Bij het managen van een project is het belangrijk om ervoor te zorgen dat uw team op dezelfde golflengte zit en efficiënt werkt. Dat is echter makkelijker gezegd dan gedaan. Het stimuleren van productiviteit binnen het team kan een beetje ontmoedigend zijn. Gelukkig kunnen apps zoals Microsoft Lists deze taak beter beheersbaar maken.
Microsoft Lists maakt deel uit van het Microsoft 365-ecosysteem. Hoewel het aan de oppervlakte klinkt als een eenvoudige takenlijst-app, kun je dankzij de flexibele sjablonen veel meer doen. We zullen bekijken wat er mogelijk is met deze app en hoe u deze kunt gebruiken om uw productiviteit te verhogen.
1. Inhoud plannen
Met Microsoft Lists kunt u de publicatie van inhoud op meerdere platforms snel en eenvoudig beheren. De inhoudsplanner is een van de vele sjablonen die beschikbaar zijn in de app. U kunt berichten plannen voor sociale media, blogs of websites en zelfs de prestaties van deze berichten volgen.
Het is vergelijkbaar met een inhoudsplanner maken in Google Agenda, maar je krijgt hier een kant-en-klaar sjabloon dat gemakkelijk aan te passen is. Met deze sjabloon kunt u zich concentreren op het maken van inhoud van hoge kwaliteit en het creatie-/distributieproces stroomlijnen door de kalender met uw team te delen. Met de lijst kunt u ook projecten toewijzen aan verschillende teamleden en kunt u eenvoudig deadlines bijhouden.
2. Werkvoortgang volgen
De Tracker voor werkvoortgang sjabloon helpt u bij het organiseren en beheren van uw werk en projecten. Hiermee kunt u al uw taken en projecten op één plek bekijken, zodat u prioriteiten kunt stellen en op de hoogte kunt blijven van wat er moet gebeuren.
U kunt taken toewijzen aan uw teamleden en hun voortgang in realtime volgen. Dit is ook handig om te beoordelen hoe lang een bepaalde taak gewoonlijk duurt, zodat u daar rekening mee kunt houden bij toekomstige planningen. De app maakt het ook gemakkelijk om taken te categoriseren, een prioriteit in te stellen en een begin-/einddatum in te stellen.
Sommige van deze functies zijn vergelijkbaar met de beste apps voor taakbeheer, en dat is veel lof voor wat in wezen een eenvoudige spreadsheetachtige app aan de oppervlakte is.
3. Problemen volgen
Of je nu alleen werkt of met een team, problemen en vraagstukken zullen zich voordoen op projecten. Dit kunnen softwarefouten, technische problemen, ontwerpherzieningen, enz. Gelukkig kun je de Probleemtracker sjabloon binnen Microsoft Lists om eventuele problemen die zich tijdens een project voordoen te beheren.
De sjabloon bevat details over elk probleem, zoals de prioriteit, status en wie verantwoordelijk is voor het oplossen ervan. U kunt deze informatie gebruiken om ervoor te zorgen dat belangrijke problemen snel worden afgehandeld, waardoor teams georganiseerd blijven en de baas blijven over hun werk. Het vertelt je zelfs wanneer er een probleem is gemeld, zodat je er later op terug kunt komen.
4. Nieuwe rekruten volgen
Als jouw deel van het werk bestaat uit het aannemen, interviewen en onboarden van nieuwe rekruten, weet je heel goed hoe vermoeiend die hele beproeving kan zijn. De Rekruteringstracker sjabloon binnen Microsoft Lists maakt het gemakkelijk om het proces van het aannemen van nieuwe rekruten te beheren.
U kunt de specifieke kenmerken van elke kandidaat bijhouden, zoals de functietitel, interviewtijd, recruiter en meer. Met deze sjabloon kunt u zelfs het LinkedIn-profiel van elke kandidaat bekijken en rechtstreeks vanuit de app hervatten. Het maakt het ook gemakkelijk om de voortgang van elke sollicitant tijdens het hele wervingsproces te volgen
5. Verbeteren van werkprocessen
Microsoft Lists helpt ook bij het bouwen van een efficiënt werkproces voor productieve workflows. Dit maakt het beheren van uw werk eenvoudiger. Deze tool helpt u knelpunten en inefficiënties in uw huidige proces te identificeren en manieren te vinden om deze op te lossen.
Hoewel hier geen specifiek sjabloon voor is ingesteld, is de combinatie van de sjablonen voor werkvoortgang, inhoudsplanner en evenementenroute handig. U kunt eenvoudig achterhalen welke taken langer duren, zodat u tijdens de planningsfase manieren kunt bedenken om het proces te stroomlijnen.
Elke lijst stelt je ook in staat om te zien welke teamleden meer tijd nodig hebben om een bepaalde taak te voltooien, zodat je snel productiviteits-/efficiëntieproblemen met het team kunt aanpakken.
6. Uitgaven bijhouden
Cashflowbeheer is cruciaal voor financieel succes en het bijhouden van uw uitgaven is belangrijk voor elk bedrijf. Gelukkig is hier een sjabloon voor genaamd de Onkostenregistratie in Microsoft-lijsten. Hiermee kunt u alle uitgaven die uw bedrijf maakt volgen en controleren.
U kunt individuele uitgaven invoeren door het bedrag, de datum en de categorie van de aankoop of uitgave in te voeren. Categorisatie vereenvoudigt deze sjabloon behoorlijk, waardoor u snel verschillende categorieën kunt doorzoeken en beheren.
U kunt zelfs bonnetjes toevoegen om uw cashflow maandelijks of jaarlijks te berekenen. Dit werkt vergelijkbaar met De budgettracker van Notion en helpt bij het beheren van projectbudgetten.
7. Activa beheren
De Vermogensbeheerder sjabloon in de app stelt u in staat om alle apparaten in uw organisatie bij te houden. Met behulp van deze sjabloon kunt u eenvoudig achterhalen wanneer apparaten worden ingecheckt en geretourneerd. U kunt aan elk product een activalabel toewijzen en eenvoudig de status, het model, het serienummer en de huidige eigenaar van elk apparaat bekijken.
Bovendien kunt u snel een foto, aankoopdatum, aankoopprijs en bestelnummer toevoegen voor elk apparaat dat is uitgecheckt of ingecheckt in het systeem. U kunt zelfs notities toevoegen die u vertellen over de toestand van het apparaat voor elk activum.
Microsoft-lijsten: een sterk onderschatte software voor het beheren van uw werk
U zult misschien verrast zijn door wat Microsoft Lists te bieden heeft. Als je al geabonneerd bent op Microsoft 365, zou het gebruik van lijsten een goed idee voor je moeten zijn. Het is ook goed te vergelijken met andere productiviteits-apps, aangezien de sjablonen vergelijkbaar zijn met enkele van de beste Notion-sjablonen.
Het enige wat ontbreekt bij Microsoft Lists is het maken van aantekeningen. Hoewel u in de app notities kunt maken, maakt een goede sjabloon hiervoor een van de beste productiviteits-apps die er zijn. Zelfs dan is de hoeveelheid dingen die je met deze app kunt doen ongelooflijk.
