Lezers zoals jij steunen MUO. Wanneer u een aankoop doet via links op onze site, kunnen we een aangesloten commissie verdienen.
Stel je voor dat je een belangrijke e-mail moet sturen naar een leidinggevende, een klant of zelfs een vriend. Je typt de perfecte brief en drukt op verzenden, in de overtuiging dat je voor de deadline een antwoord krijgt. Wat zou u doen als de e-mail een paar minuten voor uw deadline niet werd bezorgd?
De bovenstaande situatie beschrijft de chaos van teruggestuurde e-mails. Dit artikel gaat in op wat een e-mailbounce is, de soorten e-mailbounces, de oorzaken en hoe ermee om te gaan.
Wat is een teruggestuurde e-mail?
Wanneer je stuur een email dat niet levert, wordt dit een e-mailbounce genoemd. Meestal is er een e-mail bounce-back bericht om u op de hoogte te stellen. In de meeste gevallen informeren ze u ook over de oorzaak van de e-mailbounce.
Er zijn twee soorten e-mail bounces: soft bounce en hard bounce. Laten we eens kijken wat ze betekenen.
Zachte bounce
Soft bounces zijn niet-bezorgde e-mails vanwege tijdelijke oorzaken. Oorzaken van soft bounces zijn gevulde mailboxen, inactieve mailboxen, servers die downtime hebben en te grote e-mailberichten.
Dit soort bounces zijn minder ernstig in vergelijking met harde bounces. Vaak vereisen ze geen actie van u om te worden opgelost. Ze lossen zichzelf automatisch op zodra het probleem dat het veroorzaakt is opgelost.
Hard stuiteren
Wanneer een e-mail niet permanent wordt afgeleverd, wordt deze geclassificeerd als een harde bounce. Oorzaken van hard bounces zijn onder meer een verkeerd gespeld e-mailadres, een niet-bestaand e-mail-ID en een gecrashte server. Zie het als een situatie van het type 'ronduit nee' of 'regelrechte afwijzing'; uw e-mail is niet doorgekomen, en dat zal ook nooit gebeuren.
Mogelijke redenen waarom e-mails kunnen stuiteren
De eerste stap om een bounced e-mail aan te pakken, is weten wat de oorzaak is. Hier zijn enkele mogelijke redenen waarom een e-mail kan stuiteren:
1. Verkeerd gespelde of niet-bestaande e-mailadressen
Sommige teruggestuurde e-mails zijn gemarkeerd als "niet-bestaand e-mailadres"; dit suggereert dat het e-mailadres niet bestaat. Dit kan vaak worden gekoppeld aan een spelfout in de e-mail-ID, of de e-mail is mogelijk verwijderd als deze toebehoort aan een medewerker die ontslag heeft genomen bij een organisatie.
Dat is ook mogelijk het e-mailadres is een vals adres, of een willekeurig gegenereerde e-mail die door mensen is gemaakt om hun oorspronkelijke e-mail op te ruimen. In deze gevallen kunt u geen e-mail naar het adres sturen.
2. Problemen met de server
Sommige teruggestuurde e-mails kunnen zijn gemarkeerd als "onbestelbaar"; dit is te herleiden naar de e-mailserver van het ontvangende e-mailadres. Meestal is de server overbelast of niet beschikbaar vanwege onderhoud. Als u deze melding herhaaldelijk ontvangt, is de e-mailserver mogelijk afgesloten.
3. Volle brievenbus
E-mails werken met opslag; op dezelfde manier waarop u geen nieuwe applicaties uit uw app store kunt downloaden als u weinig opslagruimte heeft, zal uw ontvanger uw e-mails niet ontvangen met een gevulde mailbox.
Dit is geen groot probleem als de ontvanger zijn e-mail actief gebruikt, omdat hij uiteindelijk zijn mailbox zal opruimen om ruimte te maken voor nieuwe.
4. E-mail grootte
Een andere reden waarom uw e-mail zou kunnen stuiteren, is dat de grootte te groot is. Dit is gebruikelijk wanneer een e-mail bijlagen heeft. Gmail verzendt bijvoorbeeld geen e-mails met bijlagen groter dan 25 MB. De meeste populaire e-mailproviders hebben vergelijkbare limieten.
5. Geblokkeerde rekening
Als de ontvanger u heeft geblokkeerd om contact met hen op te nemen, worden al uw e-mails naar dat e-mailadres teruggestuurd en ontvangt u hierover een melding. Misschien hebben ze dat ook zware spamfilters die e-mails blokkeren die verdacht kunnen lijken.
6. Vakantie/automatisch beantwoorden
Als mensen op vakantie gaan, willen ze graag weg van alles en iedereen, waardoor slechts een klein percentage van de mensen toegang heeft. Meestal hebben ze een aparte lijn of e-mail waarmee ze bereikbaar zijn, terwijl de reguliere contactkanalen in vakantiemodus staan.
Als ze in die modus blijven, zullen uw berichten naar dat e-mailadres herhaaldelijk stuiteren.
Hoe een e-mail die is teruggestuurd op te lossen
Het kan frustrerend zijn om te horen dat uw e-mail is teruggestuurd, vooral wanneer de inhoud tijdgevoelig of belangrijk is. Gelukkig hoef je je armen niet te vouwen en toe te kijken wanneer dit gebeurt. Hier zijn vier manieren om bounced e-mails op te lossen en mogelijk te voorkomen:
1. E-mail-ID's dubbel/controleren
Een van de meest voorkomende redenen voor e-mail bounces is een verkeerd gespelde of niet-bestaande e-mail-ID. Het is een goede gewoonte om de e-mail-ID van uw ontvanger dubbel te controleren voordat u op verzenden klikt. Als u er zeker van bent dat u het juiste adres heeft, wordt dit automatisch geëlimineerd als de oorzaak van een e-mailbounce.
Het kan ook geen kwaad om te bevestigen dat u het juiste adres van de eigenaar heeft wanneer u het ontvangt.
2. Update informatie
Maak er een gewoonte van om uw contactgegevens bij te werken. De situaties van individuen veranderen vaak en uw contacten kunnen de toegang tot hun e-mailadressen kwijtraken of ze wisselen. Neem regelmatig contact op met uw contacten om ervoor te zorgen dat de informatie die u bij u heeft up-to-date is. Dit vermindert het aantal e-mailbounces dat u tegenkomt.
3. Volg de regels voor mailing
Eerder vermeldden we dat sommige e-mails niet worden afgeleverd omdat ze ongelooflijk groot zijn. Gmail beperkt de grootte van uw bijlagen tot 25 MB en andere e-mailproviders hebben vergelijkbare limieten. Maak uzelf vertrouwd met de verschillende regels die gelden voor uw e-mailserver.
Merk ook op dat er verschillende methoden voor u beschikbaar zijn naadloos grote bijlagen e-mailen.
4. Formatteer uw e-mails
Deze slaat de geest van vrijwel ons allemaal over, maar het is belangrijk dat uw e-mail niet is geschreven als spammail. Alle e-mailservers hebben spamfilters die voorkomen dat hun gebruikers worden gebombardeerd met inhoud die hen niet aangaat.
U kunt online bronnen zoals tester.com en isnotspam.com gebruiken om uw e-mail te controleren op spam.
5. Stuur de e-mail later
In het geval van downtime van de ontvangende server, moet u enige tijd wachten om de e-mail opnieuw te verzenden, en als de server weer actief is, wordt uw e-mail afgeleverd. Als dit langer duurt, moet u mogelijk contact opnemen met de contactondersteuning van de e-mailprovider van uw ontvanger om hen op de hoogte te stellen van uw situatie.
Uw e-mail bounce is niet het einde van de wereld
Ook al zijn e-mail bounces niet altijd een reden tot ongerustheid, ze kunnen nog steeds behoorlijk vervelend zijn als je een belangrijke e-mail verstuurt en deze niet wordt afgeleverd. Het kan er zelfs voor zorgen dat u zich zorgen maakt of de ontvanger uw bericht wel of niet heeft ontvangen, maar maak u geen zorgen.
U kunt de situatie oplossen zonder al te veel angst te veroorzaken met de oplossingen die in dit artikel worden vermeld. Er zijn ook andere dingen die u kunt doen om e-mails op te sporen.
