Je zult merken dat je met verschillende taken moet jongleren naarmate je freelancecarrière vordert. Ja, je verdient meer als je meer werkt. En hoewel het geweldig zou voelen om uw inkomensdoelstellingen te halen, zal het op zich nemen van te veel verantwoordelijkheden verwaarloosbare resultaten opleveren. Je zult alleen maar uitgeput raken.
Laten we eens kijken welke taken u kunt uitbesteden aan automatiseringstools om uw drukke agenda vrij te maken. Op die manier heb je meer tijd en energie om je te concentreren op de kritieke gebieden van je freelancebedrijf.
1. E-mailbeheer
Zoals de meeste werkende volwassenen, ontvangt u waarschijnlijk regelmatig honderden e-mails. Het lezen en beantwoorden van berichten vereist geen intense focus, maar ze nemen een deel van je werkdag in beslag. Een Adobe-rapport stelt zelfs dat mensen meer dan vijf uur per dag besteden aan het controleren van e-mails.
Bovendien kun je niet zomaar stoppen met het beantwoorden van e-mails. Verschillende partijen, van internationale freelance klanten tot federale agentschappen, zullen via e-mail contact met u opnemen. In sommige gevallen moet u zelfs snel reageren.
In plaats van uw e-mails klakkeloos te negeren, kunt u overwegen om erin te investeren robuuste tools voor e-mailbeheer. Vind een platform dat bij je past. Ze zijn gespecialiseerd in het organiseren van uw inbox of het stroomlijnen van bulkbezorging van e-mail. Help Scout is bijvoorbeeld uitstekend in het verzenden van bedrijfsbrede aankondigingen, terwijl SaneBox inkomende berichten nauwkeurig sorteert.
2. Planning van berichten op sociale media
Het plaatsen van berichten op sociale media is van cruciaal belang voor het succes van digitale marketing. Door regelmatig contact te hebben met klanten en collega's op afstand, kun je als freelancer een solide online aanwezigheid opbouwen.
Net als e-mailbeheer is het posten op sociale media niet cognitief veeleisend. U kunt geplande inhoud uploaden, reageren op opmerkingen en directe berichten lezen zonder al te veel moeite te doen.
De meeste mensen classificeren het posten op sociale media als oppervlakkig werk. Het kost echter nog steeds veel tijd, vooral naarmate uw aanhang groeit. Je zult merken dat je uren bezig bent met het controleren van je inbox.
Als u de tijd wilt besparen die u besteedt aan het beheren van uw sociale media-accounts, overweeg dan om verschillende functies te automatiseren. Probeer verschillende tools die mogelijk aan uw behoeften voldoen. Bijvoorbeeld, inhoudskalender-apps laat je berichten van tevoren plannen, terwijl analysetools je algehele prestaties op sociale media kwantificeren.
3. Onboarding van klanten
Client onboarding zet de toon voor elk freelance project. Jij en je klant zullen in deze fase deadlines plannen, verwachtingen opnieuw beoordelen, taken toewijzen en doelstellingen benadrukken. Door het proces te haasten ontstaan vage, onhaalbare doelen. Als alternatief belemmert het overmatig analyseren van triviale details en het herhaaldelijk beantwoorden van dezelfde vragen de productiviteit.
De meest effectieve, tijdbesparende aanpak is om verschillende onderdelen van het onboardingproces van uw klant te automatiseren. Stel dat u uw nieuwe klanten soortgelijke vragen stelt. In plaats van ze elke sessie door te nemen, kun je een vragenlijst maken of een korte uitlegvideo opnemen. Zorg ervoor dat u de behoeften van uw klant achteraf volledig begrijpt.
4. Potentiële klanten
Veel freelancers vinden het niet leuk om nieuwe klanten te zoeken. Tussen het bereiken van prospects en het bijwonen van eerste consultaties besteedt u gemakkelijk tientallen uren per week aan prospectie. Het ergste van alles is dat je niet eens al je leads converteert. De meeste tijd die u aan jagen en bellen besteedt, wordt geclassificeerd als onbetaald werk, wat uw tijd en geld verspilt.
Gebruik automatiseringstools voor een efficiëntere aanpak. We raden aan om verschillende programma's uit te proberen op basis van de prospectietaken die u wilt automatiseren. Laten we zeggen dat je een schrijver bent. Hulpmiddelen voor het zoeken naar e-mail kunnen de redacteuren en beheerders van verschillende websites traceren die werken met inhoudschrijvers en gastbloggers.
5. Afspraak boeken
Veel freelancers besteden evenveel tijd aan het plannen van vergaderingen als aan het bijwonen ervan. Afhankelijk van het verschil tussen u en de tijdzones van uw klant, kunt u meerdere dagen heen en weer berichten sturen.
Dat gezegd hebbende, e-mails zijn maar een paar klikken nodig om te verzenden. Meer dan een uur of twee uittrekken voor het plannen van afspraken is onredelijk en onproductief.
Gebruik een app voor het boeken van afspraken om het proces te stroomlijnen. Platforms zoals Google Agenda en Calendly stellen gebruikers in staat om snel vergaderingen te plannen en hun voorkeursdatums te selecteren in aangepaste agenda's, die hosts kunnen aanpassen. Stuur de deelnemers eenvoudig uw uitnodigingslink en wacht op hun reactie.
6. Workflow management
Freelancers onderschatten vaak de tijd die nodig is om een project te voltooien. Laten we zeggen dat je een contentschrijver bent. Zelfs als je 500 tot 600 woorden per uur kunt schrijven, is het onwaarschijnlijk dat je 5.000 woorden afmaakt in een dienst van 10 uur. Je zult tenslotte ook onderwerponderzoek en conceptbewerkingen moeten doen.
Werkprojecten komen altijd met minutieuze beheertaken. Hoewel de meeste slechts een paar minuten duren, moet u er toch omheen werken en uw schema dienovereenkomstig aanpassen.
Diepgaand workflowbeheer kost tijd. Automatiseer het in plaats daarvan met een projectmanagementtool. Populaire apps zoals Asana of Trello kunnen helpen bij bijna elk aspect van het proces, van het stellen van haalbare deadlines tot het afronden van projectdetails. Op die manier heb je meer tijd en energie om je te concentreren op je kerntaken.
7. Contract opstellen
Als freelancer verwachten opdrachtgevers dat je projectcontracten aanlevert. U zult waarschijnlijk uw tarieven, garanties, verantwoordelijkheden en doelstellingen moeten schetsen, plus eventuele bepalingen met betrekking tot de bestelling van de klant.
Een volledig nieuw contract schrijven duurt meestal een paar uur. U kunt sjablonen online ophalen, maar u moet nog steeds een uur of twee reserveren voor bewerking. Generieke overeenkomsten brengen immers uw freelancebedrijf alleen maar in gevaar.
In plaats van willekeurige contractconcepten te kopiëren en plakken, bespaart u meer tijd door het proces over te dragen aan een automatiseringstool. Er zijn meerdere apps die op maat gemaakte contractconcepten produceren. Ze kunnen binnen enkele minuten visueel aantrekkelijke contracten opstellen waarin de reikwijdte, beperkingen en wettelijke vereisten van uw freelanceprojecten worden uitgelegd.
8. Fundamentele financiële tracking
Het bijhouden van uw financiën wordt een grotere uitdaging naarmate uw freelancebedrijf groeit. U moet alle betalingen van elke klant registreren. Afhankelijk van uw ordervolume kan zelfs eenvoudig financieel beheer enkele uren in beslag nemen.
Veel professionals huren accountants in om hun financiën te beheren. Hoewel u ook met een financiële professional kunt werken, kunt u overwegen om eerst automatiseringstools te gebruiken. U hoeft zelfs niets te betalen. Een snelle Google-zoekopdracht zal er verschillende onthullen eenvoudige, gratis Excel-spreadsheetsjablonen voor persoonlijke financiën u kunt aanpassen.
Word een productievere freelancer door taken te automatiseren
Taakautomatisering zal je freelance carrière naar een hoger niveau tillen. Voel je echter niet verplicht om vanaf het begin een volledig functioneel, efficiënt geautomatiseerd systeem uit te voeren. Workflowautomatisering kost tijd. Elimineer eerst kleine, vervelende taken en werk vervolgens geleidelijk toe naar het automatiseren van meer kritieke administratieve verantwoordelijkheden.
Koop ook niet lukraak premium automatiseringstools. Er zijn verschillende gratis softwareprogramma's en mobiele apps op de markt. Met de juiste strategie kunt u ze al gebruiken om verschillende dagelijkse functies van uw freelancebedrijf te automatiseren.
