per week aan uw bedrijf besteden. Maar als het je doel is om een ​​geweldig zomerlichaam te krijgen, verminder dan de tijd die je op je telefoon doorbrengt en plan meer wekelijkse gymsessies.

Wat je doelen ook zijn, het is belangrijk om een ​​realistisch schema aan te houden. Je wilt niet elke laatste seconde van de dag plannen. Je schema moet flexibel genoeg zijn om plotselinge plannen op te vangen. En vergeet niet om welverdiende pauzes in te lassen. Het doel is niet om bezig te blijven, maar om de productiviteit te verhogen.

5. Vind uw ideale productiviteitsstrategie en houd u eraan

Productiviteit is voor de meesten van ons niet vanzelfsprekend. Het gebruik van beproefde methoden kan het proces echter gemakkelijker maken. Hier zijn enkele productiviteitsstrategieën die u in uw planning kunt gebruiken:

De Ivy Lee-methode

De Ivy Lee-methode is een eenvoudige maar efficiënte strategie om in uw schema op te nemen. Maak een lijst van 6 taken die je elke dag moet uitvoeren. Zet ze op volgorde van belangrijkheid en begin met de belangrijkste taak. Het doel is om één taak tegelijk af te ronden.

Als je klaar bent met de eerste taak, ga je verder met de volgende en dan de volgende, totdat je klaar bent met je lijst. Als je niet alle zes taken kunt voltooien, verplaats ze dan gewoon naar de volgende dag.

Als u meer wilt weten, vindt u hier een gedetailleerde gids over hoe de Ivy Lee-methode te gebruiken voor stressvrije productiviteit.

Het Pareto-principe

Het Pareto-principe, ook wel bekend als de 80/20-regel, is een beroemde productiviteitsstrategie die de nadruk legt op de belangrijkste taken. Volgens het Pareto-principe levert 20% van de (belangrijkste) taken 80% van de resultaten op.

Gebruik de 80/20-regel om prioriteit te geven aan uw taken terwijl u zich richt op de gewenste resultaten. Identificeer de belangrijkste taken die de meeste van die resultaten zullen opleveren en concentreer u op het eerst voltooien van die taken.

De Pomodoro-techniek

Verhoog je productiviteit met de Pomodoro-methode door je 25 minuten op één taak te concentreren en daarna een korte pauze te nemen. De Pomodoro-methode is perfect voor het voltooien van grote, ontmoedigende taken. Het wordt veel gemakkelijker om vast te leggen en te voltooien wanneer u de taak opsplitst in verschillende kleinere taken (die u in 25 minuten kunt voltooien).

6. Analyseer uw prestaties en experiment opnieuw

Plannen voor productiviteit is niet iets eenmaligs. Uw eerste productiviteitsplan is misschien niet zo gedetailleerd of effectief als u hoopt. Daarom is het belangrijk om uw wekelijkse en maandelijkse voortgang te bekijken.

Bekijk hoe goed uw productiviteitsplan werkt. Identificeer eventuele obstakels die je misschien hebt gemist en pas je plan aan om ze aan te pakken. Als een bepaalde strategie geen resultaten oplevert, probeer dan een andere en noteer de resultaten.

Verhoog uw productiviteit met een productiviteitsplan

Als de tips voor internetproductiviteit niet werken, is het tijd om een ​​persoonlijk productiviteitsplan te maken. Uw plan moet alle hindernissen aanpakken die u ervan weerhouden uw maximale potentieel te bereiken. Zorg er bij het maken van het plan voor dat u uw taken met hoge prioriteit plant om uw piekprestaties te benutten.

Hoewel een productiviteitsplan zeker zal helpen, is het belangrijk dat u zich eraan houdt. Dat betekent een werkomgeving creëren die vrij is van afleiding, inclusief uw telefoon. Maar als het belangrijk is om uw smartphone bij de hand te hebben, moet u goede smartphonegewoonten volgen.