Het voordeel van het gebruik van software zoals ClickUp of Asana zijn hun kant-en-klare projectborden die minimale aanpassingen vereisen. Maar als u een Notion-gebruiker bent of zou willen zijn, kunt u deze gebruiken Projecten & taken sjabloon om toch in een mum van tijd te plannen.
Weet je niet zeker hoe het werkt? Hier is een snelstartgids om u op weg te helpen.
Takensjabloon in Notion Explained
De taaksjabloon in Notion is in wezen een takenlijst georganiseerd per project. Projecten verschijnen als groepen in de database en de regels of pagina's die u binnen een groep ziet, zijn taken.
Tussen de taken- en projectenpagina's zul je hier het grootste deel van het werk doen. Wanneer u nieuwe groepen en taken toevoegt, verschijnen deze op uw projectenpagina, samen met eventuele wijzigingen die u aanbrengt in de huidige gegevens en eigenschappen.
De standaardeigenschappen op uw taakpagina zijn
Opdrachtnaam, Toestand, Toewijzen, Vanwege, En projecteren. Hier is een kort overzicht van wat iedereen doet:Opdrachtnaam
Opdrachtnaam helpt u snel taken te identificeren, dus u wilt een beetje beschrijvend zijn en ze uniek maken. U kunt ook op een taaknaam klikken om relevante informatie te bekijken of toe te voegen. Als je niet wilt dat het in een gesplitst scherm wordt geopend, kan dat verander de peek-modus van uw pagina in de lay-outinstellingen van uw database hiernaast Pagina's openen in. Deze vind je door op de drie puntjes in de rechterbovenhoek van de database te klikken.
Toestand
Toestand geeft een snel voortgangsoverzicht. Er zijn meerdere statusopties, gecategoriseerd op Te doen, Bezig, En Compleet. Voltooi taken zoals Klaar En Archief vult de voortgangsbalk op uw projectenpagina.
Toewijzen en betalen
Toewijzen laat zien wie eigenaar is van de taak. Vanwege communiceert deadlines en stelt u in staat om herinneringen instellen. Dit zijn duidelijke bewaarders als u met anderen samenwerkt, taken delegeert of een open takenbord maakt.
projecteren
projecteren is een relation eigenschap die de taak koppelt aan het respectievelijke project. Een taak kan slechts aan één project worden gekoppeld. Als u deze kolom niet relevant vindt omdat u uw projecten hebt gegroepeerd, klikt u op de titel en selecteert u Verbergen in zicht om het weg te stoppen. Als u deze verwijdert, wordt de communicatie tussen pagina's verbroken.
Notion's taaksjabloonweergaven
Bovenaan uw takendatabase, onder de titel, ziet u de weergaven Per project, De mijne, En Mensen. Standaard zit je in de projectweergave, waarin je je taken per project organiseert.
De De mijne view maakt een takenlijst van al uw taken en organiseert ze in een checklist. De enige eigenschap die hier schijnbaar niet tot uiting komt, is Toestand, maar als u boven uw kolom met selectievakjes kijkt, ziet u dat deze hetzelfde symbool deelt als de statuskolom in de andere weergave. En als je hier iets afvinkt, wordt het overal elders gemarkeerd als gedaan.
De Mensen view geeft je een snel overzicht van de taken waar jij en je teamgenoten aan werken. Dit is een uitstekende tool om met elkaar in te checken en ervoor te zorgen dat iemands werklast niet te zwaar is.
Een andere manier waarop u taken kunt sorteren, is door filters te gebruiken. U kunt deze vinden onder uw weergaveopties bovenaan uw database en ze gebruiken om op eigenschap te sorteren. Bijvoorbeeld alles bekijken met een Niet begonnen status of alleen taken toegewezen aan specifieke personen.
Projectsjabloon in Notion uitgelegd
In de projectsjabloon vindt u een snel overzicht van al uw projecten. Het gebruikt een meer visuele bordlay-out waar u items tussen statussen kunt slepen en neerzetten.
Op het eerste gezicht kunt u enkele specificaties en voortgang van uw actieve projecten zien dankzij hun eigenschappen. Als je deze invult, verschijnen ze op het bord.
Als u een woning die u zoekt niet ziet, klik dan op het bord om de pagina te openen en u vindt de eigenschappen onder de titel. Hier kunt u de status wijzigen, mensen aan het project toevoegen, de voortgangsbalk bekijken en de tijdlijn toevoegen of bewerken.
Op de projectpagina ziet u ook de takengroep, waar u andere informatie en gegevens kunt toevoegen die relevant zijn voor het project.
De sjabloon voor taken en projecten aanpassen
Natuurlijk wilt u de sjabloon aanpassen en uw eigen maken. Hier is hoe je dat kunt doen.
Eigenschappen toevoegen aan de taakpagina
Om eigenschappen aan uw taakpagina toe te voegen, klikt u op het symbool voor toevoegen in de rechterbovenhoek van de groep. Als je dit doet, verschijnt er een lijst waaruit je kunt kiezen, en van daaruit klik je op degene die je wilt toevoegen. Zodra het in uw database staat, klikt u op de titel om het de gewenste naam te geven.
Statussen wijzigen op de taakpagina
Om uw statuskolom te bewerken of meer opties toe te voegen, klikt u op taakstatus om het menu te openen en te selecteren Eigenschap bewerken aan de onderkant. In de Eigenschap bewerken menu, ziet u drie statuscategorieën: Te doen, In uitvoering en Voltooid. U kunt op de huidige opties klikken om de naam en kleur te bewerken of u kunt het symbool voor toevoegen naast de categorietitel selecteren om iets nieuws toe te voegen.
Eigenschappen toevoegen op de projectpagina
De snelste manier om woningen toe te voegen aan uw projectpagina is door op een van de borden te klikken. Bovenaan de pagina ziet u de optie # meer eigenschappen. Klik daarop en de optie Voeg een eigenschap toe zal verschijnen. Zodra u een eigenschap aan een project toevoegt, ziet u deze ook in al uw andere projecten.
Statussen wijzigen op de projectpagina
Technisch gezien is de eigenschapskolom verborgen op uw projectpagina, dus het kan onduidelijk zijn hoe u deze moet bewerken. Maar als je eenmaal weet waar je moet zoeken, is het een makkie.
Klik op de drie stippen in de rechterbovenhoek van uw database, selecteer Eigenschappen, en kies Toestand. U bevindt zich nu in de Eigenschap bewerken menu, waar u op huidige opties kunt klikken om ze te bewerken en op het symbool voor toevoegen kunt klikken om nieuwe te maken.
Krijg uw taken en projecten georganiseerd met Notion
Hoewel het in het begin misschien ingewikkeld lijkt, als je Notion's opsplitst Projecten & taken sjabloon in kleinere delen en ermee werken, weet u binnen de kortste keren precies wat u doet. De beste plaats om te beginnen is de sjabloon onder de knie te krijgen zoals deze is en later extra's toe te voegen.
