3 effectieve manieren om ChatGPT in Excel te gebruiken

Excel is een ongelooflijk handig hulpmiddel voor het werken met grote hoeveelheden gegevens. Het vinden en implementeren van de juiste formules kan echter soms een complexe en frustrerende ervaring zijn. Gelukkig kan ChatGPT een uitstekende hulpbron zijn om deze uitdagingen het hoofd te bieden.

Met behulp van dit AI-taalmodel kunt u hulp zoeken bij Excel-gerelateerde problemen, formules maken en realtime antwoorden ontvangen om u te helpen het meeste uit Excel te halen. In dit artikel zullen we enkele effectieve manieren onderzoeken om ChatGPT in Excel te gebruiken en ontdekken hoe dit uw ervaring met gegevensanalyse kan verbeteren.

1. Gebruik ChatGPT om formules te maken en te implementeren

Het maken of vinden van de juiste Excel-formules kan intimiderend en tijdrovend zijn. Bovendien, als de formule een fout bevat, kan deze onjuiste resultaten opleveren, die nog ingewikkelder kunnen zijn om op te lossen.

Om al dit gedoe te voorkomen, kunt u ChatGPT vragen om formules voor u te maken, op basis van de specifieke details van wat u wilt dat uw formule doet. Je kunt de chatbot vragen om formules voor te stellen op basis van de taken die voorhanden zijn, of je kunt advies vragen over een formule die je al hebt.

Noteer om te beginnen uw basisvereisten voor de formule. Dit kan een voorbeeld van uw spreadsheet zijn en een beschrijving van de taak die u wilt voltooien. Zodra dat is gebeurd, kunt u ChatGPT vragen om de formule te maken. Dit kan het gebruik van een formule-/functiebouwer zijn of het handmatig toevoegen van de formule aan de spreadsheet.

Hier is een voorbeeld: we hadden een spreadsheet met gegevens over de verkoop van verschillende producten in verschillende steden en we wilden de totale verkoop voor elk product berekenen. We hebben alle benodigde gegevens in ChatGPT ingevoerd en gevraagd om de verkoop van product A te berekenen.

Hier is hoe het reageerde:

We volgden de exacte stappen in onze Excel-spreadsheet en de formule berekende de totale verkoop nauwkeurig.

Wanneer u ChatGPT vraagt ​​om formules voor u te maken, zijn er een paar dingen waarmee u rekening moet houden:

• Hoe meer informatie je geeft, hoe beter. Zorg ervoor dat uw instructies duidelijk en specifiek zijn. Als de spreadsheet niet te lang is, kun je de inhoud ervan kopiëren en aan de chatbot doorgeven voor een nauwkeuriger antwoord. We hebben het er ook over gehad hoe u effectieve ChatGPT-prompts schrijft voor de beste antwoorden in onze vorige gids, waarnaar u hiervoor kunt verwijzen.
• Controleer nogmaals de opmaak en syntaxis van de formules die door ChatGPT zijn gemaakt. Als een van deze onjuist is, retourneert Excel een fout.
• Controleer de resultaten altijd dubbel om nauwkeurigheid te garanderen. Hoewel ChatGPT formules voor u kan maken, heeft het ook bepaalde beperkingen. Het is het beste om de formule te testen op een klein gegevensmonster om er zeker van te zijn dat het nauwkeurige resultaten oplevert.

Door deze punten in gedachten te houden, kunt u de chatbot effectiever en met meer vertrouwen gebruiken om eventuele angsten over het werken met spreadsheets te overwinnen.

2. Gebruik ChatGPT om macro's te maken

Macro's zijn een reeks instructies die Excel vertellen om bepaalde taken in een bepaalde volgorde uit te voeren. Dit betekent dat u met macro's een specifieke reeks acties kunt opnemen en deze later met een enkele klik kunt uitvoeren, zonder dat u de code elke keer handmatig hoeft te schrijven.

Het maken van macro's in Excel kan echter een beetje ontmoedigend zijn, vooral als u niet bekend bent met programmeren of VBA. Gelukkig kan ChatGPT u bij dit proces helpen door nuttige begeleiding en advies te geven.

Laten we een voorbeeld bekijken. We hebben een spreadsheet met verkoopgegevens met de volgende kolommen:

• Naam werknemer
• Regio
• Kwartaal
• Totale verkoop

We willen een filter maken dat de totale verkopen in het eerste kwartaal voor de regio Noord weergeeft. We hebben dit beschreven aan ChatGPT en hiervoor een macro gemaakt, zoals hieronder weergegeven:

Zodra u de vereiste macro hebt, gaan we deze implementeren en uitvoeren:

1. druk de alt + F11 toetsen op uw toetsenbord om de Visual Basic Editor te openen.
2. Navigeer in het volgende venster naar Invoegen > Modulair.
3. Voer hier de code in die u eerder uit ChatGPT hebt gekopieerd.
4. Sluit het dialoogvenster en klik op Bestand > Opslaan als.
5. Vouw de vervolgkeuzelijst Opslaan als type uit en kies Excel-werkmap met macro's.
6. Klik Redden om het macrobestand op te slaan.
7. Ga nu terug naar je werkblad en ga naar de Ontwikkelaar tabblad.
8. Klik op Macro's en kies FilterData van de lijst.
9. Eindelijk, raak Loop.

Deze macro filtert nu uw gegevens om alleen de verkopen voor de getargete regio weer te geven.

3. Gebruik ChatGPT om het verzenden van e-mails te automatiseren

Bij het managen van een groot team kan het automatiseren van taken zoals het verzenden van e-mails een redder in nood zijn. Excel biedt verschillende methoden om het verzenden van e-mails te automatiseren, wat vooral handig is wanneer u regelmatig een groep mensen e-mailt met vergelijkbare details. Bovendien kan de integratie van ChatGPT het e-mailautomatiseringsproces verder stroomlijnen voor maximale efficiëntie.

De eenvoudigste manier om dit te doen is door ChatGPT te vragen een relevante VBA-macro te maken. Deze methode lijkt veel op de stappen die we hierboven al beschreven hebben. Laten we snel een voorbeeld bekijken.

Stel dat we een lijst hebben met de e-mailadressen van het senior management van ons bedrijf en dat we hen het omzetrapport voor het eerste kwartaal via e-mail moeten sturen. Hier is hoe we ChatGPT zullen vragen om een ​​VBA-macro te maken.

Zodra we de macro hebben, zullen we de module opslaan en uitvoeren door de hierboven beschreven stappen te volgen. Zo simpel is het! Afgezien van deze drie methoden die we hebben vermeld voor het gebruik van ChatGPT in Excel, kunt u ook de chatbot om gegevens in Excel te analyseren en te visualiseren met behulp van tools zoals Grafieken en Gegevensanalyse Toolpak. U kunt ChatGPT vragen om uit te leggen hoe u deze tools effectief kunt gebruiken.

Bovendien kunt u ChatGPT gebruiken om problemen in Excel op te lossen door het de details te geven van de fout die u tegenkomt. Terwijl er een aantal zijn dingen die ChatGPT niet kan in Excel toch is het een geweldig hulpmiddel dat u kan helpen een spreadsheet-professional te worden.

ChatGPT schiet te hulp

ChatGPT is een waardevol hulpmiddel om het maximale uit Excel te halen. U kunt het gebruiken om nieuwe formules te maken, hulp te krijgen bij eventuele spreadsheetfouten en zelfs nieuwe vaardigheden te leren door het te vragen om uit te leggen hoe bepaalde functies werken. Als het op de juiste manier wordt gebruikt, kan het u helpen uw Excel-productiviteit te maximaliseren en eventuele angsten voor spreadsheets te overwinnen.