Afspraakslots zijn handige dingen, maar ze maken geen deel uit van de meeste gratis online agendaservices. Dus als u Google Agenda gebruikt, moet u ook een service zoals Calendly of WhenIsGood gebruiken om daadwerkelijk afspraken met iemand anders te plannen. Rechts?
Als je een persoonlijk Google-account hebt, is dat nog steeds het geval. Als je echter een Google-account hebt via je werkgever of onderwijsinstelling, heb je nu toegang tot afspraakslots in Google Agenda. Hier zullen we het hebben over hoe u deze tool voor de eerste keer instelt en hoe u deze in de toekomst kunt gebruiken.
Afspraakslots instellen in Google Agenda
Om aan de slag te gaan met de Afspraak Slots-tool, navigeert u naar uw Google Agenda en klikt u op de Creëren knop linksboven. Dit opent een vervolgkeuzemenu. Selecteer de onderste optie, Afspraak schema. De eerste keer dat u dit doet, wordt u door een reeks pagina's geleid om de functie in te stellen voor toekomstig gebruik.
1. Uw kalender maken
Dit begint met de naam van uw afsprakenkalender. Als u een zakelijk account gebruikt, kan dit de naam van uw bedrijf zijn. Als je een onderwijsaccount gebruikt, kan dit je naam en hoofdvak zijn, of je rol bij de instelling. In beide gevallen kunt u ook een foto en een korte beschrijving toevoegen.
Ook kunt u uw algemene beschikbaarheid invullen (welke uren op welke dagen van de week) en hoe lang uw afspraken zijn. U kunt ook een instellen Algemene beschikbaarheid voor hoe ver vooruit je bereid bent om afspraken te plannen.
Tot nu toe heeft het meeste hiervan alleen maar bepaald hoe uw afspraakslots zullen werken. Als u Google Agenda hiervoor niet wilt gebruiken, vindt u hier enkele van de beste apps voor het plannen van vergaderingen om te gebruiken in plaats van.
2. Uw pagina en formulieren maken
Vanaf hier begin je met het maken van de naar buiten gerichte elementen in Google Agenda. Uw afsprakenkalender krijgt een eigen boekingspagina en een formulier met een deelbare link die u naar anderen kunt sturen zodat zij vergaderingen met u kunnen inplannen. Elke vergadering kan ook een beschrijving van die specifieke afspraak bevatten.
U kunt ook instellingen beheren voor herinneringen aan afspraken en vergaderlocaties, of dat nu een fysieke ruimte, een telefoonnummer of een link voor videogesprekken is. Wanneer alle begeleide instellingen zijn voltooid, klikt u op het blauwe Klaar knop in het afsprakenvenster en u bent klaar om afspraken te plannen.
Als uw planning verandert, doorloopt u dezelfde reeks om uw beschikbaarheid, locatie of andere informatie aan te passen wanneer deze verandert.
Uw afsprakenkalender gebruiken
Als u naar uw Google-agenda kijkt wanneer u geen afspraken heeft, wordt uw beschikbaarheid van afspraken weergegeven als een smalle kolom aan de linkerkant van uw normale dag in één oogopslag. Een rasterpictogram bovenaan opent een speciaal menu waar u uw planning kunt bekijken en toegang krijgt tot de link naar uw planningsformulier.
U kunt deze link naar anderen sturen zodat zij met u kunnen inplannen, maar u kunt deze ook zelf invullen, inclusief het toevoegen van andere e-mailadressen aan het evenement als uw gasten. Waarom zou je zelf afspraken willen maken?
- Het is gemakkelijker dan terug te gaan door de afspraakinstellingen om uw beschikbaarheid te wijzigen.
- Het helpt u bij het beheren van evenementen en beschikbaarheid in meerdere agenda's.
- Het is gemakkelijker als u telefonisch of persoonlijk een afspraak plant in plaats van per e-mail.
Als je een afspraak hebt, verschijnt deze net als andere afspraken in je Google Agenda. Als u de afspraak wilt bekijken, bewerken of verwijderen, klikt u erop in uw agenda.
Alle opties staan in de rechterbovenhoek van de gebeurtenistegel, inclusief het prullenbakpictogram om de gebeurtenis uit je planning te verwijderen. Bovendien zijn er enkele handige add-ons voor Google Agenda die u kunt gebruiken om uw ervaring te verbeteren.
Nog een handige functie voor de Google Suite
De afspraakslots in Google Agenda zijn niet voor alle gebruikers beschikbaar en het is niet zo intuïtief als de bekendere Google Suite-functies. Maar het voegt veel nut toe, vooral voor mensen die Google Agenda regelmatig gebruiken in hun professionele of educatieve workflows.