In de meeste werkomgevingen zijn uw workflowprocessen meestal al aanwezig zodat u ze kunt volgen. Als freelancer is dit echter iets dat je zelf zult moeten ontwikkelen en uitvoeren. Dit kan in het begin intimiderend zijn, maar na wat experimenteren kan de flexibiliteit om uw eigen workflowdocumentatie te kiezen, krachtiger zijn.
Waarom de moeite nemen om uw workflowproces te documenteren?
Wacht even - als niemand u dwingt uw workflow te documenteren, waarom zou u zich dan druk maken? Is dat niet waar "je eigen baas zijn" om draait?
Het is waar: als freelancer kun je besluiten om niet veel te documenteren als je dat niet wilt. Maar documenteren uw workflowproces kan u helpen bij het budgetteren van tijd, het onderhouden van betere relaties met klanten en het factureren van uw werk.
Je zou kunnen proberen om het een tijdje zonder document te doen. Maar naarmate uw freelancecarrière vordert, zult u waarschijnlijk merken dat u steeds meer documenteert. Dit kan een lang en pijnlijk proces zijn. De tijd nemen om uw documentatie op te stellen, is beslist de gemakkelijkere, zachtere manier.
Uw workflowproces in beeld brengen
Het documenteren van uw workflowproces kan behoorlijk abstract en rommelig lijken als u er niet aan gewend bent. Verder kan het er behoorlijk anders uitzien, afhankelijk van het soort werk dat je doet. Je zou kunnen overwegen dit artikel te volgen met een project dat je al hebt voltooid. Dat kan u helpen begrijpen hoe een project mislukt.
1. Splits uw taak op
De eerste stap is het opsplitsen van je taak in delen. Als schrijver of redacteur kan dit de hoofdlijnen van een boek of artikel zijn. Als je een artiest bent, kunnen dit verschillende vlakken of componenten van het laatste stuk zijn. Wat je ook doet, de taak moet meestal worden opgesplitst in meetbare stappen die samen het uiteindelijke project vormen.
Het opsplitsen van uw taak in delen is om een aantal redenen belangrijk. Ten eerste gaat het de bewegende basisdelen van uw workflowdocumentatie vormen. Verder kan het je psychologisch helpen. Zelfs als je niet zo'n held bent in documenteren, kan het opsplitsen van een taak in delen ervoor zorgen dat een groot project beter beheersbaar wordt.
2. Maak een checklist en een visueel stroomschema
Zodra je je taak hebt opgesplitst, verander je elk onderdeel in een item op een checklist. Net zoals het opsplitsen van uw taak in de eerste plaats, heeft het maken van een checklist twee doelen: het helpt u uw eigen voortgang te volgen en het helpt u uw voortgang aan klanten te communiceren. Misschien vindt u het ook handig om van uw checklist een visueel stroomschema te maken.
Dit is vooral handig als uw project meerdere stappen heeft. Als u bijvoorbeeld een boek aan het bewerken bent, moet elk hoofdstuk mogelijk worden geschetst, opgesteld, geciteerd en bewerkt. Het zou rommelig zijn om zoiets op een papieren checklist te detailleren, vooral als je met meerdere taken tegelijk werkt, of als de taken heen en weer kunnen gaan door stappen.
De oplossing die u voor dit soort instellingen gebruikt, kan afhangen van hoe autonoom u bent. Als je min of meer in een vacuüm werkt (zoals sommige freelancers doen), kan je visuele stroomschema plaknotities op een whiteboard zijn. Als u nauw samenwerkt met uw klant of met andere aannemers, zou dat kunnen gebruik een deelbaar workflowplatform zoals Trello.
3. Definieer doelen en doelstellingen
Deze stap lijkt misschien een beetje overbodig. Waarom heb je doelen en doelstellingen nodig als je al een checklist hebt?
Zelfs met een checklist kun je niet het hele project in één keer doen. U moet nog steeds beslissen hoeveel van uw project u in een dag of een week wilt doen, of gewoon tussen de check-ins met uw klanten door.
Om terug te keren naar het boekvoorbeeld: wilt u alle hoofdstukken schetsen voordat een van de hoofdstukken wordt opgesteld? Wil je beginnen met het opstellen van een hoofdstuk terwijl het vorige hoofdstuk nog moet worden bewerkt? Dit zijn vragen die alleen jij kunt beantwoorden. Als u ze echter van tevoren beantwoordt, kunt u georganiseerd blijven.
Nogmaals, het hebben van duidelijke doelen en doelstellingen kan u op de hoogte houden van uw project, maar kan u ook helpen communiceer met uw klant over hoe het project verloopt - en hoe u verwacht dat het zal komen langs.
4. Budget en volgtijd
Wanneer u uw doelen en doelstellingen hebt bepaald, is het tijd om uw tijd te budgetteren.
Hoeveel tijd heb je om het hele project te voltooien? Hoeveel tijd heb je binnen dat tijdsbestek aan dit project te besteden? Hoeveel van die tijd moet worden uitgetrokken voor elke doelstelling? Heb je alle tijd van de wereld of heb je die nodig? prioriteiten stellen en misschien wat extra's missen deadlines halen?
Als u per uur wordt betaald, houdt u natuurlijk uw tijd bij. Vergeet niet te noteren hoeveel van die tijd in elke stap van het project is gestoken. Op die manier heb je een beter idee van hoeveel tijd je nodig hebt, zowel voor dit project als voor het budgetteren van tijd voor toekomstige projecten.
Als je wordt betaald per project of resultaat, zoals sommige freelancers doen, kan het verleidelijk zijn om de tijd helemaal niet bij te houden. Maar nogmaals, als u begrijpt hoe u uw tijd gebruikt, kunt u een betere en efficiëntere freelancer worden. Overweeg dus om uw tijd bij te houden en te budgetteren, zelfs als niemand u dwingt.
Bekijk, bewaak en optimaliseer
Neem tijdens individuele projecten en na elk project de tijd om na te denken over de documentatie van uw workflowproces. Waren er dingen waarvan je merkte dat je ze verder afbrak naarmate je verder ging? Kostten sommige taken u meer of minder tijd dan u had verwacht? Waren je doelen te groot om realistisch te zijn of te klein om behulpzaam te zijn?
Door dit soort werk tijdens een project te doen, kun je de rest van het project zo efficiënt mogelijk werken. Door dit soort werk tussen projecten door te doen, kunt u nauwkeurigere offertes aan toekomstige klanten geven en uw eigen tijd op beheersbare en effectieve manieren indelen.
Je bent het werk waard
De meeste klanten vragen niet expliciet om workflowdocumentatie. Het kan gemakkelijk zijn om "freelancer tunnelvisie" te krijgen, wat de dwang is om niets te doen dat verder gaat dan wat de klant expliciet vraagt. Maar door wat extra werk te doen om uw planning te verfijnen, kunt u een efficiëntere freelancer worden. En dat is goed voor iedereen.
