Lezers zoals jij steunen MUO. Wanneer u een aankoop doet via links op onze site, kunnen we een aangesloten commissie verdienen. Lees verder.

Een inventarisdatabase is essentieel voor het floreren van elk op producten gebaseerd bedrijf. Het biedt gemakkelijke toegang tot waardevolle gegevens en helpt bij het nemen van belangrijke zakelijke beslissingen, zoals het bestellen van nieuwe voorraad.

Hoewel u op internet verschillende ingewikkelde en gedetailleerde software voor voorraadbeheer kunt vinden, is het ook mogelijk om een ​​eenvoudig voorraadsysteem in Excel te maken. Het is niet alleen mogelijk, maar ook nog eens heel eenvoudig.

Een eenvoudige inventarisdatabase maken in Excel

Om het proces van het maken van een inventarissysteem in Excel te begrijpen, gaan we een inventarisdatabase maken voor een winkel voor mobiele telefoons door de onderstaande stappen te volgen:

  1. Maak de volgende kopteksten in de bovenste rij van een nieuw Excel-werkblad: SKU, Modelnaam, Bedrijf, Eenheid prijs, en de Aantal beschikbare eenheden (U kunt meer kopteksten maken op basis van uw vereisten).
    2. instagram viewer
  2. Gebruik vetgedrukte lettertypen voor de koppen.
  3. Om de kopteksten prominent te maken, voegt u een achtergrondkleur toe aan de koptekstcellen.
  4. Selecteer alle headers en ga naar de Lettertype rubriek in de Thuis tabblad.
  5. Klik op de pijl naast de Opvulkleur optie en selecteer de gewenste kleur.

Zodra de headers klaar zijn, is het tijd om de informatie in te vullen. Inmiddels zou je zoiets als dit moeten hebben:

Jij kan voeg randen toe om uw Excel-database visueel aantrekkelijk te maken, en gemakkelijker te lezen, door de onderstaande stappen te volgen:

  1. Selecteer alle cellen in uw inventarisdatabase.
  2. Ga naar de Lettertype rubriek in de Thuis tabblad.
  3. Klik op de pijl naast de Grenzen icoon.
  4. Selecteer het soort randen dat u wilt voor uw voorraaddatabasecellen.

Om de toe te voegen filter optie voor uw database:

  1. Selecteer een willekeurige cel in uw database.
  2. Ga naar de Bewerken sectie uiterst rechts van de Thuis tabblad.
  3. Klik op de pijl naast de Sorteren en filteren icoon.
  4. Klik op Filter.

Gefeliciteerd, je hebt zojuist een inventarisdatabase gemaakt voor een mobiele winkel.

U kunt de database eenvoudig bijwerken door nieuwe gegevens toe te voegen of door bestaande gegevens te wijzigen. U kunt ook gewenste informatie uit de nieuw gemaakte inventarisdatabase filteren.

Als u bijvoorbeeld uw inventarisdatabase-items voor een bepaald bedrijf wilt filteren:

  1. Klik op de pijl naast de Bedrijf koptekst.
  2. Selecteer het gewenste bedrijf/bedrijven.
  3. De database toont alleen vermeldingen (mobiele telefoons) voor alleen die bedrijven.

De VLOOKUP-functie gebruiken in het Excel-inventarissysteem

Stel dat u wilt zoeken naar de prijs van een bepaald artikel in uw database. In plaats van ernaar te zoeken in de database, kunt u dat ook gebruik de VLOOKUP-functie in Excel. De formule voor VERT.ZOEKEN is als volgt:

=VERT.ZOEKEN(opzoekwaarde, tabelmatrix, col_index_getal,[bereik_opzoeken])

Waar:

  • OPZOEKWAARDE is de waarde waarnaar u wilt zoeken in de eerste kolom van de toegewezen tabelmatrix.
  • TABLE_ARRAY is het toegewezen celbereik waarin u de functie VERT.ZOEKEN wilt toepassen.
  • COL_INDEX_NUMBER is het kolomnummer dat de geretourneerde waarde bevat.
  • RANGE_LOOKUP (optioneel) is ofwel WAAR of ONWAAR. Specificeer ONWAAR als u wilt dat Excel een exacte overeenkomst retourneert of WAAR als u wilt dat het een geschatte overeenkomst retourneert. Als u geen waarde opgeeft, stelt Excel (standaard) een WAAR waarde en return benaderende overeenkomsten.

Wanneer u de functie VERT.ZOEKEN toepast, zoekt Excel de LOOKUP_VALUE in de eerste kolom van het toegewezen celbereik. Daarom is het, om de functie VERT.ZOEKEN te laten werken, belangrijk dat uw LOOKUP_VALUE zich in de eerste kolom van de TABLE_ARRAY (toegewezen celbereik) bevindt.

Nadat de LOOKUP_VALUE is gevonden, telt Excel het aantal cellen op basis van de opgegeven COL_INDEX_NUMBER en retourneert een resultaat. De geretourneerde waarde is exact of bij benadering, afhankelijk van of u een FALSE- of TRUE-waarde hebt opgegeven voor RANGE_LOOKUP.

Nu u een goed begrip heeft van de functie VERT.ZOEKEN, gaan we deze gebruiken om gegevens uit onze inventarisdatabase voor mobiele telefoons te extraheren. Volg de onderstaande stappen om een ​​prijs van een bepaalde mobiele telefoon uit uw database te zoeken:

  1. Maak de volgende twee kopteksten in nieuwe cellen: SKU En Prijs.
  2. Typ de volgende formule onder de kop Prijs: 
    =VERT.ZOEKEN(
  3. Om een OPZOEKWAARDE, selecteer de cel onder de SKU kop (ik5 in ons geval), voeg dan een komma toe.
  4. Voor de TABLE_ARRAY selecteer alle cellen in de database, onder de kopjes (A2:E10 in ons geval), gevolgd door een komma.
  5. We willen de prijs van onze gewenste SKU vinden, dus we stellen de COL_INDEX_NUMBER tot 4 (omdat de eenheidsprijskop de 4e kolom in onze database is), en volg deze met een komma.
  6. Specificeer ten slotte de RANGE_LOOKUP als ONWAAR, omdat we willen dat Excel exacte waarden retourneert.
  7. Druk op Enter.

Excel retourneert een #N/A-fout, maar maak je geen zorgen. Dat komt omdat we onze gewenste SKU (LOOKUP_VALUE) niet hebben toegevoegd onder de SKU-header.

Om de prijs van een bepaalde SKU te weten te komen (uit ons toegewezen assortiment, d.w.z. onze database), typt u deze onder de SKU-kop en Excel retourneert de exacte prijs van het artikel. U kunt dit voor elk item in de database doen.

Om meer informatie over het item te vinden, herhaalt u hetzelfde proces. Stel dat u ook het aantal beschikbare eenheden van een artikel wilt weten. Om dat te doen, maakt u een andere koptekst naast de Prijs kop en noem het aantal eenheden. Typ onder deze nieuwe kop de volgende formule:

=VERT.ZOEKEN(I5,A2:E10,5,ONWAAR)

Merk op dat, hoewel de rest van de formule hetzelfde is, ons COL_INDEX_NUMBER is veranderd van 4 (in de vorige formule) in 5. Dat komt omdat de aantal eenheden header staat in de 5e kolom van onze database.

Een voorraadsysteem maken met behulp van Excel-sjablonen

Als u niet de moeite wilt nemen om handmatig een inventarisatiesysteem in Excel te maken, kunt u de gemakkelijkere route kiezen om een ​​Excel-inventarissjabloon te gebruiken.

  1. Ga naar de Office-website om kant-en-klaar te vinden Excel-inventarissjablonen.
  2. Kies de sjabloon die u wilt gebruiken en download deze.
  3. Zodra de download is voltooid, dubbelklikt u erop om het sjabloonbestand te openen.
  4. Klik Schakel bewerken in bovenaan om te beginnen met het maken van aanpassingen volgens uw vereisten.

Nu kunt u naar behoefte kopteksten toevoegen of verwijderen en de sjabloon gaan gebruiken om uw voorraad te beheren door items toe te voegen en relevante informatie bij te werken.

Breng uw Excel-inventarissysteem naar een hoger niveau

Nu u de basis onder de knie heeft, is het tijd om uw Excel-inventarisatiesysteem naar een hoger niveau te tillen. U kunt dat eenvoudig doen door verschillende Excel-formules te leren kennen en deze toe te passen op uw Excel-inventarisdatabase. Dit zal u helpen creatief om te gaan met uw Excel-inventarisdatabase en u zult deze effectiever kunnen gebruiken.