Gemiste of vertraagde betalingen zijn een van de meest demotiverende dingen die een freelancer kan overkomen. Helaas ervaren sommige freelancers werkuren op een project en krijgen ze daarna geen vergoeding.
Deze ervaring wordt nog frustrerender wanneer freelancen je enige bron van inkomsten is. Door de tips in deze gids toe te passen, verkleint u het risico op laattijdige betalingen of onbetaalde facturen.
1. Regelmatig inchecken bij klanten
https://unsplash.com/s/photos/online-meeting
Effectieve communicatie is de sleutel tot het opbouwen van sterke klantrelaties, wat u helpt betaald te krijgen. Zoals ze zeggen, "uit het oog, uit het hart." Aangezien sommige klanten misschien ongeorganiseerd of te druk zijn, is het jouw taak om een systeem op te zetten en bewuster te zijn met je communicatie. Hier zijn enkele tips om uw klant regelmatig up-to-date te houden:
- Stel regelmatige vergaderingen in en stuur herinneringen voor vergaderingen via een automatiseringsplatform voor afspraken, zoals kalender.
- Gebruik het favoriete instant messaging-platform van uw klant om follow-ups te sturen.
- Geef meer dan je neemt. U kunt bij speciale gelegenheden gratis bronnen of geschenken sturen om vertrouwen bij uw klanten op te bouwen.
- Organiseer klantbestanden in een van de veiligste cloudopslagservices, zodat uw klanten er gemakkelijk toegang toe hebben als ze vragen hebben over uw prestaties.
- Houd ze op de hoogte van uw voortgang door gebruik te maken van een projectmanagementbord zoals Trello.
2. Maak een contract aan
Een arbeidsovereenkomst helpt uw klanten uw rol als professional serieus te nemen. Een overeenkomst schept verwachtingen aan beide kanten en benadrukt dat jullie relatie professioneel is. Het dient ook als een vorm van bescherming voor u en uw klant, zodat u eerlijke voorwaarden kunt overeenkomen voor het geval uw klant niet op tijd betaalt.
Controleer uw overeenkomst voordat u deze opstuurt. Enkele dingen die u aan uw document kunt toevoegen:
- Specifieke deliverables of mijlpalen.
- Wanneer wordt u uitbetaald en wat zijn de exacte kosten?
- Betalingsmogelijkheden.
- Extra kosten voor te late betalingen.
Als u niet weet hoe u een klantcontract moet maken, kunt u naar een sjabloon zoeken op een platform zoals JuridischeTemplates. Op de site kunt u een "Independent Contractor Agreement" in Word- of PDF-formaat aanpassen en downloaden.
3. Stuur een volledige factuur
U kunt kiezen uit de beste gratis factuur-apps voor freelancers en eigenaren van kleine bedrijven. Bijvoorbeeld een gratis factuur app zoals Boekipi helpt u bij het verzenden en volgen van facturen. Met de app kunt u uw kosten specificeren en betalingsvoorwaarden toevoegen, naast andere handige functies.
U kunt ook een voorbeeld van uw factuur bekijken voordat u deze per e-mail verstuurt of via een link deelt. De app stuurt ook herinneringen als uw klant na een bepaalde periode vergeet te betalen. Wanneer u een factuur verzendt, vermeld dan alle benodigde gegevens om u te helpen op tijd betaald te worden:
- Een uitsplitsing van de lasten
- Betaalvoorwaarden
- Betalingsmogelijkheden
- Betalingsdeadline
4. Bied vooruitbetalingsprikkels aan
Incentives kunnen bestaan uit kortingen, cadeaubonnen, exclusieve verkopen, gratis upgrades of beloningen voor klanten die vooraf betalen. Kies een stimulans die hen zal motiveren om hun betalingen eerder te verzenden. U kunt bijvoorbeeld 20 procent korting aanbieden als ze automatische creditcardbetalingen instellen of vooruit betalen voor het hele jaar.
5. Een boete opleggen
Sommige klanten kunnen misbruik van je maken als je te toegeeflijk bent met te late betalingen of onbetaalde facturen. Omdat ze denken dat je de vertraging goed vindt, geven ze misschien eerst prioriteit aan uitgaven voor 'belangrijkere' uitgaven. Om dit te voorkomen, kunt u ook boetes opleggen voor te late betalingen. Voor een vertraging van een halve maand kan bijvoorbeeld een vergoeding van twee procent in rekening worden gebracht.
Als u een late vergoeding gaat opleggen, zorg er dan voor dat uw klant dit van tevoren weet door deze voorwaarde in uw contract op te nemen. Vermeld ter herinnering ook laattijdige betalingen op uw factuur. Als uw klant u op tijd heeft betaald, kunt u gewoon nul in rekening brengen voor te late vergoedingen.
Hoewel het geven van een boete klanten kan motiveren om op tijd te betalen, moet u gevoelig genoeg zijn wanneer de tijd om enige empathie vraagt. Hun bedrijf kan bijvoorbeeld worden getroffen door de recessie, of ze hebben misschien een persoonlijk noodgeval. In deze gevallen kunt u de vergoeding kwijtschelden. Uw klant zal u dankbaar zijn voor uw aandacht en u zult een trouwe klant hebben verworven.
6. Maak het klanten gemakkelijk om te betalen
Zijn er redenen die het voor klanten moeilijk maken om te betalen, wat leidt tot betalingsachterstanden? Er is geen excuus om niet meerdere betalingsopties te hebben als je digitale opties beschikbaar hebt. U kunt ervoor kiezen om betaald te worden met een bankpas, creditcard of apps zoals PayPal en Payoneer.
Ga hier doorheen freelancer's gids voor alternatieve betalingsmethoden, en kies de meest toepasselijke voor u en uw klanten. Als u niet kunt beslissen, kunt u uw klanten ook vragen aan welke betalingskanalen zij de voorkeur geven.
7. Bescherm uw uitvoer
Er is niets frustrerender dan uw onbetaalde werk op de site van iemand anders te zien. Om dit te voorkomen, beschermt u uw output en geeft u deze niet vrij voordat u betaald bent. U kunt bijvoorbeeld een aanbetaling van 50% vragen voordat u aan het werk gaat.
Als u een grafisch artiest bent, gebruik dan watermerken en breng geen versie met hoge resolutie van uw project uit, tenzij u zeker bent van betaling. U kunt het project ook uploaden naar uw site, het gebruiken als een van uw werkvoorbeelden, of het aanpassen en verkopen aan een andere klant. Op deze manier gaat je harde werk niet helemaal verloren.
8. Kies platforms met betalingsbescherming
Freelance-sites zoals Upwork hebben nadelen, maar een voordeel is dat ze u opleveren betaling bescherming. Als u voldoet aan de criteria van Upwork voor bescherming per uur, wordt u betaald voor de uren dat u zich aanmeldt bij de Upwork Desktop-app. Klanten moeten geld op een geblokkeerde rekening storten als u een vaste prijs krijgt. Deze worden vervolgens aan u vrijgegeven zodra uw werk is goedgekeurd.
Door u te registreren op geloofwaardige freelance-sites kunt u tijd en stress besparen in geval van conflicten. Ze kunnen bepalingen hebben waarmee u een geschil kunt indienen in geval van niet-betaling. Als u en uw klant een patstelling bereiken, treedt de site op als een derde partij of bemiddelaar om de uitkomst van uw geschil te bepalen.
9. Vermijd banenzwendel
Als je een nieuwe freelancer bent, zorg dan dat je vertrouwd raakt met de meest voorkomende banenzwendel, zoals het witwassen van geld, beloften die te mooi zijn om waar te zijn en piramidespelen. Helaas kunnen zelfs freelance-sites die betalingsbescherming bieden een broeinest zijn voor oplichting.
Wees ook op uw hoede voor vacatures die op Craigslist, Facebook en andere online platforms worden geplaatst. Doe een antecedentenonderzoek, bescherm uw documenten en leer hoe oplichters op freelancesites te identificeren en sociale media.
Business management tools helpen je om de meest voorkomende freelance taken vanuit één platform te organiseren. Bijvoorbeeld, Bonsai kunt u facturen verzenden, uw uren bijhouden, documentsjablonen gebruiken en uw uitgaven volgen vanaf hun dashboard. Als u zich overweldigd voelt door meerdere apps, gebruik dan een one-stop-oplossing zoals deze om u te helpen sneller betaald te krijgen.
Als je het prettig vindt om je uren bij te houden en als freelancer per uur te betalen, overweeg dan om een van de te gebruiken gratis, snelle en geweldige tijdregistratietools om uw dagelijkse activiteiten vast te leggen.
Is het tijd om uw contract te beëindigen?
Hoe lang is het geleden dat u betaald bent? Als uw klant er een gewoonte van heeft gemaakt om niet te betalen, ga dan verder en beëindig uw contract. Als ze een neergang in hun bedrijf ervaren, wens ze dan het beste en eindig positief. Zie het op deze manier: u opent de deuren naar betere freelancemogelijkheden als u eenmaal loslaat.
Een gemiste betaling voor een klus waarvoor je hard hebt gewerkt, is nooit jouw schuld. Maar de realiteit is dat zowel nieuwe als ervaren freelancers vatbaar zijn voor dit probleem. Door deze tips te volgen, kunt u juridische geschillen voorkomen en het risico op vertraagde en onbetaalde betalingen minimaliseren.