Papier versus Digitale kalenders: welke zijn de beste?

Hoe je schema er ook uitziet, het bijhouden van een nette en effectieve agenda is essentieel voor een georganiseerd leven. Het hebben van een schema geeft je minder om over na te denken, vermindert overweldiging en helpt je de tijd die je gedurende de week hebt te interpreteren.

Als je tijdmanagement serieus wilt nemen, is het belangrijk om een ​​systeem te kiezen dat voor jou werkt. In het huidige tijdperk van technologie kan de keuze tussen het bijhouden van een digitale kalender of het gebruik van pen en papier een moeilijke keuze zijn. Hier is een gids met alles wat u moet weten over het kiezen van een papieren of digitale agenda.

Papier versus Digitale kalenders: wat zijn hun voor- en nadelen?

Er zijn veel belangrijke dingen waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van het type kalender dat het beste bij u past. U moet kijken naar uw werkgewoonten, hoeveel vrije tijd u doorgaans heeft en of uw schema flexibel is of een routine volgt. Laten we eens kijken naar enkele van de belangrijkste factoren waarmee u rekening moet houden wanneer u kiest tussen een papieren of digitale agenda.

1. Effectiviteit

Voordat u beslist welk type kalender het beste bij u past, is het belangrijk om te overwegen waarom u er in de eerste plaats een gebruikt. Een van de belangrijkste voordelen van kalenders is dat ze u in staat stellen dingen te onthouden zonder dat u herhaaldelijk hoeft na te denken over wat er op uw planning staat.

Als u uw planning beter wilt begrijpen, zijn papieren kalenders waarschijnlijk uw beste optie. Volgens onderzoek van De Universiteit van Tokio, heeft het maken van aantekeningen op papier in plaats van op digitale apparaten meer voordelen voor uw geheugen.

Een sterk bewustzijn van uw agenda zal u helpen verbeter je tijdmanagementvaardigheden. Je krijgt een duidelijk beeld van hoeveel vrije tijd je hebt en weet waar je "ja" en "nee" tegen moet zeggen. Met een beter begrip van uw schema krijgt u een breder perspectief dat u helpt de tijd die u gedurende de week heeft te interpreteren.

2. Gemak

Een andere belangrijke factor waarmee u rekening moet houden bij het kiezen tussen een papieren of digitale agenda, is hoe gemakkelijk deze te gebruiken en te onderhouden is. Bij het maken van nieuwe evenementen gaat er niets boven de eenvoud van het toevoegen van een nieuwe taak in uw agenda-app.

Google Agenda is een van de verschillende agenda-apps die een Herhalen functie. Dit is handig als u, zoals velen, een herhalend schema heeft en u de moeite wilt besparen om elke week handmatig dezelfde dingen op te schrijven. Met behulp van een digitale kalender kunt u ook veel sneller belangrijke details van evenementen toevoegen (zoals hun locatie en tijdsbestek) dan ze op te schrijven.

Downloaden: Google Agenda voor Android | iOS (Vrij)

3. Toegankelijkheid

Toegankelijkheid is een sterke eigenschap van digitale kalenders. Er gaat niets boven toegang tot je agenda op elk apparaat dat je gebruikt. Als u pendelt of haast heeft, kan het snel controleren van uw agenda een prioriteit zijn. Evenementen snel kunnen toevoegen is ook belangrijk als je een druk leven hebt.

Smartphones vinken beide vakjes aan als iets waar je nooit zonder zult gaan. Het kan onhandig zijn om een ​​fysieke kalender en pennen overal mee naartoe te nemen, waardoor digitale kalenders een winnende kanshebber zijn voor toegankelijkheidsdoeleinden.

4. Presenteerbaarheid

Er zijn veel voordelen aan het hebben van een representatieve kalender. Een netjes georganiseerde kalender geeft je het beste, meest nauwkeurige beeld van de komende week. Perceptie is de sleutel als het gaat om het bekijken van uw planning. Tijd komt niet altijd overeen met hoe het eruit ziet. Daarom is presentatie belangrijk.

Google Agenda biedt meerdere opties om uw agendaweergave te wijzigen. De Dag weergave is het beste voor kortetermijnplanning en om te zien hoe de komende dag eruitziet. De 3 dagen view is een goede tussenweg om inzicht te krijgen in de komende dagen. U kunt naar links of rechts vegen om tussen dagen te schakelen, of op de kop van een dag tikken om erop in te zoomen.

Een vrij beperkt zicht gezien in Alternatieven voor Google Agenda is de maandweergave. Dit kan er vol uitzien als je elke dag meerdere evenementen hebt, vooral als je mobiel bent. In plaats daarvan kun je kiezen voor een grote wandkalender om in je slaapkamer te hangen.

5. creativiteit

Deze factor is afhankelijk van het type persoon dat u bent. Pen en papier bieden grenzeloze creativiteit, wat ideaal is als je een creatieve notulist. Digitaal gaan is daarentegen het beste als je een rationeel persoon bent en dingen graag consistent houdt.

Kalendersjablonen op Canva zijn een goede optie voor creatieve digitale planning. Met sjablonen kunt u uw tijdsplanning minimaliseren door een uniforme planning aan te bieden. Dit snijdt het proces van het maken van uw eigen structuur vanaf nul af.

Als je op zoek bent naar een zeer gepersonaliseerde kalender, dan zal het kiezen van een papieren kalender in plaats van een digitale kalender het beste bij je passen. Op deze manier kunt u evenementen in elk gewenst formaat maken. Je voelt je misschien beperkt door de sjablonen in agenda-apps, omdat je alleen toegang hebt tot de details die in de app (zoals datum, tijd en locatie) kan beperkend zijn als u de details van uw evenementen wilt invullen.

Downloaden: Canva voor Android | iOS (Gratis, premium-versie beschikbaar)

Enkele opmerkelijke voordelen van digitale kalenders

Wat je ook denkt over digitaal vs. papieren kalenders, er zijn onvermijdelijk enkele dingen die digitale kalenders bieden die papieren kalenders niet bieden. Hier zijn er een paar:

1. Deel uw agenda's met anderen

Als u in een organisatie werkt, is het zeer nuttig om uw agenda met andere werknemers te delen. Calendly biedt een effectieve oplossing om je planning met anderen te delen, je beschikbaarheid te controleren en gedeelde evenementen te creëren.

U kunt een-op-een-evenementen maken en groepsevenementen hosten. Dit biedt een naadloze communicatiemethode tussen u en uw team.

Downloaden: Kalender voor Android | iOS (Gratis, abonnementen beschikbaar)

2. Stel herinneringen in voor evenementen

Als je vergeetachtig bent, is het hebben van een schema soms niet genoeg om ervoor te zorgen dat je alles onthoudt. Veel apps bieden een herinneringstool die handig is om je mentaal voor te bereiden op aankomende evenementen zonder je agenda te hoeven doorzoeken.

Om een ​​afspraakherinnering in Google Agenda te maken, klik je op de plus (+) icoon om een ​​nieuw evenement aan te maken. Blader vervolgens naar beneden en tik op de koptekst met het label Melding toevoegen. Hier kunt u een voorinstelling kiezen of een aangepaste herinnering instellen die u als melding of e-mail kunt ontvangen.

3. Gebruik kalenders met uw e-mails

Een ander belangrijk kenmerk van digitale agenda's is e-mailintegratie. E-mails zijn een integraal onderdeel van veel moderne werkplekken, dus het gebruik van e-mails naast uw agenda is een goed idee.

Vooral als je in een grote organisatie zit, kan het gelijktijdig beheren van je e-mails en agenda een stressvolle en overweldigende taak zijn. Een vergadering plannen in Microsoft Outlook is gemakkelijk te doen en verkort de tijd van het verzenden van tientallen directe berichten.

Downloaden: Microsoft Outlook voor Android | iOS (Gratis, abonnement beschikbaar)

Wat is het beste type kalender voor jou?

Als u uw tijd op prijs stelt, is uw planning een essentieel onderdeel van uw leven, dus het is belangrijk om ervoor te zorgen hoe u de planning benadert. Overweeg deze factoren om de beste tijdmanagementbeslissingen te nemen voor uw werk, sociale en persoonlijke leven.