Hoe ChatGPT te gebruiken voor het schrijven van moeilijke e-mails op het werk

Moeilijke e-mails zijn op een bepaald moment in je carrière onvermijdelijk. Of het nu gaat om nee zeggen tegen extra projecten of om vrije tijd vragen, het kan angstaanjagend zijn om de e-mail te schrijven en dan de moed te vinden om op verzenden te drukken.

Het is bekend dat ChatGPT mensen helpt bij het schrijven van sollicitatiebrieven en cv's, dus u kunt zich afvragen of het u ook kan helpen bij het schrijven van moeilijke e-mails. Als u de AI van voldoende informatie voorziet, kunt u inhoud krijgen die u kunt gebruiken als basis voor uw e-mail. ChatGPT kan je helpen je te concentreren op het bericht zonder de emoties die je ervaart.

Stap 1: Open ChatGPT

Je bent klaar om te beginnen als je al een account hebt bij ChatGPT. Als u nieuw bent bij ChatGPT, kunt u een account maken met uw e-mail- of Google-account. Als u zich aanmeldt voor een nieuw account, moet u uw mobiele telefoon bij de hand hebben, aangezien het platform u een bevestigingscode stuurt om aan de slag te gaan.

Stap 2: stel jezelf en je rol in de organisatie voor

Voordat u ChatGPT vraagt ​​om werkgerelateerde e-mails te schrijven, moet u uzelf, uw baan en uw verantwoordelijkheden voorstellen aan het platform. ChatGPT gebruikt de informatie die u verstrekt om de aangeboden e-mails te maken.

Wanneer u uw introductie indient, zal het platform reageren en u de essentiële informatie laten weten die het uit uw introductie heeft verkregen. Als dit de eerste keer is dat je met het platform werkt, zul je de positieve feedback waarderen die je krijgt als je jezelf voorstelt.

Hier is een voorbeeld introductie:

Hier is het antwoord van ChatGPT:

Stap 3: vraag ChatGPT om de gewenste e-mail te schrijven

Zodra je ChatGPT hebt laten weten wat je baan is en voor wie je werkt, is het bereid om de uitdagende e-mails te maken die je nodig hebt bij het schrijven. Je zult aangenaam verrast zijn hoe snel de AI e-mails maakt waarmee je kunt werken.

Ontslag e-mail

Of je nu enthousiast bent over de volgende fase in je carrière of stopt omdat je genoeg hebt van je huidige omstandigheden, het schrijven van een ontslagmail kan moeilijk zijn. Je wilt geen bruggen verbranden, dus je wilt positief vertrekken.

Vergeet niet dat u in de toekomst mogelijk referenties nodig heeft en dat u zeker wilt zijn wanneer u de namen opgeeft van mensen met wie u hebt gewerkt. Uw ontslagbrief is niet het moment om uw hart te luchten over management, vakantiebeleid of klagen over uw collega's; het gaat erom uw werkgever op de hoogte te stellen.

Hierboven ziet u een door ChatGPT gegenereerde ontslagbrief die afscheid neemt en het management laat weten dat u met hen zult samenwerken om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Wil je je baan opzeggen? Hier zijn enkele financiële overwegingen om u op voor te bereiden.

E-mail om uw supervisor te laten weten dat u de deadline niet gaat halen

Als je moeite hebt om een ​​deadline te halen, kun je het beste zo snel mogelijk je supervisor of manager op de hoogte stellen. Als het management weet dat u de deadline niet kunt halen, kunnen ze mogelijk aanpassingen maken waardoor u de deadline kunt halen.

Wanneer andere mensen of de volgende stap ervan afhangt dat u de deadline haalt, kan alles stoppen totdat uw taak is voltooid. Door de mensen die op u vertrouwen te laten weten dat u de deadline niet eerder dan later gaat halen, kunt u de relatie met het management en uw team behouden.

E-mail om calamiteitenverlof aan te vragen

Je voelt je al gestrest over de situatie die de noodzaak van het verlofverzoek heeft veroorzaakt, en je concentreren op het schrijven van een e-mail is het laatste waar je aan denkt. Om met uw noodgeval om te gaan, moet u een e-mail schrijven naar uw manager of leidinggevende om het verlof aan te vragen.

Ook als je het verlof al met je leidinggevende hebt besproken, kan het zijn dat je iets schriftelijk aan hem moet overleggen. Wees realistisch over hoeveel tijd u nodig heeft en stel redelijke verwachtingen aan uw werkgever over wanneer u verwacht weer aan het werk te gaan.

Aangezien de kans bestaat dat dit een last-minute verzoek is, wilt u misschien aangeven hoe u bereikbaar bent als u van plan bent de stad uit te gaan. U kunt uw manager of supervisor ook verzekeren dat u uw e-mails en voicemails regelmatig zult controleren om op de hoogte te blijven van uw verantwoordelijkheden.

E-mail om "Nee" te zeggen tegen een project

Hoewel je misschien wilt reageren op een verzoek om een ​​ander project aan te nemen met een “Maak je een grapje?”, is het wellicht beter als u tactvol reageert. U moet de e-mail snel verzenden, vooral als u geneigd bent overal ja op te zeggen.

Als u te lang wacht met het verzenden van de e-mail, kunt u redenen vinden die u overtuigen om ja te zeggen, zelfs als uw intuïtie u vertelt dat dit geen goed idee is en u al veel op uw bord heeft. U moet ervoor zorgen dat de e-mail niet overkomt alsof u het werk gewoon niet wilt doen.

Wijzig de e-mail die ChatGPT genereert, zodat deze overeenkomt met het beleid van de organisatie en past bij de persoon die het verzoek heeft ingediend. Een e-mail aan uw supervisor is formeler dan een e-mail aan een collega. Als je hieraan moet werken, ben je misschien geïnteresseerd om te leren hoe u beleefd "nee" kunt zeggen op het werk.

E-mail om duidelijkheid te krijgen over organisatorische prioriteiten

Soms kunnen we overweldigd raken door onze taken en niet weten waar te beginnen. In plaats van het zelf uit te zoeken, is het meest productieve wat u kunt doen, uw manager of supervisor te vragen waarop u zich wilt concentreren.

Om hulp vragen kan eng zijn, omdat we niet de indruk willen wekken dat we niet weten wat we doen. Het is beter om leiderschap te vragen dan aan te nemen. Je denkt misschien dat iets een prioriteit moet zijn, maar dat is misschien niet wat essentieel is voor de organisatie.

In plaats van je tijd te verspillen aan een project dat geen prioriteit heeft voor de organisatie, kun je het beste bevestiging zoeken. Als u hulp nodig heeft bij het stellen van prioriteiten, bent u wellicht geïnteresseerd in de beste apps die u kunt gebruiken om taken op het werk te prioriteren.

Stap 4: bekijk en bewerk de e-mails die ChatGPT maakt

Zodra ChatGPT een e-mail heeft gemaakt met behulp van uw prompt, moet u deze controleren en de nodige bewerkingen uitvoeren. Sommige dingen die in het concept worden genoemd, zijn mogelijk niet op u van toepassing en de AI mist mogelijk kritieke informatie die u wilt opnemen.

Stap 5: Verzend de e-mail

Dit is waarschijnlijk het meest uitdagende deel van het schrijven van een moeilijke e-mail. Stop met je zorgen te maken over de reactie en stuur het! Voordat je op verzenden drukt, wil je misschien het fouten waardoor een zakelijke e-mail er onprofessioneel uitziet.

Er moeten moeilijke e-mails worden verzonden

Het verzenden van e-mails van negatieve aard kan een uitdaging zijn, maar ze moeten worden gedaan. Het vermijden van complexe onderwerpen kan meer problemen veroorzaken dan het aanpakken ervan. Ook al kan het opstellen van een moeilijke e-mail angst opwekken, je zult je beter voelen zodra je op verzenden klikt.

Je manager of supervisor is misschien niet blij met het bericht, maar ze zullen het op prijs stellen als je hen tijdig vertelt wat er gebeurt. Omgaan met conflicten is misschien niet je favoriete bezigheid, maar het is belangrijk om er effectief mee om te gaan. Conflicthantering is een essentiële vaardigheid om professioneel en persoonlijk te leren.