Werknemers zijn zo gewend geraakt aan het schakelen tussen werk-apps dat ze er een langetermijnspiergeheugen voor hebben ontwikkeld. Hoewel handig, helpen deze tools u slechts tot op zekere hoogte.
Schakelen tussen tabbladen duurt slechts enkele seconden, maar het kan oplopen tot enkele uren per week als u meerdere programma's tegelijk uitvoert. En de meeste werknemers realiseren zich niet eens dat ze tijd verspillen. Om uw workflow te stroomlijnen, leggen we de gevaren uit van het gebruik van te veel kantoorsoftwareprogramma's.
Wat veroorzaakt de noodzaak om tijdens het werken tussen applicaties te schakelen?
Technologie stroomlijnt bedrijfsprocessen door het automatiseren van verschillende werktaken. Projectbeheertools organiseren teamverantwoordelijkheden, tijdregistratietools houden de activiteiten van werknemers in de gaten en planningstools stellen afspraken in.
Dat gezegd hebbende, softwareprogramma's kunnen menselijke inspanningen nog steeds niet volledig vervangen. Te veel investeren in automatisering, wat veel werkgevers doen, dwingt gebruikers om met meerdere apps te jongleren. Een longitudinaal onderzoek door okta, inc. toont zelfs aan dat 10% van de Amerikaanse bedrijven meer dan 199 softwareprogramma's voor hun werk inzetten. De meeste mensen kunnen niet snel zoveel platforms verwerken.
6 negatieve effecten van schakelen tussen te veel werkapplicaties
Sommigen zullen beweren dat schakelen tussen tabbladen een kleine prijs is voor automatisering en gemak. Digital natives moeten zich immers aanpassen aan verandering. Hoewel bedrijven alleen specifieke functies kunnen consolideren, brengt het aannemen van te veel werkapplicaties verschillende nadelen met zich mee voor werknemers.
1. Schakelen tussen platforms verspilt tijd
Bedrijven investeren in uitrustingsstukken om tijd te besparen. Ze hopen dat werknemers zoals jij meer zullen bereiken nadat ze een aantal van hun dagelijkse taken hebben ontlast. Ja, kantoorsoftwareprogramma's versnellen workflowprocessen. U kunt ze in uw routine opnemen en uw werklast minimaliseren, maar overmatige afhankelijkheid zal het tegenovergestelde resultaat opleveren.
Vaak schakelen tussen verschillende applicaties kost te veel tijd. Identificeer in plaats van elk trending platform te krijgen welke werk-apps de ergste tijdverspillers zullen aanpakken op je werkplek. Adviseer je leidinggevenden om zich te beperken tot essentiële hulpmiddelen. Door softwareprogramma's te veel te kopen, worden bedrijfsmiddelen verspild en worden werknemers onnodig onder druk gezet.
2. Het opslaan van informatie op meerdere platforms brengt de beveiliging in gevaar
Asset monitoring speelt een cruciale rol in cybersecurity. De beste manier om externe en interne aanvallen te voorkomen, is door gebruikers in de gaten te houden die bestanden openen, bekijken en bewerken. Niemand kan zeggen wanneer er een datalek zal plaatsvinden. IT-managers moeten 24/7 realtime toegang hebben tot alle bedrijfsgegevens.
Het gebruik van meerdere softwareprogramma's maakt monitoring echter een uitdaging. Het volgen van verschillende platforms kost enorme middelen, dus de meeste bedrijven negeren apps met een lage prioriteit liever helemaal.
Houd er rekening mee dat deze benadering het algehele beveiligingssysteem van een onderneming in gevaar brengt. Cybercriminelen beschikken tegenwoordig over de vaardigheden en technologische middelen om zelfs oude, achterhaalde persoonlijk identificeerbare informatie (PII) te misbruiken. Migreer geen bedrijfsbestanden naar een app die u niet routinematig kunt controleren.
3. Schakelen tussen apps verstoort iemands gedachtegang
Het verwerken van nieuwe informatie voorkomt dat je in een staat van flow komt. Als je meerdere keren per dag tussen verschillende platforms stuitert, heb je moeite met veeleisende taken die meer dan een paar minuten aandacht vergen.
Schakelen tussen tabbladen kost minimale inspanning, maar naar verschillende taken springen veroorzaakt aanzienlijke cognitieve stress. Medewerkers zijn geen machines die automatisch nieuwe informatie verwerken. Een verslag van Psychreg.org laat zien dat kortetermijngeheugenkanalen slechts ongeveer zeven items gedurende 10 tot 60 seconden kunnen opslaan.
De beste aanpak is om de systemen die je gebruikt per taak te beperken. Stel, je schrijft een blog. In plaats van tussen platforms en tabbladen te springen om informatie te verzamelen terwijl u schrijft, onderzoekt en verzamelt u vooraf de meest kritieke punten.
4. Te veel achtergrond-apps gebruiken schaadt de functionaliteit van het apparaat
Als u te veel achtergrondprocessen uitvoert, wordt uw apparaat trager. Lichtgewicht apps zoals instant messaging-platforms en projectbeheertools verbruiken niet veel RAM. Het gelijktijdig uitvoeren van zware systemen zoals foto-editors, sitebouwers en apps voor videoconferenties kan echter enige vertraging veroorzaken.
U moet de beperkingen van uw apparaat kennen. Blokkeer taken waarvoor RAM-zware apps nodig zijn, zodat u in die periode enkele achtergrondprocessen kunt elimineren. Je beschermt niet alleen je gadget, maar je werkt ook sneller. Externe verstoringen zoals langzaam ladende pagina's en bevroren schermen maken het een uitdaging om je te concentreren, vooral als je gecrashte apps steeds opnieuw start.
5. Het introduceren van meerdere platforms bij nieuwe medewerkers kost tijd
Door nieuwe medewerkers te leren meerdere tools tegelijkertijd te leren, wordt het onboardingproces langer. Het adopteren van nieuwe systemen kost tijd. Je hebt enkele weken herhaling nodig om verschillende tools effectief in je workflow op te nemen.
Onboarding moet gericht zijn op acclimatisering. De beste manieren om rekruten te verwelkomen omvatten teamintroducties, diepgaande training en uitleg van bronnen. Maar als uw trainer het grootste deel van zijn tijd besteedt aan het leren van kantoorhulpmiddelen, kan hij deze activiteiten per ongeluk over het hoofd zien.
6. Werknemers vinden het misschien overweldigend om te veel platforms te onthouden
Schakelen tussen tabbladen is één ding, maar het beheersen van de verschillende platforms die u dagelijks gebruikt, is iets anders. Niet alle tools zijn hetzelfde gebouwd. Hoewel u snel berichtenplatforms en notitie-apps kunt leren, vereist het gebruik van projectbeheerplatforms, sitebouwers en video-editors, naast andere complexe bronnen, veel training.
Te veel platforms bestuderen is cognitief uitputtend. Als je uren besteedt aan het beheersen van kantoorhulpmiddelen, heb je geen energie en mentale kracht meer over voor je eigenlijke werk, waardoor de prestaties worden belemmerd.
Wat kunt u doen om de noodzaak om tussen applicaties te schakelen te minimaliseren?
Als zelfstandige heb je meer controle over je workflow. Beoordeel de tools die u gebruikt om freelancetaken te automatiseren en kijk welke goed met elkaar integreren. De meeste beheertools bieden plaats aan apps van derden binnen hetzelfde ecosysteem.
Als alternatief heb je de steun van je supervisor nodig als je voor een privébedrijf werkt. Vraag om teamactiviteitenrapporten te beoordelen op knelpunten in de workflow. Verwijder overtollige tools, controleer welke systemen op één gelicentieerd platform kunnen werken en probeer effectieve strategieën voor bestandsmigratie. Zodra u een solide argument heeft, stuurt u het naar de juiste afdeling.
Elimineer kleine slechte gewoonten die de efficiëntie van de workflow belemmeren
Hoewel softwareprogramma's specifieke taken kunnen automatiseren, belemmert het plotseling toepassen van meerdere opties de productiviteit van de workflow. Overlaad jezelf niet met hulpmiddelen. Naast het schakelen tussen verschillende applicaties, verspil je ook tijd aan hersenloze taken zoals het laden van nieuwe pagina's, het starten van programma's en het migreren van bestanden.
Om uw productiviteit verder te verhogen, moet u blijven beoordelen welke kleine slechte gewoontes knelpunten in de workflow veroorzaken. We raden aan om uw werkzaamheden bij te houden. Door uw taken te kwantificeren, kunt u subtiele maar gevaarlijke productiviteitsmoordenaars herkennen, zoals uitstelgedrag, sociale media en perfectionisme.
