Heb je ooit een slecht geschreven e-mail in je inbox ontvangen? Je hebt je misschien afgevraagd waar die e-mail over ging en hoe je moest reageren. Om te voorkomen dat je zelf een waardeloze e-mail stuurt, kun je deze lijst met veelvoorkomende fouten in zakelijke e-mails doornemen.
1. Ontbrekende onderwerpregel
Een van de veelgemaakte fouten bij het schrijven van zakelijke e-mails is het niet opnemen van een onderwerpregel. Een lijst met onderwerpregels is het eerste wat mensen zien wanneer ze hun e-mailaccount openen. Als iemand heel veel e-mails ontvangt, wordt een e-mail zonder een beschrijvende en passende onderwerpregel waarschijnlijk genegeerd.
HubSpot Blog Onderzoek laat zien dat effectieve onderwerpregels nieuwsgierigheid moeten opwekken en gepersonaliseerd moeten zijn. Laat uw ontvanger weten waarom uw e-mail belangrijk is via uw onderwerpregel. De onderwerpregel "Nieuwsbrief 1" is vaag en interesseert niemand. Maar "Nieuwsbrief 1: Toppresteerders van deze maand" zal waarschijnlijk meer views krijgen.
2. De verkeerde toon gebruiken
De toon van een e-mail kan aangeven hoe u wilt worden waargenomen. Uw woordkeuze weerspiegelt een positieve of negatieve toon. Opmerkingen dat iemands idee 'vreemd' is, heeft bijvoorbeeld een andere connotatie dan zeggen dat het idee 'uniek' is. Leer betekenisnuances te onderscheiden en kies de juiste woorden.
Zakelijke e-mails moeten professioneel klinken. De mate van formaliteit hangt af van uw werkcultuur en professionele relatie met de ontvanger. Als de werkcultuur vriendelijk is, of als je al heel lang collega's met iemand bent, kun je je zakelijke e-mail beginnen met "Hallo John." Maar als u contact opneemt met iemand die u niet kent in een ander bedrijf, is het veiliger om ze aan te spreken met de notatie "Geachte heer. Smit."
Raadpleeg bij twijfel een online thesaurus of woordenboek. De online typassistent Grammarly bevat ook een schrijftoondetector in zijn eigenschappen. U kunt de toon in de instellingen wijzigen om zelfverzekerd en professioneel te klinken.
3. Ontbrekende gegevens en bijlagen
Het is vervelend om een zakelijke e-mail te ontvangen met onvolledige gegevens. Heen en weer e-mailen om informatie te krijgen is een enorme tijdverspiller. Om dit te voorkomen, schetst u alle basisprincipes: wie, wat, wanneer, waar, waarom en hoe. U kunt de volgende indeling volgen:
- Eerste alinea: Begroeting en het belangrijkste punt van de e-mail.
- Tweede alinea: alle relevante details die de ontvanger over het onderwerp moet weten.
- Derde alinea: Oproep tot actie (d.w.z. moeten ze reageren, een link tot stand brengen, enz.).
- Vierde alinea: bedankt.
Vergeet niet om andere bestanden bij te voegen die uw ontvanger nodig heeft. Een veelgemaakte fout is te zeggen dat je een bestand hebt bijgevoegd zonder dat te doen! U kunt dit voorkomen door uw e-mail te lezen voordat u deze verzendt.
4. Verwaarlozing om te bewerken en te proeflezen
Een e-mail vol grammaticale en zinsfouten klinkt onprofessioneel. Je ontvanger denkt misschien dat je niet goed hebt nagedacht over je communicatie. Fouten worden meestal gemaakt als u haast heeft of sneller denkt dan u typt. Maar er zijn manieren waarop u dit kunt voorkomen of verminderen.
U kunt beginnen met een schets voordat u alle details invult. Nadat je je e-mail hebt opgesteld, neem je de tijd om deze te bekijken voordat je op verzenden klikt. Aangezien het moeilijker is om fouten op te sporen als u de schrijver bent, kunt u online tools gebruiken. Als je het niet leuk vindt om apps en extensies te downloaden, zoek dan naar de beste gratis spelling- en grammaticacontrole.
5. Onprofessioneel e-mailadres
Stel je voor hoe een klant of collega zou reageren als ze een e-mail zouden ontvangen van [email protected]. Door onprofessionele e-mailadressen zie je er, nou ja, onprofessioneel uit. Gebruik uw zakelijke e-mail om deze huiveringwekkende faux pas te voorkomen.
Als u geen zakelijk e-mailadres heeft, lees dan verder hoe u een aangepast e-mailadres gebruikt met Gmail voor professionele e-mails. Stel dat Gmail niet jouw kopje thee is. U kunt de opties voor het instellen van een aangepaste e-mail verkennen met de meest populaire e-mailproviders, beter dan Gmail en Yahoo Mail.
6. Geen handtekeningblok
Beschouw het handtekeningblok als uw visitekaartje. Dit element wordt achter uw handtekening geplaatst en bevat uw volledige naam en contactgegevens. Het handtekeningblok helpt de ontvanger uw bedrijf en de functie die u bekleedt te identificeren. Hiermee kunnen ontvangers uw informatie snel vinden als ze u via andere kanalen dan e-mail moeten bereiken.
Vraag uw bedrijf of het een vereist formaat heeft voor het handtekeningblok. Zo niet, dan kunt u de volgende elementen toevoegen:
- Voor-en achternaam
- Rol
- Team/afdeling
- Bedrijfsnaam
- Contact nummer
- Bedrijfswebsite
- Sociale media-accounts van het bedrijf
U kunt het handtekeningblok aanpassen in uw e-mailinstellingen. Vergeet niet om dit gedeelte ook te redigeren en te proeflezen. Wanneer opgeslagen, wordt uw handtekeningblok opgenomen in uw uitgaande e-mail.
7. Het verschil tussen Cc en Bcc niet kennen
Cc En Bcc zijn de velden na de Naar deel. Een van de veelgemaakte fouten is niet weten wanneer ze moeten worden gebruikt. Cc staat voor carbon copy. Wanneer u iemands e-mailadres toevoegt aan de Cc:
- Zij ontvangen ook een kopie van de e-mail
- Hun e-mailadres wordt getoond aan de primaire ontvanger in het veld Aan.
- Ze worden op de hoogte gebracht van de communicatie, maar zijn niet verplicht om te reageren op de e-mail.
Je gebruikt Cc om de primaire ontvanger te laten weten dat u anderen op de hoogte houdt. Je gebruikt het ook om de persoon binnen te houden Cc op de hoogte. U wilt bijvoorbeeld uw manager laten weten hoe het project van uw team vordert. Dus de adressen van je teamgenoten zouden in de Naar, terwijl het adres van uw manager in de Cc.
Bcc staat voor blind carbon copy. Wanneer u iemands e-mailadres toevoegt aan de Bcc:
- Zij ontvangen een kopie van de e-mail.
- Hun e-mailadres wordt niet blootgesteld aan andere ontvangers.
Je gebruikt Bcc om te voorkomen dat de inbox van mensen overstroomt. Als iemand van de Naar of Cc velden raken Allen beantwoorden, de ontvangers in de Bcc krijgt geen e-mail. Je kan ook gebruiken Bcc om te voorkomen dat andere ontvangers weten dat iemand anders in de e-mail is opgenomen. Als u bijvoorbeeld dezelfde nieuwsbrief naar al uw klanten stuurt, wilt u hun e-mailadressen niet aan elkaar bekendmaken.
8. E-mailen buiten werktijd
Het is gemakkelijk om je te laten meeslepen door de opwinding van een nieuw project en je baas of collega's om twee uur 's ochtends een e-mail te sturen. Dit kan echter een probleem worden. Je baas of collega's denken misschien dat je hun tijd niet respecteert.
Als de e-mail geen noodgeval is, stuur deze dan binnen werkuren en geef anderen voldoende tijd om te reageren. Bovendien, als uw probleem urgent is, kunt u beter sms'en, bellen of een chatbericht sturen. Een goede oplossing zou zijn om uw e-mails in te plannen. De beste tools voor e-mailplanning die u zou moeten proberen zal ervoor zorgen dat uw e-mail op de juiste momenten van de dag in iemands inbox belandt.
9. Laat reageren
Wanneer u te laat reageert op e-mails, kan dit wijzen op een gebrek aan toewijding aan uw werk. Een simpele vuistregel is om binnen 24 uur te reageren of binnen het opgegeven tijdsbestek van de afzender. Communiceer snel en duidelijk als u meer tijd nodig heeft om een antwoord te formuleren.
Het is een goede gewoonte om de automatische beantwoording van uw e-mail in te schakelen als u druk of niet op kantoor bent. U kunt bijvoorbeeld controleren hoe u een terugkerende vakantie-responder in Gmail instelt. Het e-mailplatform heeft ook sjablonen waarmee u standaardantwoorden kunt opslaan.
Vermijd veelvoorkomende e-mailfouten en laat een goede indruk achter
Uw e-mails kunnen een positieve of negatieve indruk achterlaten bij uw collega's. Vermijd deze veelgemaakte fouten in zakelijke e-mails om uw professionele e-mailetiquette te verbeteren. En denk eraan, stuur het bij twijfel niet op!
Als je meer hulp nodig hebt bij het maken van e-mails, probeer dan e-mailsjablonen te gebruiken. Het gebruik van sjablonen zorgt ervoor dat uw communicatie professioneel klinkt en oogt. Begin met het verkennen van de platforms waarmee u gratis sjabloonpakketten kunt downloaden die u in uw e-mailapp kunt gebruiken.
