Microsoft Forms heeft een plakkerige gebruikersinterface en een gestroomlijnde ervaring. De kans is klein dat je het weggooit als je het voor de eerste keer probeert. Hoewel de gebruikersinterface veelomvattend is, hebt u toch enkele pro-tips nodig om Microsoft Forms productiever te gebruiken.
Hier zijn uitstekende manieren om Microsoft Forms te gebruiken voor uw enquête- en zakelijke behoeften.
1. Deel uw formulier
Het delen van het formulier is het uiteindelijke doel van uw enquête. Dit is makkelijk:
- Klik Verzamel reactie in de rechterbovenhoek van uw formulier.
- Kies de voorkeur van uw ontvangersgroep door te selecteren Iedereen kan reageren, Alleen mensen in mijn organisatie kunnen reageren, of Specifieke mensen in mijn organisatie kunnen reageren.
- Klik op de URL verkorten selectievakje voor een kortere formulier-URL (optioneel). Klik vervolgens op Kopiëren om uw enquête te delen met uw doeldeelnemers.
Deel met specifieke mensen met behulp van aangepaste uitnodigingen
Terwijl u uw formulier deelt, kunt u er een back-up van maken met een aangepast uitnodigingsbericht om het professioneler te maken:
- Klik op de Verzamel reactie tabblad rechtsboven in uw formulier.
- Selecteer uw ontvangersvoorkeur.
- Voer het e-mailadres, de naam of de groep van uw ontvanger in het contactveld in. U kunt veel ontvangers invoeren.
- Vul het tekstveld in met uw aangepaste bericht.
- Klik ten slotte Versturen. Uw deelnemers krijgen nu een aangepast bericht dat hen naar de formulierpagina leidt.
2. Bekijk de respons in Excel in realtime
Wanneer u Microsoft Forms-antwoorden verzamelt, moet u meestal een Excel-kopie van uw gegevens downloaden. De gedownloade gegevens worden niet bijgewerkt met nieuwe inzendingen. Daarom moet u de download mogelijk met tussenpozen herhalen om de bestaande gegevens op uw lokale schijf bij te werken.
Om deze downloads met meerdere tussenpozen te voorkomen, kunt u wachten tot uw respondenten de enquête hebben voltooid voordat u hun antwoorden naar Excel exporteert.
Maar soms wilt u in realtime zien hoe mensen reageren, vooral als de enquête uitgebreid is. Het is makkelijk; met een Microsoft 365 Business-account kunt u bekijk in real-time Microsoft Forms-antwoorden in Excel. U kunt dit rechtstreeks bereiken met behulp van de ingebouwde Forms for Excel of via Power Automate.
3. Voorkom dubbele formulierantwoorden
Met Microsoft Forms kan iemand standaard meerdere keren reageren. U kunt uw formulier zo instellen dat slechts één reactie per persoon is toegestaan.
Wanneer je mensen niet toestaan om meerdere keren in te dienen, moeten ze zich aanmelden bij hun Microsoft-account om te reageren op uw enquête. Het formulier voorkomt dus dat hetzelfde account twee keer toegang krijgt tot de enquête.
4. Sluit Microsoft Forms iFrame in op uw website
Als u wilt dat mensen inloggen op uw website om een enquête in te vullen, kunt u in plaats daarvan het formulier als een frame op uw website plaatsen. Het enige dat u hoeft te doen, is een iFrame-kopie van uw voorbereide formulier kopiëren en in de HTML van uw website plakken. Om dit te doen:
- Ga naar je formulier en klik Verzamel reacties rechtsboven.
- Klik op het codepictogram rechtsonder in de geopende zijbalk.
- Kopieer de insluitcode door erop te klikken Kopiëren.
- Plak de gekopieerde code in het HTML-bestand van uw website.
5. Gebruik een QR-code om formulieren te delen
U kunt ook een QR-code van uw formulier downloaden en naar uw respondenten sturen. Dit is een alternatieve manier om uw enquête-URL te delen met een focusgroep. Uw Microsoft Form QR-code downloaden:
- Ga naar de Verzamel reacties tab rechtsboven.
- Klik op het QR-codepictogram onder aan de zijbalk (links van het codepictogram).
- Klik Downloaden om de afbeelding van de QR-code op uw lokale schijf op te slaan.
- U kunt de gedownloade QR-afbeelding nu delen met uw doelgroep.
6. Stel de voltooiingsduur van het formulier in
U voert misschien geen quiz uit, maar u wilt toch dat uw respondenten uw formulier binnen een bepaalde tijd invullen. U wilt bijvoorbeeld dat sollicitanten voor een bepaalde datum reageren op een sollicitatieformulier. U kunt hun reactie koppelen aan een deadline.
U kunt dit doen door de formulierinstellingen aan te passen:
- Klik op de drie horizontale menustippen rechtsboven.
- Ga naar Instellingen.
- Klik Begin datum. Dan klikken Einde gegevens om de duur van uw enquête af te ronden.
- U kunt het formulier ook timen door op te klikken Tijdsduur instellen; dit start een timer zodra iemand het formulier begint in te vullen.
Als u de enquête hebt getimed, krijgen uw respondenten voordat ze beginnen een melding dat het een getimede enquête is.
7. Quizzen maken en aanpassen in Microsoft Forms
Net als Google Forms kunt u ook quizzen maken in Microsoft Forms. Gelukkig zijn quizzen net zo eenvoudig te maken als gewone formulieren. Een toets maken in Microsoft Forms:
- Klik Nieuwe quiz vanuit uw Microsoft Forms-dashboard.
- Vul het titelveld in met uw quiznaam. Vul dan de optionele omschrijving in onder dit veld als je die hebt.
- Klik Nieuw toevoegen.
- Je ziet de beschikbare quizopties in de weergegeven balk. U kunt bijvoorbeeld selecteren Keuze voor vragen met meerdere opties.
- Klik Nieuw toevoegen om een nieuwe vraag toe te voegen.
Stel de zichtbaarheid van quizresultaten in
U wilt misschien ook voorkomen dat deelnemers de testresultaten zien na indiening:
- Klik op de drie horizontale menubalken rechtsboven.
- Ga naar Instellingen.
- Schakel uit Resultaten automatisch weergeven.
8. Upload en pas het formulierthema aan
Naast de gebruikersinterface kunt u met Microsoft Forms bepalen welke gebruikersinterface uw respondenten zien wanneer ze uw enquête openen. Dit is een uitstekende manier om uw professionaliteit te tonen. Hoewel Microsoft Forms ingebouwde thema's biedt, kunt u ook een aangepast thema ontwerpen en uploaden.
- Klik in uw formulier op Thema rechtsboven.
- Kies uit de vermelde thema's.
- Om in plaats daarvan een aangepast thema te uploaden, klikt u op het kruisje (+) rechtsonder in de themabalk.
- Klik op het afbeeldingspictogram in het volgende menu.
- Upload vervolgens een thema vanuit Bing of OneDrive. Of je kunt klikken Uploaden om een thema van uw lokale schijf te selecteren.
9. Sta anderen toe om uw formuliersjabloon te gebruiken
Als u een mooi thema heeft gemaakt met inclusieve en relevante enquêtevragen, kunt u anderen toestaan dit te gebruiken. Wanneer u anderen toestaat uw sjabloon te gebruiken, deelt u in plaats daarvan het duplicaat. Daarom kunnen uw respondenten het gebruiken als sjabloon voor hun enquête.
Ga naar uw formulier en volg deze stappen:
- Klik op de drie horizontale menustippen rechtsboven.
- Klik Samenwerken of dupliceren.
- Klik onder het gedeelte Delen als sjabloon op Ontvang een link om te dupliceren.
- Kopieer de gegenereerde link en deel deze met uw deelnemers. Hoewel ze het formulier nog steeds kunnen invullen en verzenden, kunnen ze het ook dupliceren en gebruiken als sjabloon voor hun enquêtes als ze een Microsoft 365-account hebben.
10. Pas een afscheidsbericht aan
U kunt uw deelnemers ook waarderen omdat ze de tijd hebben genomen om op uw enquête te reageren. Dit bericht verschijnt zodra ze uw formulier hebben verzonden.
Zo'n bericht kan een grote bijdrage leveren aan het opbouwen van een relatie met deelnemers. U kunt deze mogelijkheid bijvoorbeeld gebruiken om uw respondenten eraan te herinneren dat u op een bepaald moment op hun input zult reageren. Een afscheidsbericht aanpassen:
- Klik op de drie horizontale menustippen rechtsboven in uw formulier.
- Ga naar Instellingen.
- Klik op de Pas bedankbericht aan selectievakje.
- Vul dan het veld in met uw bericht.
Mensen krijgen nu uw bericht na het verzenden van het formulier.
11. Ontvang een e-mailmelding van elke reactie
U kunt een e-mailmelding ontvangen telkens wanneer iemand op uw enquête reageert. Hoewel dit bij uitgebreide enquêtes misschien niet gewenst is, helpt het u de reacties bij te houden, vooral als u minder deelnemers heeft. Om dit te doen:
- Klik bovenaan op de drie horizontale menubalken. Ga dan naar Instellingen.
- Klik op de Ontvang een e-mailmelding van elk antwoord selectievakje.
12. Maak een kopie van de vorige formulieren
Hoewel het bewerken van een eerder formulier en het gebruiken voor een andere enquête uw werk sneller maakt, overschrijft u uiteindelijk de inhoud ervan. Dupliceer het formulier waarop u wilt bouwen en bewerk in plaats daarvan het tweede formulier:
- Ga naar uw Microsoft Forms-dashboard.
- Zodra je het vorige formulier hebt gevonden waarop je wilt bouwen, klik je op de drie horizontale stippen rechtsonder in de banner.
- Selecteer Kopiëren om het te dupliceren. U kunt nu de extra bewerken.
Deel uw enquêtes professioneel
Online enquêtetools zoals Microsoft en Google Forms maken het leven gemakkelijk. Hoewel u hun eenvoud kunt benutten voor gelokaliseerde en uitgebreide enquêtes, maakt het kennen van uw weg in hun professionele use cases ze nog eenvoudiger.
Hoewel u in dit artikel tips en trucs voor het gebruik van Microsoft Forms hebt geleerd, wilt u misschien ook wat professioneel gebruik van Google Forms zien.
