Het is geen geheim dat werkzoekenden communicatieve vaardigheden nodig hebben. Communicatieve vaardigheden zijn zelfs consequent een van de meest gewilde eigenschappen die rekruteringsmanagers zoeken in sollicitanten. Het hele sollicitatieproces vereist communicatieve vaardigheden: het opstellen van je cv tot het goedkeuren van dat sollicitatiegesprek, daadwerkelijk werken aan de baan en uiteindelijk ontslag nemen (of ontslagen worden).
Nu werken op afstand in opkomst is; communicatieve vaardigheden zijn nog belangrijker geworden voor carrièresucces. Als er tijdens persoonlijke ontmoetingen misverstanden kunnen ontstaan, wat nog meer als de meeste interactie online plaatsvindt? Hier zijn de belangrijkste communicatieve vaardigheden die je nodig hebt om te slagen in je externe baan.
1. Notities maken
Aantekeningen maken is een belangrijke vaardigheid in de digitale wereld, waar we overladen worden met informatie. Een artikel van het Pew Research Center over de negatieve effecten van een digitaal leven citeert een respondent als volgt:
"Een grote impact (van het digitale leven) is de algehele afname van het kortetermijngeheugen, en... wat was de vraag?" - anonieme respondent, Pew Research Center
Omdat we hyperverbonden zijn, is het moeilijk om bij de les te blijven, wat een probleem vormt voor werkgevers en externe werknemers. Als Inderdaad zegt, werkgevers verlangen naar teamleden die instructies kunnen interpreteren en deze effectief aan anderen kunnen overbrengen. Je zult dit zeker niet kunnen doen als je net als die anonieme respondent bent.
Als je constant merkt dat je je taken vergeet, gebruik dan notitie-apps. Er zijn veel online tools die u kunt gebruiken, van zeer eenvoudige apps zoals Microsoft-plaknotities tot de meer gecompliceerde Obsidiaan (voor verfijnde notulisten op steroïden) tot populair Todoist, die een goede plek inneemt tussen de eerste twee.
2. Ontvankelijkheid
Op de fysieke werkplek is het gemakkelijk voor mensen om een praatje met je te maken in je hokje of tijdens de lunch en direct antwoord te krijgen. Op de virtuele werkplek kunt u eenvoudig e-mails, oproepen of instant messages negeren of vergeten te beantwoorden.
Als u niet wilt dat mensen denken dat u aan het werk bent, doe dan uw best om snel te reageren (tenzij u zich in een noodgeval bevindt of op vakantie bent). U kunt gemakkelijk het vertrouwen van uw team of klant verliezen als u niet reageert op de belangrijkste berichten. Probeer deze praktische tips om er zeker van te zijn dat u geen belangrijke berichten mist:
- Stel een schema in om berichten binnen de dag te controleren (sommigen doen dit liever in de middag en reserveren hun meest productieve uren in de ochtend voor diepgaand werk).
- Beheer meldingen op je smartwatch. Bij sommige smartwatches kun je meldingen tijdelijk uitschakelen als je gericht moet werken.
- Voorkom dubbele boekingen en het missen van belangrijke afspraken met de beste gratis online kalenders.
- Breng uw team op de hoogte van uw werkuren als u in verschillende tijdzones werkt of verschillende schema's hebt.
- Stel een terugkerende auto-responder voor vakanties in Gmail in.
- Automatisch beantwoorden van sms-berichten op Android.
- Stuur geautomatiseerde sms-berichten op een iPhone.
Als je iets mist, bied dan snel je excuses aan en maak het weer goed.
3. Online presenteren
Een online presentatie geven is heel anders dan een persoonlijke presentatie geven. Meestal moet u uw eigen technische apparatuur voorbereiden, of moet u coördineren met een andere persoon die zich op een andere locatie bevindt. Verbinding maken met een publiek hangt ook af van oogcontact, gebaren en beweging, waarvan een groot deel online verloren gaat.
Dat gezegd hebbende, zorg ervoor dat je investeert in goede apparatuur en online tools, zodat je professioneel en professioneel overkomt er goed uitzien op een webcam. Oefen met uw presentatie - misschien neemt u zelfs uzelf op met behulp van Weefgetouw schermrecorder - totdat u zeker bent van uw toon, volume, dia's en uiterlijk.
Aangezien uw publiek de meeste tijd interactie heeft met uw dia's, moet u het gebruik van saaie diapresentaties vermijden. U kunt boeiende sjablonen downloaden op sites zoals 24Dia's En Powerpointen. Of je kunt het proberen Presentaties van Canva, waarmee teams kunnen samenwerken aan een presentatie, het publiek vragen kan stellen en meerdere presentatoren dia's kunnen besturen.
4. Constructieve feedback ontvangen en geven
Het is moeilijker om erachter te komen wat klanten en werkgevers van je willen zonder persoonlijk contact. Het is ook een grotere uitdaging om te rapporteren over de voortgang en verwachtingen van het werk in een externe werkomgeving. Je hebt niet eens non-verbale signalen om op te vertrouwen, en je kunt de toon niet echt "interpreteren" op basis van een e-mail.
Stel uw werkproces in met een constructief feedbacksysteem dat de mensen in uw team de kans geeft elkaar eerlijk te beoordelen. U kunt dit doen door:
- Feedbackformulieren: Stel voor een feedbackformulier te gebruiken met bewerkbare sjablonen van Vormstapel of 123FormBuilder.
- Instant Messaging: Stel verhelderende vragen via het instant messaging-kanaal van uw klant/baas. U kunt vragen: "Dus, op basis van uw laatste e-mail, wilt u dat ik..." of "U zei dat ik moest... klopt dit?"
- E-mail: Stel een actieplan op en verzend het zodra u feedback ontvangt waarin u wordt gevraagd uw werk te verbeteren.
5. Professioneel schrijven
Veel van de digitale communicatie gebeurt momenteel schriftelijk, vooral voor teams die lange en onproductieve videovergaderingen de rug hebben toegekeerd. We chatten, e-mailen en sturen formele documenten, waarvoor we allemaal duidelijk moeten schrijven.
Schrijfvaardigheid kan de kenmerken van persoonlijke communicatie niet volledig weergeven, maar ze kunnen effectief informeren, overtuigen, motiveren of het complexe vereenvoudigen als het goed wordt gedaan. Goed schrijven kan ook intieme ruimtes creëren en de indruk wekken van directheid (als je tenminste op tijd communiceert).
Om uw schrijfvaardigheid te vergroten, moet u uw werk altijd bewerken en proeflezen. Het is zo eenvoudig om een grammaticacontrole zoals te installeren Grammaticaal of Hemingway, en gebruik een online thesaurus om foutloze documenten te maken. Om stijl en stem te leren, kun je Kindle-boeken downloaden of lid worden de beste online communities voor schrijvers.
6. Verschillende communicatiekanalen gebruiken
Met zoveel communicatiemiddelen die tegenwoordig beschikbaar zijn, is het belangrijk om te weten welke het meest geschikt zijn om te gebruiken. Moet u een e-mail sturen of instant messaging gebruiken? Is Slack of Microsoft Teams beter? E-mail is doorgaans beter voor het verzenden van gedetailleerde informatie, en sommigen geven de voorkeur aan de gebruikerservaring van Slack, maar uw werkgevers en klanten denken daar misschien anders over.
De beste manier om dit aan te pakken, is door te vragen waar ze de voorkeur aan geven. Terwijl anderen Skype misschien ouderwets vinden, geven sommige klanten er nog steeds de voorkeur aan. Misschien zouden ze zelfs telefoongesprekken verkiezen boven videogesprekken.
Zodra je hun favoriete communicatiekanaal kent, probeer je deze kanalen zelf uit. Lees veelgestelde vragen en bekijk online tutorials als het platform ingewikkeld lijkt. Met een beetje geduld kun je nieuwe tools onder de knie krijgen en meer zelfvertrouwen krijgen.
Bekwame communicators maken betere externe medewerkers
De bekwame communicator van vandaag moet leren hoe hij effectief kan schrijven, aantekeningen kan maken, responsief kan zijn, een online presentatie kan geven, feedback kan geven en ontvangen en verschillende communicatiekanalen kan gebruiken. Ze moeten ook weten welke digitale communicatiemiddelen ze het beste kunnen gebruiken, afhankelijk van de situatie of de voorkeur van de werkgever.
Beheers deze belangrijke communicatieve vaardigheden om het vertrouwen van uw werkgever of klant te winnen en succes te hebben bij werken op afstand. Bent u op zoek naar werk of hoopt u uw andere vaardigheden voor werk te verbeteren? Misschien wil je leren over de vaardigheden die je nodig hebt om een baan te krijgen.
