Met een beetje zorgvuldige planning kan het starten van een samenwerkingsproject of het organiseren van een kleine, creatieve gemeenschap (zoals een schrijverskamer) eenvoudig en leuk zijn.
Er zijn een paar belangrijke aspecten waarmee u rekening moet houden, meestal met handige software of een app die kan helpen. Laten we er hier slechts drie bekijken.
1. Creëer een plek om eenvoudig bestanden op te slaan en te openen
Bij het werken aan creatieve samenwerkingen komt er een moment dat bestanden moeten worden gedeeld. De bestanden kunnen enkele kunstkaarten zijn voor personages in een gedeelde wereld. Dit kunnen video-opnamen zijn van online discussiebijeenkomsten. Aangezien het type media kan variëren, zou het de moeite waard zijn om na te denken over een plaats met een goede opslagcapaciteit zonder de bank te verslaan.
Dropbox heeft bijvoorbeeld een abonnement voor zakelijk gebruik waarmee je 5 TB opslagruimte krijgt voor minder dan $ 20 per persoon per maand. Je vindt een
gratis proefversie van Dropbox Professional hier als het van belang is. Het is ook de moeite waard om na te denken over een plek die gemakkelijk te delen is met anderen. Dropbox kan helpen met grotere bestanden, zoals afbeeldingen en video's van hoge kwaliteit, hoewel er geweldige alternatieven zijn voor op tekst gebaseerde bestanden.Gebruikers van Microsoft One Drive en Google Drive kunnen gemaakte documenten naadloos opslaan in een tekstverwerker en eenvoudig een link delen met de rest van de bijdragers. Voor Google-gebruikers, zie onze handleiding op manieren waarop u de Google-documenten kunt delen jij maakt.
Als u een script, een reeks korte verhalen of een dichtbundel ontwikkelt en elkaar wilt helpen zonder al te opdringerig te zijn, zijn de commentaarfuncties van zowel Microsoft Word als Google Docs een erg handige manier doen. GCFLearnFree heeft een goede YouTube-video waarin wordt uitgelegd hoe u de commentaarfunctie in Google Docs gebruikt.
2. Organiseer een Interactieve Brainstorming Zone
Er zullen tijden zijn dat het werken aan een tekstverwerkingsdocument niet voldoende is om ideeën te ontwikkelen. Een effectieve methode om ideeontwikkeling te visualiseren is het gebruik van een interactief, online whiteboard zoals Miro.
Er zijn een aantal manieren om de lay-out van borden aan te passen, en je kunt ze gemakkelijk delen met bijdragers voor commentaar. Vooral met Miro kunt u ideeën omzetten in taken, waardoor een gestroomlijnde overgang van concept naar productie mogelijk is.
Veel van de gratis interactieve whiteboard-apps en -sites zijn gratis te gebruiken en zitten boordevol functies. Om het eens te proberen, dat kan log hier in op Miro en ontdek de functies die het biedt. Er zijn ook handige uitleg online, zoals ons artikel over hoe maak je een maandplanner op Miro.
Als er een meer diepgaand taakbeheersysteem nodig is, inclusief een manier om de agenda te organiseren, sla dan gekoppeld op bestanden op te slaan en grotere teams effectief te beheren, zijn er gratis systemen zoals Notion die de moeite van het bekijken waard zijn naar binnen. Er zijn een aantal handige functie-uitleg, waaronder ons artikel over enkele krachtige Notion-trucs om uw workflow te versnellen.
Notion heeft real-time functionaliteit voor het maken en bewerken van notities voor meerdere accounts. Hoewel dit chaotisch klinkt, kan dit met de juiste teammanagementstrategie ook als een voordeel worden gebruikt bij het samenwerken aan een live document.
3. Gebruik een efficiënte communicatiemethode
Instant messaging-services kunnen effectief zijn, zoals het maken van een WhatsApp- of Facebook Messenger-groep, hoewel ze hun beperkingen hebben. Slack kan ook populair zijn, hoewel het verzenden van bestanden en het bekijken van de chatgeschiedenis al snel lastig kan worden vanwege de opslagbeperkingen van de gratis versie.
Een online communityforum, zoals Discord, zou goed kunnen zijn, omdat je rollen voor leden kunt maken en er een uitgebreide zoekfunctie is om informatie in eerdere gesprekken te vinden.
Videoconferenties worden ook aanbevolen, omdat het een leuke manier is om namen onder ogen te zien en het live en meer dynamische gesprek te geven waar een op tekst gebaseerd systeem moeite mee heeft. Er is ook de mogelijkheid om videovergaderingen op te nemen om deze te bekijken en te delen met bijdragers die op dat moment afwezig zijn.
Zoom, Google Meet en Microsoft Teams zijn allemaal goed in hun werk en bieden een opnamefunctie en een koppeling naar de accounts van hun hosts heel gemakkelijk. Het is de moeite waard om kennis te nemen van tijdzones als u bijdragers in het buitenland heeft. Zoom heeft een functie waarmee je deze uitdaging kunt overwinnen. Ons artikel over hoe je je werklocatie op Zoom instelt heeft het antwoord.
Een goede manier om kleine video-opmerkingen of korte taken te maken, is door een video-opname- en deelsysteem zoals Loom te gebruiken. Het is gemakkelijk om jezelf en je scherm op te nemen en vervolgens een link te genereren om te delen. Bijdragers kunnen ook reageren op en reageren op elkaars video's. Een dergelijk systeem is erg handig voor asynchroon werk.
Minder is meer
Om de frustratie te voorkomen van medewerkers die meerdere accounts moeten aanmaken, meerdere apps moeten downloaden en hun dierbare moeten geven details voor veel externe bedrijven, is het zeker de moeite waard om er absoluut zeker van te zijn dat u de software van uw keuze eerder nodig heeft het implementeren ervan.
Dat gezegd hebbende, kunt u opwindende en nuttige nieuwe functies in software ontdekken waarvan u voorheen niet wist dat ze bestonden, of die door een medewerker zelf werden aanbevolen. Met een beetje vallen en opstaan en testen, vindt u de apps en sites die het beste werken voor u en uw team.
