Een cruciale maar vaak over het hoofd geziene uitdaging waarmee externe werknemers worden geconfronteerd, is efficiënt werken in verschillende tijdzones. Virtuele bedrijven huren vaak wereldwijd. Hoewel samenwerken met internationale professionals carrièregroei bevordert, moet je ook hectische schema's volgen. Je kunt waarschijnlijk niet werken in de typische 9-tot-5-ploeg.
Coördineren met individuen in verschillende tijdzones is moeilijk. Om je te helpen je werkdag te managen, delen we acht tips voor een naadloze samenwerking met buitenlandse partners.
1. Informeer derden vanaf het begin over uw locatie
Maak onmiddellijk uw tijdzone bekend. Noem uw planning en voorkeurscommunicatiekanalen terwijl u uzelf voorstelt, zodat uw collega's weten hoe ze u kunnen bereiken. Grijp ook deze kans om grenzen te stellen. Leg de zeldzame gevallen uit waarin het acceptabel is om berichten te sturen, zelfs nadat je dienst is afgelopen.
Om uw planning effectiever te communiceren, geeft u deze aan op uw online profielen. Niet iedereen zal het zich immers herinneren. Door je spreekuren op te nemen in je e-mailhandtekening, werkchatprofiel, LinkedIn-account en Google-profiel, voorkom je misverstanden.
Zorg ervoor dat u ze indien nodig bijwerkt. Of je nu in verschillende diensten werkt of vroeg uitklokt, het is jouw verantwoordelijkheid om wijzigingen door te geven aan je planning.
2. Download een nauwkeurige tijdzone-omzetter
Afspraken maken met teams op afstand is lastig. Ze volgen niet alleen ongecoördineerde werkschema's, maar sommigen vergeten tijdzoneverschillen te berekenen. Hosts van vergaderingen kunnen niet zomaar hetzelfde schema in 24 tijdzones aanbieden.
Om ervoor te zorgen dat iedereen hetzelfde schema volgt, moet uw team gebruiken tijdzone-omzetters. Er zijn verschillende opties beschikbaar. U kunt ze zelfs integreren met werktools voor het hele team, zoals projectbeheersystemen en agenda-apps.
3. Gebruik militaire tijden en specificeer tijdzones bij het plannen van plannen
Maak er een gewoonte van militaire tijd te gebruiken en tijdzones te specificeren bij het plannen van vergaderingen. Laat geen ruimte voor giswerk. U kunt zelfs een herinnering opnemen om de ontvangers te vertellen de aangegeven tijd om te rekenen naar hun lokale tijdzones. Zo ziet niemand de tijdzone-afkortingen over het hoofd.
Om verwarring te voorkomen, volgt u de meest gebruikte tijdzone in uw team. Laten we zeggen dat je uit New York komt. Hoewel het handig zou zijn om uw lokale tijdzone te gebruiken, kunnen uw teamgenoten uit een andere staat of een ander land het regelmatig omrekenen lastig vinden.
Wat freelancers betreft, volg tijdzones die uw klanten ten goede komen. Als u aanpassingen aan uw kant maakt, ziet u er professioneel en gracieus uit, waardoor uw partners een positieve indruk van u krijgen.
Wanneer u afspraken boekt met externe medewerkers, zult u merken dat er veel tijd wordt verspild met wachten op bevestiging. Verschillen in tijdzones maken het een uitdaging om real-time antwoorden te krijgen. Als de andere partijen aan de andere kant van de wereld wonen, hoor je waarschijnlijk pas de volgende werkdag van ze. Zelfs een paar heen en weer e-mails kunnen een week duren.
Gebruik a. om het proces te stroomlijnen betrouwbare tool voor het plannen van afspraken. Veelgebruikte opties zoals Google Calendar en Calendly tonen automatisch beschikbare data voor alle betrokken partijen. Gebruikers selecteren eenvoudig hun favoriete slots. Zodra iedereen een datum heeft gekozen, telt de app de resultaten, zodat de gastheer kan beslissen of hij doorgaat met de vergadering.
5. Besteed of automatiseer bepaalde bedrijfsprocessen
Als u regelmatig schema's wijzigt voor tijdgevoelige maar repetitieve taken, overweeg dan om ze in plaats daarvan over te dragen aan AI. Maak tijd vrij voor complexere projecten. Geautomatiseerde systemen kunnen vervelende zaken aan, zoals het plannen van afspraken, tijdregistratie, het sorteren van e-mail en het volgen van projecten.
Huur freelancers in voor taken die AI niet kan automatiseren. Zoek naar bekwame, vertrouwde professionals die uw plaats kunnen innemen tijdens uw vrije uren. Maar zodra de werkdruk van je team toeneemt, vraag je HR-afdeling of supervisor om een vaste medewerker.
6. Gebruik een georganiseerd projectmanagementplatform voor uw team
Hoewel cruciaal, belemmeren goedkeuringsprocessen de voltooiing van taken. Zelfs het beoordelen van verkooppraatjes of zakelijke voorstellen kan enkele dagen verspillen als de partijen er uren over doen om te antwoorden.
Vereenvoudig het volgen van taken om het proces te versnellen. Gebruik softwareprogramma's voor projectbeheer als centrale locatie voor teambrede projecten waarin gebruikers taken in hun eigen tempo kunnen toewijzen, afvinken, annuleren en goedkeuren. Hier kunnen externe medewerkers taken uitvoeren zonder buiten het platform te communiceren.
Bekijk de functies van uw toekomstige projectmanagementtool. Als u in verschillende tijdzones werkt, raden we u aan een programma te kiezen dat al wordt geleverd met tijdzoneconversieprogramma's, instant messaging-technologie en afsprakenplanning.
7. Maak uzelf vertrouwd met de feestdagen die in verschillende landen worden waargenomen
Aangezien u wereldwijd met teams op afstand werkt, moet u vertrouwd raken met de feestdagen die in andere landen worden waargenomen. Religies en culturen hebben verschillende overtuigingen. Het is respectloos om de belangrijkste feestdag van een ander land te bagatelliseren, alleen maar omdat je je er niet aan houdt.
Laten we zeggen dat je met indianen werkt. Hoewel Thanksgiving voor de meeste Indiërs een kleine feestdag is, hechten ze veel belang aan Diwali, een lichtfestival dat rond oktober of november wordt gevierd. Het zou onattent zijn om tijdens deze periode kritieke opdrachten toe te wijzen.
Houd ook bij welke landen de zomertijd (DST) in acht nemen. Mensen die zomertijd gebruiken, zetten hun klok in de zomer een uur vooruit om elektriciteit te besparen. Het is geen feestdag. Het kan echter voor verwarring zorgen bij het maken van afspraken.
8. Probeer verschillende werkschema's uit
Hoewel werken op afstand tijdflexibiliteit biedt, gaat het ook gepaard met grillige schema's die routinematige aanpassingen vereisen. Externe teams moeten tijdsloten vinden die voor iedereen werken. Je zult waarschijnlijk in ploegendiensten werken die je als kantoormedewerker niet deed, dus bereid er een paar voor trucs om wakker te blijven op het werk.
Sta open voor verschillende schema's. Als je gedurende je hele carrière in dezelfde dienst hebt gewerkt, grijp dan deze kans om je routine te herzien. U kunt bijvoorbeeld uw klusjes en trainingen eerder op de dag doen. Wie weet? U zou kunnen ontdekken dat u efficiënter en productiever bent als u buiten de standaard kantooruren werkt.
Werk efficiënt in verschillende tijdzones
Efficiënt samenwerken met overzeese partners vereist een zorgvuldige planning. De persoon aan de andere kant van het scherm woont niet in dezelfde tijdzone als jij, dus forceer geen snelle omkeringen en dringende verzoeken. Beheer uw werklast ook dienovereenkomstig. Verplaats tijdrovende, kritieke taken zoals het opzetten van vergaderingen, het sorteren van e-mails en het doen van aankondigingen naar AI-systemen.
Als uw dagelijkse taken betrekking hebben op het managen van een team op afstand, overweeg dan om een teambreed schema te maken dat u kunt volgen. Ja, mensen hebben verschillende ploegvoorkeuren. Hoe graag u ze ook tegemoet wilt komen, uw werknemers krijgen misschien niet veel gedaan als ze zelden volgens hetzelfde schema werken.