Werken met een team op afstand is een uitstekende manier om gebruik te maken van een diverse talentenpool wereldwijd. U zult ongetwijfeld de juiste persoon vinden voor een specifieke rol of project om ervoor te zorgen dat uw bedrijf een hoge vlucht neemt.
Werken met een team op afstand vereist echter een andere aanpak dan het managen van een in-house team. Je zult uitdagingen moeten overwinnen zoals slechte communicatie, gebrek aan erkenning, planningsproblemen en meer. Dit betekent dat u processen moet opzetten om ervoor te zorgen dat uw externe team optimaal presteert. Dit artikel behandelt tips en hulpmiddelen om u te helpen dit doel te bereiken.
1. Stel communicatiekanalen in
Effectieve communicatie is essentieel voor elk succesvol team, vooral in een externe opstelling. Aangezien u voor het grootste deel niet in staat zult zijn persoonlijk te communiceren, is het van vitaal belang dat u verschillende kanalen opzet om
veelvoorkomende communicatiefouten in virtuele teams en zorg ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit.Er zijn verschillende soorten tools die u kunt gebruiken overwin veelvoorkomende uitdagingen op het gebied van teamcommunicatie op afstand, zoals e-mails, videoconferentiesystemen en instant messaging-platforms. Elke tool biedt verschillende functies, dus kies degene die het beste past bij de behoeften van uw team en specifieke gebruiksscenario's.
U kunt bijvoorbeeld een instant messaging-app zoals Slack gebruiken voor snelle gesprekken en vragen, e-mails om met klanten te communiceren, en videoconferentiesoftware zoals Zoom om virtuele vergaderingen of check-ins te houden. Welke communicatiekanalen je ook kiest, zorg ervoor dat iedereen het doel ervan kent en ze correct gebruikt.
2. Kies productiviteit boven digitaal presenteïsme
Digitaal presenteïsme overwinnen is essentieel om ervoor te zorgen dat uw gedistribueerde team optimaal werkt. Door met een team op afstand te werken, vermijdt u het repliceren van het traditionele kantoormodel van 'presenteïsme' - waarbij u de productiviteit meet aan de hand van de hoeveelheid tijd die u achter een computer doorbrengt in plaats van daadwerkelijke werkresultaten.
In plaats van te verwachten dat uw team de hele dag aan hun scherm gekluisterd zit, kunt u zich concentreren op het instellen van een SMART-plan om hen te helpen hun doelen te bereiken en belonende resultaten in plaats van online tijd.
Dit geeft hen de vrijheid om te werken tijdens hun meest productieve uren en zorgt ervoor dat u het meeste uit hun tijd haalt. Het verschuift ook de focus van een "always-on"-cultuur die de productiviteit schaadt naar een die output viert door flexibele werktijden en een betere focus aan te moedigen.
Effectieve communicatie stelt uw team in staat om productiever te zijn. Als dat je doel is, is het logisch om minder tijd te besteden aan het reageren op berichten en meer tijd aan daadwerkelijke taken. Een van de beste manieren om een cultuur af te dwingen die output viert en niet de uren die verbonden zijn met werkapparaten, is door tools te gebruiken die asynchrone communicatie stimuleren.
Hoewel instant messaging in sommige omstandigheden zijn plaats heeft, kunnen de constante pings, meldingen en berichten afleidend zijn en het voor uw team een uitdaging maken om uit te schakelen. Asynchrone communicatie is handig voor teams die in verschillende tijdzones werken, omdat ze kunnen reageren wanneer ze beschikbaar zijn in plaats van te verwachten dat iedereen tegelijkertijd beschikbaar is.
Je kunt gebruiken asynchrone communicatiemiddelen zoals Qatalog, Twist of Yac om alle informatie te krijgen die ze nodig hebben om hun beste werk te doen, terwijl onderbrekingen tot een minimum worden beperkt.
4. Wees voorbereid om technische problemen op te lossen
Soms kan technologie een tweesnijdend zwaard zijn. Hoewel computers en virtuele teamtools je kunnen helpen om verbonden te blijven, is niets onfeilbaar.
Er zullen tijden zijn dat uw teamleden te maken krijgen met technische problemen waardoor ze hun werk niet kunnen doen. En aangezien iedereen op verschillende locaties werkt, kunt u er misschien niet altijd op vertrouwen dat uw interne IT-team de problemen van iedereen snel oplost.
Om aanzienlijke verstoringen van de workflow van uw team te voorkomen, is het van vitaal belang dat iedereen bereid is om met veelvoorkomende problemen om te gaan technische problemen met werken op afstand. Dit omvat ook weten hoe het moet repareer veelvoorkomende netwerkfouten en het aanpakken van cyberbeveiligingsbedreigingen. Je kunt enkele handleidingen voor het oplossen van problemen toevoegen aan je interne wiki, zodat teamleden weten wat ze moeten doen in geval van technische problemen.
5. Creëer een effectieve documentatiestrategie
Een van de beste manieren om ervoor te zorgen dat uw team optimaal presteert, is door een uitgebreide documentatiestrategie in situ. Documentatie is essentieel in elke organisatie, maar het is vooral handig voor externe teams waar informatie verloren kan gaan in eindeloze berichten en e-mails.
Of het nu gaat om een projectoverzicht, een how-to-zelfstudie of aantekeningen van vergaderingen, zorg ervoor dat uw team een gemeenschappelijk platform heeft waar ze snel relevante informatie kunnen delen, opslaan en openen. Een goed georganiseerd documentatiesysteem helpt iedereen op één lijn te houden en maakt het gemakkelijker voor teamleden om te vinden wat ze nodig hebben wanneer ze het nodig hebben.
U kunt hiervoor softwareoplossingen zoals Tettra gebruiken maak de interne wiki van uw werkplek en gebruik het als uw centrale hub voor alle relevante informatie. Met deze tool kunt u informatie ordenen in categorieën en toestemming verlenen aan specifieke teamleden om specifieke documenten te bewerken.
6. Feedback geven en ontvangen
Er is altijd ruimte voor verbetering, zelfs in de beste teams. Als teamleider op afstand is het jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat iedereen efficiënt werkt en de feedback krijgt die ze nodig hebben om te verbeteren en de bedrijfsladder te beklimmen. U kunt dit doen door regelmatige check-ins in te stellen bij videogesprekken of door supervisors schriftelijke feedbackformulieren te laten versturen.
De kans is groot dat uw mensen ook waardevolle feedback hebben voor u en het bedrijf. De meesten van hen voelen zich echter misschien niet op hun gemak tijdens een videogesprek of het schrijven van een e-mail. Je kunt een tool als Officevibe voor teammanagement en om ervoor te zorgen dat ieders stem wordt gehoord.
Deze tool biedt anonieme feedbackopties, zodat zelfs de meest introverte teamleden zonder angst hun eerlijke gedachten kunnen delen. Zo krijg je helder inzicht in wat je team nodig heeft en kun je de nodige stappen ondernemen om ze optimaal te laten presteren.
7. Stimuleer sociale interacties
Thuiswerken kan soms eenzaam aanvoelen en de betrokkenheid en het moreel aantasten. Omdat er geen fysiek kantoor is waar je af en toe een collega tegen het lijf kunt lopen en een praatje kunt maken, is het essentieel om virtuele oplossingen te vinden om een gevoel van kameraadschap tussen je teamleden te bevorderen.
Jij kan maak een virtuele waterkoeler waar teamleden informele gesprekken kunnen voeren. Dit kan een groepschat zijn waar mensen grappige verhalen kunnen delen, hobby's kunnen bespreken of iets anders dat niets met werk te maken heeft. Je kunt ook plannen virtuele koffiepauzes om uw mensen betrokken te houden en gemotiveerd. Dit kan een privévideogesprek zijn waar iedereen kan rondhangen, lachen en spelletjes spelen.
Bouw een positieve werkcultuur op afstand op
Het creëren van een positieve werkcultuur is essentieel voor elk team op afstand om zijn volledige potentieel te bereiken. Om dit doel te bereiken, moet u uw benadering van werken op afstand voortdurend evalueren en verbeteren.
Door de bovenstaande tips toe te passen en creatieve manieren te vinden om uw externe team zich verbonden en gemotiveerd te laten voelen, kunt u dat creëer een effectieve werkcultuur die het beste in uw externe team naar boven haalt en een succesvolle toekomst voor uw team verzekert organisatie.