Er zijn twee manieren om een ​​taak te vergeten. De eerste manier, je schrijft het niet op, maar uiteindelijk herinner je het je precies op het verkeerde moment. De andere, de taak laat je volledig achter totdat iemand je verantwoordelijk houdt. Geen van beide situaties is leuk.

Daarom is het ideaal om je to-do lijst te koppelen aan een backlog. Het is ook handig als u het ergens toegankelijk houdt, zoals Google Spreadsheets. Dus, hoe creëer je een achterstand en gebruik je deze naast een takenlijst in Google Spreadsheets? Lees verder om erachter te komen.

Wat is een backlog en waarom zou je er een gebruiken?

Als je gewoon alles wat je moet doen op één lopende lijst houdt, heb je nooit het gevoel dat je iets gedaan krijgt. Met behulp van een backlog kun je al je to-do's die momenteel geen prioriteit hebben ergens anders parkeren en je volledige focus richten op je dagelijkse lijst. Hoewel achterstallige taken nog steeds belangrijk zijn, staan ​​ze voorlopig in de wacht totdat je klaar bent om ze aan te pakken.

instagram viewer

U hebt bijvoorbeeld al een lijst met dingen die u doorwerkt en een collega vraagt ​​u om hun presentatie te proeflezen. Je zou het op je backlog zetten zodat je het verzoek van je collega niet vergeet, en het is er om je eraan te herinneren bij het schrijven van je volgende lijst.

Een achterstand bijhouden is ideaal omdat het voorkomt dat taken tussen wal en schip vallen. Het helpt u ook om gefocust te blijven op uw huidige lijst in plaats van in nieuwe projecten of verzoeken te duiken zodra deze zich voordoen. Terwijl je het opschrijft, erken je dat je er later op terug zult komen, dus je hoeft je er nu geen zorgen over te maken.

Een takenlijst maken met het bijhouden van achterstanden in Google Spreadsheets

Jij kan maak een eenvoudige takenlijst in Google Spreadsheets volgende stappen:

  1. Voeg een titel toe aan cel B: 1 van je blad en geef de bovenste rij wat kleur.
  2. Markeer 1-10 cellen in de eerste kolom van uw blad door op de koptekst te klikken, ongeacht het aantal taken waaraan u dagelijks werkt.
  3. Ga naar Invoegen in het hoofdmenu.
  4. Selecteer Selectievakje.

Nu heb je een eenvoudige checklist.

Klik vervolgens op het plusteken (+) in de linkerbenedenhoek om een ​​nieuw tabblad te maken en het een naam te geven Achterstand- en degene met je huidige lijst Te doen als je dat nog niet hebt gedaan. Voeg op het tabblad Backlog een titel en wat kleur toe aan de bovenste rij.

Als je er geen fan van bent om al je taken op één algemene plek te houden, kun je items specifiek voor een project houden of zelfs gescheiden houden door titels toe te voegen aan meerdere kolommen. Enkele voorbeelden zijn een thuisachterstand, werkachterstand, renovatieachterstand, creatieve achterstand, enz.

Een andere optie is om aparte tabbladen of documenten voor werk, school of thuis bij te houden. Echt, het is wat het beste voor u werkt, maar u wilt ervoor zorgen dat uw lijsten toegankelijk zijn en dat u ze dagelijks gebruikt. Voor sommigen zou het houden van een de ideale aanpak kunnen zijn.

Zodra u uw bovenste rij hebt ingesteld, is het tijd om een ​​inventaris op te maken van alles wat u moet doen. Denk hier niet te lang over na. Voeg het toe aan de lijst als het zinvol is en niet iets dat van nature komt, zoals een dagelijkse gewoonte. Neem daarna even de tijd om de items op uw lijst te bekijken.

Controleer op taken die u mogelijk kunt loslaten. Je wilt bijvoorbeeld leren schilderen, maar het proces voelt nu als een hele klus. Schrap die les uit je achterstand, of als je het echt een keer wilt doen, creëer dan een derde Herzien tab en verplaats ze voorlopig daarheen. Daar kan het niet aan je zeuren terwijl je aan andere dingen werkt.

Taken verplaatsen vanuit uw achterstand in Google Spreadsheets

Begin bij het schrijven van uw dagelijkse takenlijst met het overnemen van onvoltooide taken. Controleer vervolgens je achterstand op items die je die dag prioriteit wilt geven.

Om ze van het ene blad naar het andere te verplaatsen, knipt u de cel en plakt u deze in uw dagelijkse lijst. Door het te knippen in plaats van te kopiëren, wordt het uit je backlog verwijderd. Je zult zien dat de cel nu leeg is, dus je kunt met de rechtermuisknop klikken om hem te verwijderen of hem met iets nieuws invullen.

Om te helpen bij het prioriteren van de items op uw backlog, kunt u een classificatiesysteem maken om de moeilijkheidsgraad, lengte of belangrijkheid van uw taak te beoordelen. Je kunt bijvoorbeeld de cijfers 1-3 in een andere kolom naast een taak gebruiken om jezelf een schatting te geven van hoe belastend een item op je backlog is. Zo voorkom je dat je jezelf te veel uitdagende taken tegelijk toewijst.

Om wat kleurcodering aan uw classificatiesysteem toe te voegen, zou u dat kunnen doen gebruik Conditionele opmaak, gevonden onder de Formaat menu. Kies met de geselecteerde rangschikkingskolom Tekst bevat onder Cellen opmaken als..., voeg het nummer toe aan het veld en selecteer een overeenkomstige achtergrondkleur.

Tips voor het bijhouden van een achterstand in Google Spreadsheets

  • Vermijd het toevoegen van dagelijkse gewoontes aan je takenlijst en achterstand. Het zal ze alleen maar rommelig maken en extra stappen aan het proces toevoegen.
  • Voeg taken toe zodra je eraan denkt of erover leert.
  • Verdeel grotere taken of projecten in kleinere acties om ze minder overweldigend te maken.
  • Controleer vaak op irrelevante of verouderde items om te voorkomen dat je backlog rommelig wordt.
  • Zorg ervoor dat u uw werklast in evenwicht houdt terwijl u items verplaatst. Vul uw dag niet met uitdagende en langdurige taken. Ga ook voor een paar snelle om je vaart erin te houden.
  • Als u uw dagelijkse lijst opnieuw moet prioriteren, zet dan onvoltooide taken terug in uw backlog.
  • Als een item aan blijft of steeds terugkeert naar je backlog, kan dit een teken zijn dat het geen prioriteit heeft, of dat je het bovenaan je lijst moet zetten en het gewoon uit de weg moet ruimen.
  • Om voltooide taken te archiveren, maakt u een nieuw Archief tab, voeg het datumbereik van de week toe aan de bovenkant van uw kolom en knip en plak uw afgevinkte taken hier voordat u uw nieuwe lijst maakt. Verwijder ze anders.
  • Deel de werklast met iemand anders door een teamachterstand aan te maken. Zo pak je taken samen aan en voorkom je overlappingen. Je hoeft ze ook niet te vertellen wat er moet gebeuren en vice versa.

Voorkom dat taken tussen wal en schip vallen met een achterstand in Google Spreadsheets

Als je vaak herinneringen nodig hebt voor taken of ze helemaal vergeet, helpt een achterstand je om er bovenop te blijven. Het zal u ook helpen bij het prioriteren van uw dagelijkse takenlijst en beslissen wanneer u minder zinvolle taken moet overslaan. Dankzij Google Spreadsheets is aan de slag gaan een makkie en heb je er toegang toe op meerdere apparaten.