Terwijl u de virtuele werkomgeving en gedigitaliseerde processen van vandaag omarmt, is het belangrijk om te overwegen hoe u de documentatie van uw werkplek het beste kunt beheren. Een effectieve strategie voor digitale documentatie is cruciaal voor het behoud van een samenhangend personeelsbestand. Dit wordt relevanter wanneer u geografisch verspreide teams heeft, zoals vaak het geval is bij externe medewerkers.
Uw mensen kunnen niet langer vertrouwen op archiefkasten en papieren documentatie om toegang te krijgen tot werkplekinformatie en deze bij te houden. Dit artikel behandelt best practices en tools voor effectieve digitale documentatie op uw externe werkplek.
1. Schrijf beknopt
Lezers waarderen beknopt schrijven, vooral op een afgelegen werkplek waar mensen niet zomaar kunnen langskomen om opheldering te vragen. Dit betekent dat het essentieel is om uw gedachten goed te ordenen en zo duidelijk mogelijk te zijn in uw documentatie. Vermijd bij het schrijven van werkplekdocumenten overbodige zinnen, lange zinnen en onnodig jargon.
Gebruik lijsten met opsommingstekens om belangrijke informatie te markeren en grote stukken tekst op te splitsen in alinea's. Dit is vooral handig wanneer u grote hoeveelheden informatie wilt communiceren, omdat het de tekst opsplitst in verteerbare stukjes en het scannen vergemakkelijkt. Daarnaast wilt u ook woorden gebruiken die iedereen op uw werkplek begrijpt, ongeacht technische expertise. Ten slotte altijd zelf uw werk bewerken om uw schrijven te verbeteren voordat u het verzendt; een extra paar ogen kan ook helpen om eventuele fouten op te vangen.
2. Bewaar digitale documenten op een gecentraliseerde locatie
Gemakkelijke toegang tot documenten op de werkplek is van cruciaal belang voor werknemers op afstand. Niemand wil tijd verspillen met het doorspitten van Slack-berichten of oude e-mails om essentiële informatie te vinden. Jij kan een interne wiki opzetten of gebruik kennisbanksoftware om deze uitdaging te overwinnen. Een interne wiki biedt een gecentraliseerde, doorzoekbare opslagplaats voor al uw werkplekdocumentatie, inclusief bedrijfsbeleid, notulen van vergaderingen, tutorials en onboarding-documenten, om er maar een paar te noemen.
Interne wiki-tools zoals Tettra laat u documenten op één plek maken, bewerken en opslaan en ze met slechts een paar klikken delen met uw team. Als uw organisatie voortdurend met klanten communiceert en u interne en externe documentatie op dezelfde plek wilt bewaren, kennisbank hulpmiddel leuk vinden Document360 is misschien een betere oplossing. Een kennisbank is in wezen een online bibliotheek met interne documenten en bronnen voor klantenondersteuning, zoals veelgestelde vragen, gebruikershandleidingen en productinformatie.
3. Toegangscontrolebeleid afdwingen
Hoewel het hebben van een centrale opslagplaats van werkplekdocumenten essentieel is, wilt u ook beheren wie toegang heeft tot documenten en wijzigingen kan aanbrengen. Mogelijk hebt u specifieke documenten die alleen relevant zijn voor bepaalde afdelingen, of gevoelige bestanden waar alleen beheerders toegang toe hebben. Dit helpt u de documentbeveiliging te handhaven en onbedoelde of ongeoorloofde wijzigingen te voorkomen. Kies dus bij het kiezen van uw werkplekdocumentatietool er een die deze functie ondersteunt en pas de instellingen voor toegangscontrole aan uw organisatorische behoeften aan.
Document360 biedt bijvoorbeeld meerdere accounts waarmee u kunt bepalen hoeveel toegang elke gebruiker heeft tot uw documentatie. Tettra bevat ook een machtigingensysteem waarmee u kunt bepalen wie specifieke documenten kan bewerken, bekijken of publiceren.
4. Neem de best practices voor online beveiliging in acht
Het afdwingen van toegangscontrolebeleid helpt, maar het is niet genoeg om uw werkplekdocumenten te beschermen tegen beveiligingsbedreigingen. Naarmate meer en meer bedrijven online gaan, neemt cybercriminaliteit toe, dus u moet extra voorzorgsmaatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw digitale documentatie beschermd is tegen hackers.
Om een effectieve digitale documentatiestrategie te creëren met veiligheid in het achterhoofd, wil je gemeenschappelijke documenten vermijden beveiligingsfouten op afstand zoals het gebruik van persoonlijke apparaten voor werktaken, het delen van wachtwoorden en het nalaten om beveiligingsupdates te installeren. Daarnaast wil je, naast het maken van sterke wachtwoorden, ervoor zorgen dat je deze regelmatig wijzigt om het risico om gehackt te worden te verkleinen. Bovendien kunt u uw werkplekdocumenten ook versleutelen om een extra beschermingslaag toe te voegen. En tot slot, vergeet niet om een VPN te gebruiken om uw gegevens veilig te houden, vooral wanneer u op openbare wifi werkt.
5. Bewaar back-ups
Ondanks uw inspanningen is er altijd een kans dat uw werkplekdocumenten verloren gaan of beschadigd raken. Hoewel het gebruik van kennisbanktools als uw primaire opslagoplossing het risico op gegevensverlies helpt verminderen, wilt u toch back-ups bewaren voor het geval er iets misgaat. Deze oplossingen kunnen namelijk ook technische problemen ondervinden waar je geen invloed op hebt, wat op zijn minst betekent dat je gedurende die periode geen toegang hebt tot je documenten.
Voor de zekerheid kunt u aanvullende back-upoplossingen overwegen, zoals Google Drive en lokale opslagapparaten. U wilt natuurlijk niet meerdere exemplaren van hetzelfde document bijhouden, dus zorg voor een duidelijke back-upstrategie voordat u werkdocumentatietools gebruikt. Zo weet je zeker dat je documenten altijd beschikbaar zijn wanneer je ze nodig hebt.
6. Digitaliseer uw papieren documenten
Als u nog steeds vertrouwt op papieren documentatie, is dit het moment om over te schakelen op digitale kopieën of op zijn minst digitale kopieën te maken. Dit maakt het niet alleen gemakkelijker om grote hoeveelheden bestanden te beheren, maar het verbetert ook de toegankelijkheid, samenwerking en beveiliging.
U kunt een scanner gebruiken om uw papieren documenten te digitaliseren. Zodra u digitale kopieën van uw documenten heeft, kunt u deze uploaden naar uw werkplekdocumentatietool naar keuze voor gemakkelijke toegang en samenwerking.
7. Gebruik Clear Indexing voor snelle identificatie
Als u veel documenten heeft, kan het een uitdaging zijn om ze bij te houden. Daarom is het gebruik van een duidelijk indexeringssysteem voor uw werkplekdocumenten essentieel. Op deze manier kunt u eenvoudig de bestanden vinden die u nodig hebt, wanneer u ze nodig hebt. Er zijn een paar verschillende manieren om uw documenten te indexeren; u kunt ze bijvoorbeeld beginnen door ze te categoriseren op type, datum of project. Dit maakt het gemakkelijker om specifieke documenten te vinden wanneer u ze nodig heeft.
Een andere optie is om trefwoorden te gebruiken om uw werkplekdocumenten te indexeren. Dit kan vooral handig zijn als u veel bestanden heeft en deze snel moet kunnen zoeken. Welk indexeringssysteem u ook gebruikt, zorg ervoor dat het consistent en gemakkelijk te begrijpen is.
Uw teams op afstand hebben een slimme documentatiestrategie nodig
Documentatie over werkplekken op afstand is essentieel voor de goede werking van uw organisatie. Door een effectieve digitale documentatiestrategie te creëren, kunt u ervoor zorgen dat uw teams snel toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben en productief blijven.
