7 tips voor taakbeheer om uw productiviteit te verbeteren

Uw dagelijkse taken vormen de basis van uw succes en vertegenwoordigen de stapsgewijze acties die nodig zijn om uw persoonlijke en professionele doelen te bereiken. Met andere woorden, uw schijnbaar oneindige takenlijst is uw routekaart om te winnen, dus het effectief beheren van deze taken is van vitaal belang.

Hoewel je je misschien haast om de beste productiviteits-app te gebruiken om je dagelijkse taken te organiseren, wat geen slechte zet is, is het aanscherpen van je taakbeheervaardigheden duurzamer en effectiever op de lange termijn. Dit artikel behandelt enkele tips voor taakbeheer om uw productiviteit te verbeteren.

1. Ken uw chronotype

Ben je een nachtbraker of een vroege vogel? Vind je het makkelijker om je 's ochtends of 's avonds laat te concentreren? We hebben allemaal een natuurlijke neiging om in slaap te vallen en alert te zijn tijdens bepaalde periodes van de dag en nacht. En hoewel in de populaire cultuur vroege vogels vaak worden geprezen als productiever, is de realiteit dat één maat niet voor iedereen geschikt is.

Dit is waarom het kennen van uw chronotype kan uw productiviteit verhogen, omdat u hiermee uw taken kunt plannen wanneer u het meest productief bent. Daarom, het maken van een persoonlijk werkschema op basis van uw chronotype maakt het gemakkelijker om uw taken onder controle te houden en topprestaties te bereiken.

Als u bijvoorbeeld een nachtbraker bent, moet u plannen om uw meest uitdagende taken in de nacht aan te pakken avond wanneer uw energieniveau het hoogst is, waardoor u in de beste positie bent om uw taken te voltooien tijd.

2. Maak uw prioriteitenlijst

Nu je weet wanneer je het meest productief bent, is het tijd om dat te doen prioriteer de taken op uw takenlijsten met behulp van de Eisenhower-matrix. Dit tijdmanagementsysteem helpt u taken te prioriteren door ze in vier kwadranten te categoriseren: urgent en belangrijk, niet urgent maar belangrijk, urgent maar onbelangrijk, en niet urgent en onbelangrijk taken.

Door uw takenlijsten op basis van deze categorieën te organiseren, kunt u gemakkelijker bepalen welke taken prioriteit moeten krijgen en welke kunnen worden gedelegeerd of uitgesteld. Op deze manier kunt u uw belangrijkste en meest urgente taken plannen wanneer u het meest productief bent, waardoor u de meeste kans heeft om ze op tijd af te ronden.

Als programmeur kunt u bijvoorbeeld uw codeertaken plannen voor wanneer u het meest alert bent en reageren op e-mails wanneer uw energieniveau laag is.

3. "Eet die kikker!"

Eating That Frog is de volgende taakbeheertip om je productiviteit een boost te geven! En nee, we hebben het niet over letterlijke kikkers! Brian Tracy maakte deze uitdrukking populair in zijn gelijknamige boek, en deze levendige metafoor beschrijft hoe je je meest uitdagende taak als eerste in de ochtend aanpakt.

Dit is een van de beste manieren om uitstelgedrag te overwinnen, omdat je je vaak gestrest of overweldigd voelt wanneer je voor je meest uitdagende taak staat. Door eerst die grootste kikker op te eten, zal dat gevoel van angst veranderen in een gevoel van voldoening, je zelfvertrouwen vergroten en je de motivatie en het momentum geven om door de rest van je leven te komen taken.

U kunt de Eat That Frog-methode met Todoist. Hoewel het wordt aangeraden om uw meest uitdagende taken 's ochtends aan te pakken, kan uw beste tijd verschillen, afhankelijk van uw chronotype, zoals we al hebben besproken. Dat gezegd hebbende, kunt u deze methode nog steeds gebruiken door uw meest uitdagende taken te plannen wanneer u het meest energiek en productief bent.

4. Gebruik de wet van Parkinson in uw voordeel

Uitstelgedrag is een van de meest voorkomende productiviteitsmoordenaars waar de meeste mensen op een gegeven moment mee worstelen. Een van de belangrijkste redenen waarom je taken vaak uitstelt tot het laatste moment, is dat er geen gevoel van urgentie of deadline is. Dat komt omdat deze taken kunnen worden uitgebreid om de tijd te vullen die je ervoor hebt - de wet van Parkinson.

Het goede nieuws is: dat kan productiever worden door de wet van Parkinson te gebruiken in uw voordeel. Hoe? Splits ten eerste grote of complexe projecten altijd op in kleinere taken, zodat ze minder overweldigend en gemakkelijker aan te pakken lijken.

Stel vervolgens een strikte deadline in voor elke taak. Dit creëert een gevoel van urgentie, motiveert u om de taak voor de deadline af te ronden en uitstelgedrag te verminderen. Deze hack helpt je om je taken effectiever te beheren en ervoor te zorgen dat je niet achterop raakt met je to-do-lijstjes.

5. Oefen Single-Tasking

Multitasken, of beter gezegd, schakelen tussen contexten, is een van die gewoonten die effectief lijken, maar in werkelijkheid erg uitputtend en onproductief zijn. Hoewel het overweldigende aantal taken op je takenlijst het verleidelijk kan maken om meerdere taken tegelijk uit te voeren, heb je maar zoveel focus en energie die je aan een bepaalde taak kunt besteden.

Dit vergroot de kans op het maken van fouten, wat leidt tot verspilde tijd en moeite. Aan de andere kant, het beheersen van single-tasking zal uw productiviteit verbeteren, zodat u uw volledige aandacht aan een taak kunt besteden totdat deze is voltooid. Dit minimaliseert afleiding, helpt je gefocust te blijven en stelt je in staat om je beste werk te doen.

Een van de beste manieren om single-tasking te oefenen, is door een vaste tijdslimiet in te stellen om je op een taak te concentreren en dan een pauze te nemen. Deze tijdmanagementtechniek wordt de Pomodoro-methode genoemd en is een effectieve manier om het meeste uit uw tijd te halen.

6. Automatiseer alledaagse taken

Dus, wat gebeurt er met die laagwaardige taken die niet bovenaan je prioriteitenlijstje staan? Denk aan taken zoals het plannen van vergaderingen of het notuleren tijdens telefonische vergaderingen. Wedden dat u ze nog steeds moet doen, toch?

De beste manier om deze taken te beheren, is door ze te automatiseren. Gelukkig zijn er meerdere apps die u kunt gebruiken om alledaagse taken te automatiseren, zoals IFTTT of Zapier. Hierdoor komt er tijd en energie vrij voor waardevollere en tijdgevoeligere taken en wordt u productiever.

7. Gebruik de juiste taakbeheersoftware

Het is allemaal goed en wel om gebruik te maken van alle hierboven genoemde tips voor taakbeheer, maar het kan nog steeds moeilijk zijn om productief te blijven zonder de juiste software om u te helpen uw taken te beheren. Gezien de veelheid aan tools voor taakbeheer die u van de ene op de andere dag in een productiviteitskrachtpatser kunnen veranderen, kan het lastig zijn om de juiste optie te kiezen.

Dus, hoe kun je kies de juiste online tool voor taakbeheer? Het eerste dat u moet doen, is uw behoeften beoordelen. Dit hangt af van je beroep, werkstijl en voorkeuren, teamgrootte en meer. Door uw behoeften te beoordelen, wordt het veel gemakkelijker om verschillende tools voor taakbeheer te vergelijken om de beste optie voor u te vinden.

Krijg meer gedaan in minder tijd met deze tips

Het verbeteren van uw taakbeheervaardigheden is de sleutel om uw productiviteit naar een hoger niveau te tillen. Of u nu een projectmanager of een student bent, met de juiste technieken voor taakbeheer kunt u meer bereiken in minder tijd. Door deze tips voor taakbeheer in uw dagelijkse routine op te nemen, kunt u ervoor zorgen dat u alle items op uw takenlijst afvinkt.