We hebben het allemaal weleens meegemaakt. De afgelopen dagen aan een PowerPoint-presentatie gewerkt waar je niet meer dan een paar uur over zou moeten doen. En elke keer dat je denkt dat je bijna klaar bent, vind je andere informatie of foto's die je moet toevoegen.
De waarheid is dat het samenstellen van een PowerPoint-presentatie niet zo tijdrovend hoeft te zijn. Daarom hebben we een lijst met tips samengesteld om je tijd te besparen bij het werken aan je volgende presentatie.
1. Plan je presentatie
U kunt tijd besparen bij het werken aan uw presentatie, nog voordat u PowerPoint opent. U kunt alles gebruiken, van een tekst-naar-spraak-app tot een eenvoudig stuk papier om de inhoud en het ontwerp van uw dia's te schetsen. Denk na over het algemene idee dat u wilt overbrengen en wie uw publiek is.
Zelfs als je dit al eerder hebt gedaan, kun je door vooruit te plannen bepalen of je een tijdlijn, een cirkeldiagram of een video moet toevoegen.
2. Verander Word-documenten in een PowerPoint-presentatie
In plaats van te werken aan het twee keer samenstellen van dezelfde informatie, kunt u dat ook maak van een Microsoft Word-document een PowerPoint-presentatie. De tool is niet perfect omdat u het Word-document correct moet opmaken, maar het kan u wat tijd besparen bij het bewerken van uw presentatie.
3. Gebruik PowerPoint-sjablonen
Een van de meest efficiënte manieren om tijd te besparen bij het werken aan een PowerPoint-presentatie is het gebruik van sjablonen. Op deze manier krijgt uw presentatie een samenhangend ontwerp, aangezien sjablonen lettertypen, effecten, achtergronden, lay-outs en zelfs inhoud bevatten. U kunt PowerPoint-sjablonen openen door naar te gaan Bestand > Nieuw.
Het beste deel is dat u de sjablonen kunt personaliseren en opslaan voor toekomstig gebruik. U kunt zelfs een PowerPoint-sjabloon opnemen in uw persoonlijke of zakelijke merk. Als u niets kunt vinden dat u leuk vindt en u wilt dat uw presentatie opvalt, dan kan dat vind online gratis geanimeerde PowerPoint-presentatiesjablonen.
4. Gebruik basisdia's
Het gebruik van de basisdia is een geweldige methode om ervoor te zorgen dat alle dia's een uniform ontwerp hebben. En u kunt het algehele ontwerp van uw presentatie snel wijzigen door de basisdia te bewerken. Bovendien, de slide master is een geweldig hulpmiddel voor het maken van indrukwekkende presentaties.
Als u vaak dezelfde opdracht moet gebruiken, kunt u deze aan de PowerPoint-werkbalk toevoegen om er sneller toegang toe te krijgen. Hier is hoe je het kunt doen:
- Open de Bestand menu en ga naar Opties.
- Klik in het venster PowerPoint-opties op Werkbalk Snelle toegang.
- Set Kies opdracht uit naar Alle commando's als u niet zeker weet in welke categorie de tool die u nodig heeft, is opgenomen.
- Selecteer uw gewenste opdracht.
- Klik Toevoegen> Oké om het toe te voegen aan de werkbalk.
6. Dubbele objecten
De traditionele manier om een object in PowerPoint te dupliceren, is door het te selecteren en op te drukken Ctrl+C en plak het dan. Het nadeel van deze methode is dat je geen echte controle hebt over waar PowerPoint het gedupliceerde object plaatst. Dus, hier is hoe u gedupliceerde objecten beter kunt beheren.
Houd ingedrukt Ctrl (of CMD) en selecteer het object dat u wilt dupliceren. Sleep het vervolgens naar de plaats waar de kopie moet zijn. Deze methode werkt zelfs met meerdere objecten en dia's.
7. Verplaats objecten met één pixel
Hoe vaak heb je moeite gehad om een object te herpositioneren, vooral als het een klein object was en je een overgevoelige muis had? Als u een object iets wilt verplaatsen, selecteert u het en drukt u op een van de pijltjestoetsen. Hierdoor wordt het object één pixel verplaatst in de geselecteerde richting.
8. Leer snel objecten te vinden
Als u veel objecten aan uw PowerPoint-presentatie hebt toegevoegd, kan het moeilijk zijn om er een te vinden. Naarmate je objecten overlapt, groepeert of naar achteren stuurt, wordt het alleen maar moeilijker om ze te verplaatsen.
Als u snel een object wilt vinden, gebruikt u de tabblad sleutel om er doorheen te bladeren. Als het object dat u wilt selecteren deel uitmaakt van een groep, selecteert u eerst de groep en drukt u op tabblad. Op deze manier blader je alleen door de objecten in die groep.
9. Wijzig de standaardweergave
De standaardweergave van PowerPoint is ingesteld op Normaal. Maar als u gewend bent om een andere instelling te gebruiken, kan het moeilijk zijn om uw PowerPoint-presentatie samen te stellen. Zo kunt u de standaardweergave van PowerPoint wijzigen:
- Open de Bestand menu en ga naar Opties.
- Klik in het linkermenu op Geavanceerd.
- In de Weergave sectie, open de Open alle documenten met deze weergave en selecteer uw gewenste optie.
- Klik OK.
10. Gebruik sneltoetsen
Het valt niet te ontkennen dat het gebruik van sneltoetsen het proces versnelt, wat je ook doet. Zelfs als u een paar snelkoppelingen kent voor de meest gebruikte hulpmiddelen, bespaart u tijd, omdat u niet elke keer de tabbladen van PowerPoint hoeft te doorlopen. Als u een Windows-gebruiker bent, zijn er tal van PowerPoint-sneltoetsen die de moeite waard zijn om te weten.
11. Gebruik PowerPoint-invoegtoepassingen
Invoegtoepassingen zijn aanvullende programma's die zijn ontworpen om nieuwe functies of opdrachten toe te voegen aan uw Office-apps. Er zijn tal van gratis invoegtoepassingen online waarmee u snel afbeeldingen kunt invoegen, QR-codes kunt maken of naar de presentatie in het algemeen interactiever maken.
12. Herhaal het laatste commando
Er is een snelle manier om de laatste opdracht steeds opnieuw te gebruiken, en het beste is dat het in alle Office-apps werkt.
Om het laatste commando te gebruiken, drukt u gewoon op F4. Laat uw spiergeheugen uw intentie echter niet overheersen en per ongeluk op drukken Alt+F4 omdat u mogelijk uw niet-opgeslagen bestand moet herstellen.
13. Recycle een oudere presentatie
Als je weinig tijd hebt en een mooie PowerPoint-presentatie moet maken, kun je eerder werk gebruiken. In plaats van helemaal opnieuw te beginnen, kunt u een kopie van een oudere presentatie bewerken.
Dit betekent echter niet dat uw presentatie identiek zal zijn aan de oude. U kunt de sjabloon wijzigen, een nieuw kleurenthema instellen en nog een paar animaties toevoegen voor een frisse uitstraling.
Verspil geen tijd in PowerPoint
PowerPoint wordt geleverd met veel hulpmiddelen en trucs waarmee u tijd kunt besparen terwijl u aan uw dia's werkt. Er zijn een paar hulpmiddelen, zoals basisdia's, invoegtoepassingen of sjablonen, die u vanaf het begin moet gebruiken.
Nu je je presentatie hebt afgerond en er nog genoeg tijd over is, kun je de PowerPoint-sprekerscoach gebruiken om aan je presentatievaardigheden te werken.