Virtueel assistent zijn kan overweldigend zijn, vooral als je verschillende of vergelijkbare taken hebt voor meerdere klanten. En aangezien u op afstand werkt, is het noodzakelijk om de meeste van uw activiteiten te automatiseren met behulp van softwaretools voor verhoogde productiviteit.
Dit artikel belicht 10 basistools en apps die elke virtuele assistent in zijn arsenaal zou moeten hebben. Deze tools stroomlijnen je workflow en verrijken je ervaring als beginnende of gevorderde virtuele assistent. Maar voordat we ze onthullen, gaan we kort in op het concept van virtuele assistentie.
1. slap
Het onderhouden van effectieve communicatie met uw klanten is essentieel als virtuele assistent, en Slack doet daar goed werk mee. Het is een van de beste instant messaging-platforms voor teams op afstand waarmee u in realtime kunt communiceren met klanten en teamleden wanneer u aan een project werkt.
U kunt projecten onderscheiden door gebruik te maken van "kanalen" en deze alleen toegankelijk maken voor geautoriseerde personen. Bovendien heeft Slack een in-app oproepfunctie en leuke aangepaste emoji's voor meer ontspannen gesprekken. U kunt ook verschillende bestanden delen met een of meer personen, inclusief audio-opnamen en afbeeldingen.
Downloaden: Sla voor ramen | | Mac | iOS | Android (Gratis, in-app aankopen beschikbaar)
2. Google Workspace
Google Workspace, ook wel G-Suite genoemd, is een verzameling van verschillende softwaretools met verschillende functies en werkwijzen. Je hebt als virtuele assistent echter maar een stuk of acht van deze tools nodig. Ze bevatten:
- Google documenten: U kunt dit gebruiken om tekstdocumenten te maken, te bewerken en op te maken.
- Google Mail: Deze tool is geweldig voor berichten- en e-mailmarketing.
- Google-presentaties: Deze gratis tool voorziet in al uw presentatiebehoeften.
- Lakens: U kunt deze tool gebruiken voor gegevensinvoer en budgettering.
- Google Meet: Geweldig voor videoconferenties en om in contact te blijven met uw klanten.
- Google Formulieren: U kunt dit gebruiken om enquêtes uit te voeren en in realtime antwoorden te krijgen.
- Google Drive: Dit is een van de goedkoopste aanbieders van cloudopslag voor persoonlijke en werkgerelateerde bestanden.
- Google kalender: Helpt u projecten te plannen en op schema te houden.
3. kalender
Calendly is een planningstool voor het beheren van evenementen. Het volstaat echter niet als een onafhankelijke kalender. U moet een agendatoepassing zoals Google Agenda of iCloud-agenda in de app integreren om uw vergaderingen te automatiseren en te stroomlijnen. Het heeft ook verschillende kant-en-klare tijdsloten: 15, 30 en 60 minuten.
U kunt een vergadering plannen met verschillende data en tijden, en uw gasten kunnen hun beschikbaarheid aangeven in de agenda. Desalniettemin kunnen gasten nog steeds een precieze beschikbare tijd kiezen, ongeacht de tijdsloten, maar binnen het datumbereik dat u opgeeft.
Downloaden: Kalender voor iOS | Android (Gratis, in-app aankopen beschikbaar)
4. Canva
In de meeste gevallen omvat een deel van uw administratieve verantwoordelijkheden als virtuele assistent grafisch ontwerpen. Daarom is het het beste om een ontwerptool te hebben. Canva is je go-to-app voor alles op het gebied van design en infographics. Je kunt het gebruiken om banners, flyers, carrouselposten, kaarten, enz. voor sociale media te ontwerpen.
Het belangrijkste is dat je kunt spelen met de gratis Canva-lettertypen, sjablonen, afbeeldingen en elementen om verbluffende ontwerpen te maken.
Downloaden: Canva voor ramen | Mac | iOS | Android (Gratis, in-app aankopen beschikbaar)
5. Hootsuite
Hootsuite is een community-app voor het beheer van sociale media waarmee u verschillende sociale-mediaplatforms vanaf één plek kunt volgen en navigeren in plaats van meerdere tabbladen te openen. Het is compatibel met Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn, enzovoort.
U kunt inhoud voor elk platform maken, bewerken, formatteren en plannen, inzichten controleren en het publiek van uw klanten effectief beheren. Hoewel de gratis versie geweldig is, geeft de pro-versie je toegang tot uitgebreidere functies, vooral als je een veeleisend klantenbestand hebt.
6. Asana
Met Asana kun je naadloos samenwerken en projecten beheren. Als je met een team werkt, kun je leden toevoegen aan je werkplek op Asana, waar je hun workflow kunt volgen. U kunt ook Google Agenda en Google Drive in deze tool integreren, zodat u herinneringen kunt instellen voor taken en evenementen.
Bovendien kunt u met Asana projecten of specifieke informatie onderscheiden door middel van kleurcodes en waar nodig bijlagen toevoegen. U kunt bijvoorbeeld rood gebruiken om projecten met hoge prioriteit aan te geven, geel voor lopende projecten, blauw voor projecten die worden beoordeeld en groen voor voltooide projecten.
Downloaden: Asana voor iOS | Android | Mac (Gratis, in-app aankopen beschikbaar)
7. TijdDokter
Tijdmanagement is een topvaardigheid die elke virtuele assistent zou moeten bezitten. Toch hebt u nog steeds een hulpmiddel nodig om u te helpen gefocust te blijven, vooral als u per uur wordt betaald. Met TimeDoctor kunt u uw werk en vrije tijd volgen en uw dagelijkse prestaties bekijken. Het creëert rapporten van de tijd die aan elk project en elke taak is besteed.
TimeDoctor helpt u ook om afleiding te beheersen. Het bewaakt uw duur van web- en app-gebruik tijdens het werken. En wanneer u de vastgestelde tijd overschrijdt, meldt het u met pop. Het waarschuwt u ook wanneer uw pc langer inactief blijft dan uw gebruikelijke werkuren. Desalniettemin kunt u de tijd indien nodig handmatig bewerken.
Downloaden: TimeDoctor voor Google Play | Mac | ramen | Linux (Gratis, in-app aankopen beschikbaar)
8. MailChimp
Met MailChimp kunt u het publiek en de klanten van uw klanten beheren en ermee communiceren. Wanneer uw klanten een nieuw product of nieuwe dienst lanceren, kunt u MailChimp gebruiken om deze producten aan hun klanten of doelgroep voor te stellen door middel van nieuwsbrieven of advertentiecampagnes.
Met deze tool kunt u uw nieuwsbrieven segmenteren, bulk-e-mails verzenden en de prestaties van elke advertentiecampagne analyseren. U kunt ook andere tools, zoals Shopify en Stripe, in het platform integreren.
Downloaden: MailChimp voor iOS | Android (Gratis, in-app aankopen beschikbaar)
9. Ontraport
Ontraport is een ander marketing- en CRM-platform waarmee u de bedrijfsactiviteiten van uw klanten vanuit één systeem kunt coördineren. Met andere woorden, u kunt Ontraport gebruiken om producten te introduceren bij de doelgroep van een klant en tegelijkertijd klantinteracties te beheren.
U kunt contacten importeren en exporteren, verkooptrechters maken en marketingcampagnes automatiseren voor bedrijfsoptimalisatie. Bovendien is de interface niet intuïtief voor beginners. Desalniettemin kun je er met een beetje oefening omheen. Het is ook beschikbaar als webgebaseerd platform en mobiele applicatie.
10. Grammaticaal
Als virtuele assistent moet je altijd op de hoogte zijn van je inhoudsspel, en het gebruik van deze tool zal je daarbij helpen. Grammarly is een breed webgebaseerd bewerkingsplatform dat tekstinhoud beoordeelt op grammaticale fouten, breedsprakigheid, spelling, interpunctie, plagiaat en kwaliteitslevering.
Het platform maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om ervoor te zorgen dat uw inhoud bijna foutloos en begrijpelijk is. U kunt controleren of uw inhoud boeiend is en de categorie mensen die het beste past. De gratis versie is echter beperkt en u moet zich aanmelden voor de betaalde versie om alle opwindende functies te benutten.
U kunt uw documenten ook opslaan en er indien nodig naar terugkeren.
Downloaden: Grammaticaal voor iOS | Mac | ramen (Gratis, in-app aankopen beschikbaar)
Val op in je carrière als virtuele assistent
Virtueel assisteren is een snelgroeiende branche; daarom kunnen we in de nabije toekomst een goed verzadigingsniveau verwachten. Het verwerven van kernvaardigheden voor virtuele assistenten is absoluut noodzakelijk om relevant te blijven in de branche. Door deze hulpmiddelen die we hebben vermeld te combineren met uw vaardigheden, kunt u echter opvallen in uw carrière.
Ten slotte, als je nieuw bent in de branche, moet je eerst leren hoe je een virtuele assistent kunt worden voordat je op zoek gaat naar tools. Door basisinformatie over het carrièrepad te consumeren, kunt u deze hulpmiddelen op de lange termijn niet misbruiken.
