Als uw taken zich opstapelen terwijl de deadline nadert en u zich overweldigd voelt, beheert u uw tijd misschien niet effectief.
De meesten van ons maken gruwelijke tijdmanagementfouten die ons niet alleen onze kostbare uren kosten, maar ook leiden tot meer angst, stress en een ontspoorde balans tussen werk en privéleven.
Laten we eens kijken naar enkele van de meest voorkomende fouten in tijdbeheer en hoe we ze kunnen vermijden om onze productiviteit te verhogen:
1. Geen doelen stellen
Doelloos werken zonder een doel voor ogen kan resulteren in een gebrek aan motivatie en productiviteit. Je geeft gemakkelijk toe aan afleiding en beheert je tijd niet goed.
Hoe het te vermijden?
Door doelen te stellen en je eraan te committeren, krijg je richting en motiveer je om je taken te voltooien. U wordt meer gefocust en beheert uw tijd en middelen beter om uw doelen te bereiken.
Maar vergeet niet dat niet alle doelen gelijk zijn. SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, & Time-bound) doelen presteren beter dan niet-specifieke doelen. Verschillende studies ondersteunen de bewering. Een zo'n studie uitgevoerd in de banksector van de Cape Coast Metropolis ontdekte dat het stellen van specifieke en uitdagende (maar haalbare) doelen de prestaties van werknemers hielp verbeteren.
Dus in plaats van "mijn eerste roman te voltooien" als doel te hebben, gebruik je de SMART-variant ervan, d.w.z. "elke maand minstens één hoofdstuk van mijn eerste roman voltooien". De laatste is specifieker, daagt je uit en stelt een tijdslimiet voor je doel.
2. Niet prioriteren
Als je geen takenlijst hebt om taken bij te houden, zul je merken dat je er lukraak op springt. Aan het eind van de dag heb je nog steeds veel ongedaan gemaakte taken en frustratie. Het is niet dat er niet genoeg tijd is, maar het feit dat je je tijd niet goed beheert.
Hoe het te vermijden?
Het hebben van een takenlijst helpt u bij het prioriteren van uw taken en het goed beheren van uw tijd door tijd toe te wijzen op basis van het belang en de urgentie van uw taken. Hier is hoe het te doen:
- Zoek een app om uw taken op te sommen en te prioriteren dat past bij uw behoeften.
- Schrijf alle taken die je in een dag of week moet doen op in je takenlijst.
- Rangschik ze op basis van hun belang en urgentie met behulp van een classificatiesysteem.
- Rangschik de belangrijkste en meest urgente taken bovenaan, terwijl de minst belangrijke en urgente taken onderaan blijven.
- Begin met de belangrijkste en meest urgente taken en ga naar beneden in de lijst.
3. Tijd niet bijhouden
Als u een project start zonder te evalueren hoeveel tijd het zal kosten, is het mogelijk dat het meer tijd in beslag neemt dan nodig is. Of je kunt overmoedig worden en meer op je nemen dan je aankunt, zonder genoeg tijd te hebben om het af te maken. Met minder tijd zult u niet alleen deadlines niet kunnen halen, maar zal het geproduceerde werk waarschijnlijk ook ondermaats zijn.
Hoe het te vermijden?
Evalueer altijd hoeveel tijd een bepaald project zou moeten kosten en streef ernaar om het project binnen dat tijdsbestek af te ronden (zorg ervoor dat u uzelf extra tijd gunt voor korte pauzes). Je zou moeten gebruik een tijdregistratie-app om bij te houden hoeveel tijd je aan een project besteedt of taak.
Als je eenmaal weet hoeveel tijd een bepaalde taak (gemiddeld) kost, kun je je taken effectiever inplannen. Doe dit vaak genoeg en je krijgt een gedetailleerd logboek van de tijd die je op een bepaalde dag/week/maand aan verschillende taken hebt besteed.
Als je dat eenmaal hebt, kun je erachter komen welke terugkerende taken de meeste tijd kosten en oplossingen bedenken om ze effectiever uit te voeren of ze te automatiseren om meer tijd te besparen. Het internet wemelt ervan gratis tijdregistratie-apps u kunt gebruiken om uw projecten bij te houden voor een beter tijdbeheer.
4. Uitstellen
Uitstelgedrag is een enorme belemmering om te werken, vooral als je een moeilijke of saaie taak moet volbrengen. Voeg daar een mix van dwingende afleidingen aan toe, bijvoorbeeld je smartphone, en je hebt het perfecte recept voor uitstelgedrag.
Je verslapt, geeft toe aan afleiding en verspilt je tijd tot de deadline nadert. Uitstellers hebben altijd weinig tijd, lopen achter op hun deadlines en hebben weinig tot geen balans tussen werk en privéleven.
Hoe het te vermijden?
Een geweldige manier om uitstelgedrag te voorkomen, is door een enorm project op te splitsen in kleinere, beter beheersbare taken. Als u bijvoorbeeld een artikel van 2000 woorden moet schrijven, in plaats van bang te zijn om het volledige artikel te schrijven, splits het op in subtaken: schets, inleiding, subkop 1, subkop 2, subkop 3 en conclusie.
Wijs uzelf nu tijdslots toe voor elk van deze kleinere taken en wijd u eraan. Je zult je gemotiveerder voelen om deze kleinere taken uit te voeren en minder snel uitstelgedrag vertonen. Een andere geweldige methode om uitstelgedrag te overwinnen, is door de Pomodoro-techniek te gebruiken. De Pomodoro-techniek volgt een soortgelijk concept.
Hier is hoe je kunt gebruik de Pomodoro-techniek:
- Splits een project op in kleinere taken
- Neem een timer en zet deze op 25 minuten
- Geef jezelf 25 minuten en werk aan een enkele deeltaak
- Neem een pauze van 5 minuten zodra de timer afgaat (na 25 minuten)
- Voltooi vier cycli van 25 minuten en neem dan een pauze van een half uur
5. Planning niet effectief
Is het je opgevallen dat sommige dagen niet zo productief zijn als andere? Dat komt omdat ons energieniveau gedurende de week varieert. Niet alleen dat, verschillende mensen hebben gedurende de dag verschillende energieniveaus.
Als je tijdens het plannen geen rekening houdt met je piekproductieve uren, bestaat de kans dat je met de belangrijkste taken in behandeling bent, met weinig tijd en energie over.
Hoe het te vermijden?
Ben je een nachtbraker of een vroege vogel? Evalueer hoe u werkt en ontdek uw productieve piekuren. Zodra u weet op welke uren u het meest productief bent, kunt u uw projecten dienovereenkomstig plannen.
Wijs uw meest productieve uren toe aan de belangrijkste (en meest intensieve) taken terwijl u minder overhoudt belangrijke (of minder intensieve) taken, zoals het beantwoorden van e-mails of het opzetten van vergaderingen, voor de overigen werkuren. Er zijn verschillende agenda-apps die u kunnen helpen effectief te plannen; vind degene die het beste aan uw behoeften voldoet.
6. Toegeven aan afleidingen
A Onderzoek van juni 2020 van Statista onthulde dat 53,7 procent van de thuiswerkende mensen dacht dat hun smartphone de grootste oorzaak van afleiding was. Hoe vaak ben je aan het werk geweest en plotseling begint je telefoon te zoemen? Je wordt afgeleid en bent nu gedwongen om je telefoon te controleren.
Of het nu gaat om een e-mail van een klant, een bericht van je collega of een willekeurige melding van Facebook, Twitter of Instagram; afleidingen kunnen u een groot deel van uw werkuren kosten.
Hoe het te vermijden?
Het komt allemaal neer op een effectieve planning. Stel tijdvakken in voor werk, het checken van e-mails, vrije tijd, enz. Als het tijd is om te werken, leg dan je telefoon aan de kant (in vliegtuigmodus), bij voorkeur in een andere kamer, en ga aan de slag.
Omdat de grootste bron van afleiding nu uit de weg is, wordt het veel waarschijnlijker en gemakkelijker om je op je werk te concentreren. Aangezien u al uw aandacht en aandacht op één enkele taak richt, maakt u minder snel fouten en is de kans groter dat u de taak effectief uitvoert.
Wat als het voor u niet heeft gewerkt om uw telefoon in vliegtuigmodus te zetten? Wat als je gedachten afdwalen naar sociale media en je gedwongen bent je telefoon op te pakken om e-mails te checken of door je Facebook-feed te bladeren, rechtstreeks op je laptop? Als jij dat bent, probeer het dan de Freedom-app gebruiken om van afleiding af te komen, overwin uitstelgedrag en bereik meer.
Ontketen uw volledige potentieel
Terwijl u zich concentreert op hoe u uw tijd beter kunt beheren, is het gemakkelijk om uit het oog te verliezen waarom u uw tijd in de eerste plaats beheert, d.w.z. om meer werk gedaan te krijgen.
Elke dag door een groot aantal productiviteits-apps navigeren zonder meer werk gedaan te krijgen, is zinloos. Ontdek wat voor jou werkt en houd je daaraan, zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen. Maar om erachter te komen wat voor u werkt, is het belangrijk om uw behoeften op het gebied van tijdbeheer te begrijpen.
