U opent waarschijnlijk Outlook en gebruikt dagelijks enkele van zijn handige functies, zoals vlaggen, categoriseren en archiveren. Hoewel deze functies het al gemakkelijk maken om uw e-mails te beheren, zijn er andere Outlook-tools beschikbaar die uw e-mailorganisatie naar een hoger niveau kunnen tillen.
In dit bericht vertellen we je zeven geavanceerde Outlook-tips en -trucs die je misschien wilt bekijken de volgende keer dat je je inbox opent.
1. Beantwoord repetitieve e-mails met snelle onderdelen
Merk je dat je steeds weer dezelfde e-mailinhoud typt? Waarschijnlijk stellen uw collega's vaak dezelfde vraag, of maakt u elke maand altijd dezelfde aankondiging. Dan is Quick Parts je beste vriend.
Een verzameling herbruikbare stukjes inhoud, Quick Parts, is een van de beste manieren om uw workflow in Outlook een boost te geven. U hebt toegang tot deze functie via de Invoegen tabblad telkens wanneer u een e-mail beantwoordt (of een nieuwe maakt).
Om een nieuw fragment aan Quick Parts toe te voegen, opent u eenvoudig een nieuwe e-mail, typt u uw bericht of woordgroep en markeert u de tekst. Ga dan naar
Invoegen > Snelle onderdelen > Selectie opslaan in galerij met snelle onderdelen. U kunt dit fragment gaan gebruiken wanneer u maar wilt.2. Hergebruik veelgebruikte berichten met e-mailsjabloon
Net als bij Quick Parts helpen e-mailsjablonen in Outlook u tijd te besparen door eerder opgestelde berichten opnieuw te gebruiken. U hoeft dezelfde e-mail niet meer opnieuw te typen, u hoeft alleen maar uw vooraf gemaakte e-mailsjabloon op te halen. Het voordeel ten opzichte van Quick Parts is dat u ook het onderwerp en de ontvangers kunt invullen, niet alleen de hoofdtekst.
Om een e-mailsjabloon te maken, maakt u eenvoudig een nieuwe e-mail aan en typt u uw bericht. U kunt ervoor kiezen om de ontvangers en onderwerpregels leeg te laten. Ga dan naar Bestand > Opslaan als. Sla de e-mail op als een Outlook-sjabloon in de standaardmap.
Klik op om het sjabloon te gebruiken Nieuwe items van jouw Thuis tabblad. Selecteer Meer items > Formulier kiezenen verander de Kijk in veld naar User-sjablonen in bestandssysteem. Daar kunt u een e-mailsjabloon kiezen die u eerder heeft gemaakt.
3. Vereenvoudig frequente acties met snelle stappen
Quick Steps zijn door de hemel gezonden voor mensen die constant dezelfde reeks acties uitvoeren op e-mails die ze ontvangen. Als u bijvoorbeeld na werktijd een dringende e-mail van een collega ontvangt, markeert u deze, wijzigt u de status in zeer belangrijk en stuurt u een antwoord met de tekst: "Ik bel u morgen terug."
Dit kan te vervelend zijn als je niet graag meer dan 30 seconden besteedt aan het beantwoorden van e-mails als deze. Dus in plaats van de bovenstaande stappen handmatig uit te voeren, kunt u uw actie gewoon automatiseren met Quick Steps.
Je vindt deze functie eenvoudig op de Thuis tabblad van uw Outlook-app. Er zijn hier al standaard Quick Steps beschikbaar, zoals "Klaar" waarmee de e-mail als voltooid wordt gemarkeerd, naar een map wordt verplaatst en als gelezen wordt gemarkeerd. "Naar Beheerder" die de e-mail doorstuurt naar uw manager; En "Beantwoorden en verwijderen" waarmee een antwoord wordt verzonden en het oorspronkelijke bericht wordt verwijderd. U kunt echter ook uw eigen reeks acties aanpassen.
4. Maak regels voor beter e-mailbeheer
Regels lijken enigszins op Quick Steps, omdat ze u ook in staat stellen inkomende (en uitgaande) e-mails op een specifieke manier af te handelen. Regels kunnen bijvoorbeeld e-mails van John Doe naar de map Archief verplaatsen en ze als gelezen markeren. Je kunt ook Regels gebruiken om automatisch CC of BCC jezelf in Outlook.
In tegenstelling tot Snelle stappen, waarbij u een bepaalde Snelle stap moet kiezen voordat deze op een bericht kan worden toegepast, zijn regels echter automatisch. Zodra u een e-mail ontvangt die voldoet aan de voorwaarden die u in de regel stelt, zijn de acties die u hebt geselecteerd automatisch van toepassing. Dit maakt het organiseren van je inbox een stuk minder stressvol. U kunt uw eigen regel maken door te navigeren naar Home > Regel > Regel maken.
5. Stuur automatische afwezigheidsantwoorden terwijl u weg bent
Tenzij je een superworkaholic bent en bang bent iets te missen, hou je er waarschijnlijk niet van om je e-mails te checken terwijl je op vakantie bent. U houdt er echter ook niet van om uw collega's en klanten te laten hangen. Daarom is het belangrijk om Automatische antwoorden in te stellen totdat je weer in de werkmodus bent.
Automatische antwoorden zijn precies wat de naam aangeeft. Als het voor een bepaalde tijd is ingeschakeld, ontvangen mensen die je gedurende die tijd een e-mail sturen automatisch een antwoord met het bericht dat je hebt opgesteld in de instelling Automatische antwoorden. Navigeer naar om er een te maken Bestand > Info > Automatische antwoorden.
6. Sorteer eenvoudig door uw inbox met opruimen
Het laatste wat je wilt zien als je terugkomt van vakantie, is een inbox vol met honderden overbodige e-mails. Hoewel u dit niet kunt voorkomen, is er een manier waarop u dit kunt doen Outlook minder afleidend maken: de functie Opschonen.
Hiermee worden overbodige berichten uit e-mailthreads verwijderd, zodat u minder berichten kunt lezen maar toch het hele gesprek kunt begrijpen. Jij en Claire hebben bijvoorbeeld een e-mail ontvangen van Louie. Claire antwoordde en nam het oorspronkelijke bericht van Louie op in haar antwoord. Clean Up verwijdert dan de e-mail van Louie omdat de inhoud ervan al in Claire's antwoord te vinden is.
Als u bang bent dat deze functie belangrijke e-mails zou kunnen verwijderen, kunt u altijd naar de map Verwijderde items gaan, waar de gedupliceerde berichten worden verplaatst. Om Clean Up te gebruiken, gaat u naar de Thuis tabblad en klik Opruimen in de Verwijderen sectie.
7. Gebruik voorwaardelijke opmaak om belangrijke berichten te markeren
Als u iemand bent die honderden e-mails per dag ontvangt, is het gemakkelijk om de belangrijkste uit het oog te verliezen, zoals die van uw baas of uw klant. Dit is waar voorwaardelijke opmaak in het spel komt.
Met deze Outlook-functie kunt u bepaalde e-mails aanpassen zodat ze uit uw inbox springen. U kunt bijvoorbeeld een voorwaardelijke opmaak maken om het lettertype van de e-mails van uw baas te wijzigen in Comic Sans. U kunt het ook zo maken dat alle berichten met "Vergadering" in de onderwerpregel een levendige roze tint krijgen. U vindt de instellingen voor voorwaardelijke opmaak in Bekijken > Bekijk instellingen.
Wees een Microsoft Outlook Pro met deze tips en trucs
Deze zeven geavanceerde tips en trucs komen nauwelijks aan de oppervlakte van de functies van Outlook. Hoe meer u de app gebruikt, hoe meer u zeker nieuwe en handige functies zult ontdekken die uw e-mailbeheer een boost kunnen geven.