Misschien bevindt u zich in een positie waarin u uw collega's om hulp moet vragen of opdrachten moet sturen, maar je voelt je er een beetje ongemakkelijk bij - of je geeft gewoon niet om alle telefoontjes en e-mails terug en voort. Waarom maak je geen projectaanvraagbord?
Hoewel u zich kunt aanmelden voor een projectbeheertool zoals ClickUp of Asana en uw collega's ertoe kunt brengen zich bij u aan te sluiten, heeft u mogelijk al toegang tot een eenvoudige, gratis oplossing: Google Spreadsheets. Volg samen met dit artikel om te leren hoe u een projectaanvraagbord kunt bouwen met behulp van deze algemene spreadsheettool.
Een lay-out voor een projectaanvraagbord maken in Google Spreadsheets
Het doel van het maken van een projectaanvraagbord is tweeledig. Het dient als een manier om de wrijving te overwinnen die wordt veroorzaakt door het delegeren van taken. Bovendien vermindert het heen en weer communiceren, waardoor u tijd bespaart.
In wezen brengt u bij elke opdracht die u aan het bord toevoegt, alles in kaart dat uw collega moet weten om het te voltooien. U wilt dus consistent zijn en een lay-out maken die u elke keer vraagt om essentiële details toe te voegen. Details zoals:
- Vervaldata.
- Prioriteit.
- Beschrijvingen.
- Wie is verantwoordelijk.
- Wie wijst het toe.
Aangezien elke werkplek anders is, kunnen er enkele aanvullende details zijn die u kunt opnemen om het af te stemmen op de behoeften van uw team. Dus, voordat je begint, neem even de tijd om daar over na te denken. Als je er nu geen kunt bedenken, kun je ze later toevoegen, maar onthoud: minder is meer. U wilt geen onnodige stappen toevoegen.
Om aan de slag te gaan met uw projectaanvraagbord, opent u een leeg document in Google Spreadsheets. Schrijf de volgende titels en eventuele extra's die u bedenkt bovenaan de spreadsheet:
- Taak—hier geef je de opdracht een unieke titel.
- Beschrijving- onder deze titel schrijf je een korte samenvatting van wat je ze moet laten doen. Gebruik om het netjes te houden Klem in uw Tekstterugloop instellingen om tekst onder de volgende cel te stoppen.
- Cessionaris- hier tagt u de collega aan wie u de taak overdraagt.
- Prioriteit-hier kunt u de urgentie weergeven.
- Vanwege—hiermee wordt de deadline van de taak gecommuniceerd.
- Toestand—uw team gebruikt deze kolom om de voortgang te delen.
- Gemaakt door— de delegator zal zijn naam hier zetten zodat de toegewezenen weten van wie de taak en de informatie afkomstig zijn.
Laat uw titels opvallen door ze vet te maken en een achtergrondkleur aan de rij toe te voegen. Je kan ook bevries de bovenste rij van uw Google-spreadsheet door het te markeren en naar toe te gaan Weergave in het hoofdmenu, Bevriezen, en dan 1 rij.
Statusknoppen toevoegen in Google Spreadsheets
Door een statusknop toe te voegen aan uw projectaanvraagbord, kunnen u en uw collega's snel de voortgang delen. Het is ook een geweldige manier om snel een overzicht te krijgen van ieders werklast en te bepalen of iemand een extra hand kan gebruiken. Enkele voorbeelden van status die u kunt gebruiken zijn:
- Te doen.
- Aan het doen.
- Klaar.
- Vast.
- In de wacht.
- Ter beoordeling.
U kunt een werkende statusknop maken, vergelijkbaar met degene die u aantreft in projectbeheersoftware zoals ClickUp en Asana, door een vervolgkeuzemenu aan uw blad toe te voegen. Om dit te doen:
- Markeer uw statuskolom. Uitstel CTRL of CMD en klik op de titelcel om deze te deselecteren.
- Ga naar Gegevens in het hoofdmenu.
- Klik Gegevensvalidatieen er wordt een zijbalk geopend.
- Onder Criteria, zorg dat je hebt Laten vallen geselecteerd.
- Vul uw opties in de onderstaande tekstvelden in met behulp van de Voeg nog een artikel toe knop om extra plekken te creëren.
- Wijs ze allemaal de kleur van uw keuze toe.
- Hit Klaar.
Nu heb je een menu dat je team kan gebruiken om de status van een taak weer te geven. Er is een bewerkingsknop onderaan de lijst, maar die werkt alleen voor de geselecteerde cel. Om al uw statusknoppen te wijzigen, keert u terug naar het gegevensvalidatiemenu en kiest u de regel die u wilt bewerken in de zijbalk.
Herhaal deze stappen om snelle opties toe te voegen aan uw Prioriteit, Cessionaris, En Gemaakt door kolommen als je wilt.
Als u gewoon iemand in het blad tagt of vermeldt, stuurt Google geen melding. Wanneer u iemand aan een project toewijst, kunt u deze op de hoogte stellen door deze stappen te volgen:
- Selecteer de naam van de taak die u aan hen wilt overdragen.
- Klik met de rechtermuisknop en kies Opmerking of ga naar het spraakballonpictogram in de werkbalk.
- Typ @ en vervolgens hun naam of e-mailadres. Als u wilt, kunt u hier ook een bericht opnemen.
- Klik op Toewijzen.
Als uw collega nu vragen heeft, kunnen ze deze als opmerking in dezelfde thread toevoegen. Door al uw communicatie over de taak op dezelfde plaats te bewaren als waar u deze hebt toegewezen, weten jullie allebei precies waar ze het gesprek later weer kunnen vinden als iemand een opfriscursus nodig heeft.
Versiegeschiedenis gebruiken in Google Spreadsheets
Aangezien er meer dan één persoon het blad zal gebruiken, is het goed dat u een back-up hebt, voor het geval iemand per ongeluk belangrijke informatie verwijdert of overschrijft. Bovenaan uw blad ziet u een hyperlink die aangeeft dat de meest recente bewerking heeft plaatsgevonden. Klik hierop en u ziet back-ups van eerdere werksessies en de wijzigingen die hebben plaatsgevonden.
Versiegeschiedenis gebruiken in Google Spreadsheets is handig omdat je je eerdere projecten en notities kunt zien als je er een record van nodig hebt. Maar u kunt ook teruggaan naar een vorige versie als uw blad op de een of andere manier in de war raakt - het gebeurt.
Opmerking: Als u een directere registratie van voltooide opdrachten wilt, voegt u een ander blad toe aan uw document met behulp van de plus-symbool in de linkerbenedenhoek van uw scherm en knip en plak uw rijen daar zodra de status verandert naar Klaar.
Ga samenwerken met Google Spreadsheets
Het maken van een projectaanvraagbord in Google Spreadsheets is een uitstekende manier om tijd te besparen bij het delegeren en samenwerken aan opdrachten. Niet alleen zal er minder heen en weer worden gewisseld, maar iedereen zal weten waar hij de informatie voor taken kan vinden, zodat alles op één plek staat.
Het helpt je ook een deel van de onhandigheid te vermijden die je zou kunnen voelen bij het vragen om hulp of het uitdelen van taken. Daar zul je gaandeweg meer vertrouwd mee raken.
