Microsoft Outlook is ieders favoriete e-mailclient. Het is gemakkelijk te gebruiken, met tal van productiviteitsverhogende functies die regelmatig worden gebruikt in een zakelijke omgeving. Je voert gedurende de dag vaak handelingen repeterend uit binnen Outlook.
Gelukkig heeft Microsoft een handige productiviteitsverhogende functie toegevoegd, Quick Steps genaamd, om een reeks stappen te helpen automatiseren. Lees verder terwijl we vertellen wat Quick Steps is en hoe u er het beste van kunt maken om productiever te worden in Outlook.
Wat zijn snelle stappen in Microsoft Outlook?
Quick Steps is een gebruiksvriendelijke productiviteitsfunctie die beschikbaar is in Outlook 2013 en later. Het maakt het mogelijk om snel een reeks van meerdere repetitieve acties te automatiseren. Het automatiseren van deze taken heeft als bijkomend voordeel dat het gemakkelijker wordt om meerdere mailboxen tegelijk te beheren, terwijl het u ook dagelijks kostbare tijd bespaart.
U kunt Quick Steps gebruiken voor verschillende scenario's. Een dagelijks gebruiksscenario kan zijn dat een e-mail tegelijkertijd automatisch naar een specifieke map wordt verplaatst
e-mail doorsturen naar een collega en markeren als cruciaal met slechts één enkele klik.Microsoft Outlook biedt u standaard enkele veelgebruikte Snelle acties. U kunt ze gebruiken zoals ze zijn of de standaard Quick Steps aanpassen aan uw behoeften. Als dat niet genoeg is, kunt u een aangepaste Quick Step maken om uw routineworkflow te verbeteren.
Standaard snelle stappen gebruiken in Microsoft Outlook
In Microsoft Outlook kunt u de standaard Quick Steps eenvoudig direct gebruiken. Er zijn vier vooraf gedefinieerde Quick Steps in Outlook (als onderdeel van Office 365): Verplaatsen naar, Naar Manager, E-mail team, En Beantwoorden en verwijderen.
U moet deze configureren met de juiste e-mailadressen van ontvangers en voorkeursmappen voordat u ze voor de eerste keer kunt gebruiken. Om de Verplaats naar Snelle stap, volg de onderstaande stappen:
- Van de Thuis tabblad, klik op Verplaats naar van de Snelle stappen sectie.
- In de Eerste keer instellen dialoogvenster, kies de map waarnaar u e-mails wilt verplaatsen en hernoem de Quick Step indien nodig.
- Klik op Redden, en je bent klaar om e-mails snel te verplaatsen.
- Selecteer de e-mail die u naar een andere map wilt verplaatsen en klik op de opgeslagen Quick Step van de Thuis tabblad. Outlook verplaatst de e-mail direct naar de geconfigureerde map.
U kunt de andere standaard Quick Steps op een vergelijkbare manier configureren. Misschien ben je ook geïnteresseerd in leren hoe u uw e-mails in Microsoft Outlook op uw computer kunt archiveren.
Een aangepaste snelle stap maken in Microsoft Outlook
Als u merkt dat de standaard Quick Steps niet bij uw workflow passen, kunt u eenvoudig een aangepaste Quick Step maken. Dit kan een eenvoudige handeling zijn, zoals het verwijderen of doorsturen van een e-mail, of een reeks acties, zoals het doorsturen van een e-mail naar een collega en deze vervolgens naar een speciale map verplaatsen.
Eenmaal ingesteld, kunt u deze veeleisende taken met slechts één klik automatiseren. Voor dit voorbeeld gaan we een aangepaste Quick Step maken in Microsoft Outlook die:
- Verplaatst een e-mail naar een andere map
- Markeert de e-mail als ongelezen
- Stuurt de e-mail door naar een collega
- Markeert de e-mail als belangrijk
Zo gaan we het instellen:
- Selecteer de Maak nieuw optie uit de Snelle stappen tabblad groep onder Thuis.
- Geef je Quick Step een naam onder de Naam veld (we noemen het demo).
- Uit de vervolgkeuzelijst onder de Acties sectie, selecteer eerst Verplaatsen naar map en zal de bestemmingsmap kiezen.
- Klik op de Actie toevoegen knop en selecteer markeren als ongelezen.
- Klik nogmaals Actie toevoegen om het doorsturen van e-mail in te stellen en kies Vooruit.
- In de Naar… Voer in het veld het e-mailadres in waarnaar u de e-mail wilt doorsturen of selecteer er een uit uw adresboek.
- Ten slotte klikken we door Actie toevoegen om de vlagstatus op te nemen.
- Optioneel kunt u ook een Sneltoets uit de vervolgkeuzelijst.
- Als je klaar bent, klik je op Finish.
- U kunt uw aangepaste Quick Step gebruiken vanuit de Snelle stappen sectie of de geconfigureerde sneltoets.
Microsoft Outlook is even productief als altijd
Quick Steps in Microsoft Outlook is een bewijs van de reputatie van Outlook als een professionele e-mailclient die routinewerk gemakkelijk maakt. Als u ooit overweegt over te stappen van Microsoft Outlook, zult u aangenaam verrast zijn door de functies van andere e-mailclients.
