Hoe Zoom Breakout Rooms te gebruiken voor gerichte vergaderingen

In het tijdperk van werken op afstand en online communicatie zijn platforms voor videoconferenties een essentieel hulpmiddel geworden voor bedrijven en organisaties over de hele wereld.

Een van de meest populaire en veelzijdige platforms voor videoconferenties is Zoom, dat een breed scala aan functies biedt die effectieve communicatie en samenwerking mogelijk maken.

Een van deze functies is de Zoom-breakoutruimte, waarmee gastheren van vergaderingen deelnemers in kleinere groepen kunnen verdelen voor gerichte discussies of activiteiten. In dit artikel wordt onderzocht hoe u Zoom-breakoutrooms effectief kunt gebruiken om de productiviteit en betrokkenheid van uw virtuele vergaderingen te verbeteren.

Brainstormruimten instellen in Zoom

Een van de handigste functies van Zoom is de mogelijkheid om brainstormruimten in te stellen, waardoor deelnemers zich in kleinere groepen kunnen splitsen voor discussies of activiteiten.

Dit kan vooral handig zijn in grote vergaderingen of klassen waar het belangrijk is om iedereen de kans te geven om deel te nemen en betrokken te zijn. Voor nieuwe gebruikers, je moet de Zoom-app voor je desktop downloaden of mobiel apparaat om toegang te krijgen tot deze functie.

1. Plan of start een vergadering in Zoom.
2. Klik op de Breakout-ruimtes knop in de onderste werkbalk.
3. Kies het aantal brainstormruimten dat u wilt maken en hoe u deelnemers aan die ruimtes wilt toewijzen (handmatig, automatisch of door deelnemers zelf te laten kiezen).
4. Als u ervoor kiest om deelnemers handmatig toe te wijzen, kunt u deelnemers naar specifieke kamers slepen en neerzetten.
   • Aan de andere kant, als u ervoor kiest om ze automatisch toe te wijzen, wijst Zoom deelnemers willekeurig toe aan kamers.
5. Klik op Brainstormruimten maken om de kamers te creëren en deelnemers toe te wijzen.
6. Als u de kamertoewijzingen later wilt wijzigen, kunt u op klikken Herscheppen om de brainstormruimten opnieuw te maken en deelnemers opnieuw toe te wijzen.
7. Om deel te nemen aan een breakout room, kunnen deelnemers op de klikken Sluit je aan bij de Breakout Room knop die op hun zoomscherm verschijnt.

Als je breakout rooms eenmaal hebt ingericht, kun je deze gebruiken om kleine groepsdiscussies of activiteiten tijdens je Zoom meeting mogelijk te maken.

Deelnemers toewijzen aan brainstormruimten in Zoom

Het toewijzen van deelnemers aan brainstormruimten in Zoom is een handige manier om ervoor te zorgen dat iedereen goed georganiseerd en betrokken is.

1. Begin met het plannen van uw Zoom-vergadering en schakel de breakout room-functie in door naar de Instellingen menu in uw Zoom-account.
2. Nadat u brainstormruimten heeft ingeschakeld, kunt u het aantal ruimtes instellen dat u wilt maken en het aantal deelnemers dat u in elke ruimte wilt hebben.
3. Na het instellen van de brainstormruimten kunt u handmatig deelnemers aan elke ruimte toewijzen. Klik hiervoor op de Toewijzen knop naast elke kamer en selecteer de deelnemers die u wilt toewijzen.
4. Als alternatief kunt u Zoom automatisch deelnemers aan kamers laten toewijzen op basis van bepaalde criteria, zoals willekeurige toewijzing of evenwichtige verdeling.
5. Voordat u de brainstormruimten start, kunt u ook een bericht naar alle deelnemers sturen met instructies over hoe zij zich bij hun toegewezen ruimten kunnen aansluiten.
6. Tijdens de breakout-sessie kunt u tussen kamers wisselen om deelnemers in te checken en indien nodig ondersteuning te bieden.
7. Zodra de breakout-sessie voorbij is, beëindigt Zoom automatisch de kamers en brengt alle deelnemers terug naar de hoofdvergadering.

Door deze eenvoudige stappen te volgen, kunt u deelnemers toewijzen aan ruimtes in Zoom en uw virtuele vergaderingen en lessen boeiender en productiever maken.

Groepen weer bij elkaar brengen in zoom

Groepen terugbrengen naar de hoofdvergadering vanuit breakout rooms in Zoom is relatief eenvoudig.

1. Klik als gastheer op de Sluit alle kamers knop rechtsonder in uw scherm om alle brainstormruimten te sluiten en iedereen terug te brengen naar de hoofdvergaderruimte.
2. Als alternatief kunt u er ook voor kiezen om breakout rooms individueel te beëindigen. Klik hiervoor op de Breakout-ruimtes -knop en selecteer de kamer die u wilt beëindigen. Klik dan op Einde Kamer.
3. Geef voor het sluiten van de breakout rooms de groepen een duidelijk signaal of waarschuwing dat de breakout sessie ten einde loopt. Dit geeft hen de tijd om hun discussies af te ronden en eventuele laatste punten te maken.
4. Nadat u alle brainstormruimten hebt gesloten, wilt u misschien een korte samenvatting maken van de belangrijkste punten of afhaalrestaurants van elke groep. Dit helpt ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit en dat de groep gefocust blijft.
5. Tot slot kunt u de hoofdvergadering hervatten en doorgaan met uw agenda.

De best practices voor het gebruik van Zoom Breakout Rooms

Om het meeste uit de breakout room-functie op Zoom te halen, moet je de best practices volgen om je ervaring te verbeteren:

• Vooruit plannen: Zorg dat u een duidelijk plan heeft voor het gebruik van breakout rooms in uw vergadering.
• Stel duidelijke doelstellingen: Communiceer duidelijk de doelstellingen en verwachtingen voor elke breakout room-sessie.
• Wijs rollen toe: Wijs een facilitator toe voor elke brainstormruimte, die verantwoordelijk is voor het leiden van de discussie en het op koers houden van de groep. De begeleider moet wees georganiseerd en zelfverzekerd in Zoom-vergaderingen.
• Bewaak de brainstormruimten: Volg tijdens de brainstormsessies de discussies om ervoor te zorgen dat iedereen meedoet en dat de doelstellingen worden gehaald.
• Breng iedereen weer bij elkaar: Breng iedereen aan het einde van de brainstormsessie weer bij elkaar om hun bevindingen en inzichten te delen.
• Feedback krijgen: Vraag na de vergadering om feedback van deelnemers om de breakout room-ervaring voor toekomstige vergaderingen te verbeteren.

Ontgrendel verbeterde samenwerking en productiviteit in Zoom-vergaderingen

Zoom breakout rooms zijn een waardevolle functie die de samenwerking en productiviteit tijdens vergaderingen enorm kan verbeteren. Door breakout rooms te gebruiken, kunnen deelnemers op een efficiëntere en effectievere manier deelnemen aan gerichte discussies, brainstormsessies en groepswerk.

Met een beetje planning en organisatie kunnen brainstormruimten helpen om een ​​meer inclusieve en boeiende vergaderomgeving te creëren die participatie aanmoedigt en creativiteit bevordert. Door gebruik te maken van de vele voordelen van Zoom-breakout rooms en andere geweldige functies, kunnen teams hun volledige potentieel ontsluiten en meer succes boeken in hun vergaderingen en projecten.