U hoeft niet langer een Word-document heen en weer te e-mailen tussen collega's om dingen voor elkaar te krijgen. Dat zou kunnen, maar met webgebaseerde tekstverwerkers zoals Google Docs is samenwerken en communiceren een fluitje van een cent.
Binnen de software vindt u verschillende tools en functies waarmee u op de hoogte blijft en elkaar niet in de weg zit. In dit artikel vindt u een complete gids voor het gebruik van deze tools in Google Documenten.
Om de feedback en samenwerking van uw team te stroomlijnen, leest u hier hoe u anderen kunt vermelden en opmerkingen effectief kunt gebruiken in Google Documenten.
Anderen noemen in uw Google-documenten
Om een contactpersoon ergens in een Google-document te vermelden, typt u @ en gaat u verder met hun e-mailadres. Als u ze als contact in uw Google-account heeft opgeslagen, verschijnt hun naam in een lijst terwijl u dit doet. Daar kun je op hun naam klikken om het toevoegen te voltooien.
Als u ze in het document vermeldt, ontvangt u geen melding, maar wordt er een tag gemaakt waar u met de muisaanwijzer op kunt klikken om ze te zien een contactkaart met snelkoppelingen om ze een e-mail te sturen, een Meet te maken of te plannen of uw recente Google-interacties te bekijken.
Als je je collega nog geen toegang hebt gegeven, dan zijn die er wel een paar manieren om uw Google Documenten te delen, de snelste is de Deel knop in de rechterbovenhoek. Zodra u erop klikt, wordt u gevraagd om hun e-mailadres en een optioneel bericht. Dan, raak Versturen.
Opmerkingen zullen uw collega's pingen en hun aandacht richten op uw gedeelde document. Opmerkingen gebruiken:
- Markeer de tekst of media waarop u een opmerking wilt plaatsen.
- Er verschijnt een werkbalk aan de rechterkant van uw document. Selecteer daar het blauwe spraakpictogram met een plusteken. U kunt dit symbool ook grijs vinden in de bovenste werkbalk of door met de rechtermuisknop te klikken voor een lijst met extra opties.
- Er verschijnt een commentaarpaneel. Typ uw gedachten in het veld, gebruik @ en een e-mailadres om uw collega's toe te voegen.
- Als u klaar bent om te delen, klikt u op Opmerking,en uw notitie verschijnt in het document. Iedereen die binnen is getagd, ontvangt een melding. Iedereen met toegang tot het document kan zijn mening bekijken en toevoegen.
Om te voorkomen dat opmerkingen uw document onoverzichtelijk maken, kunt u ze oplossen nadat u ze hebt gelezen of bijbehorende taken hebt voltooid. Klik hiervoor op het vinkje in de kop van de thread. Deze actie verbergt de notitie, maar je hebt toegang tot en herstel opgeloste opmerkingen in Google Docs door toegang te krijgen tot uw geschiedenis. U kunt dat vinden door het spraakpictogram in de rechterbovenhoek van uw scherm te selecteren.
Suggestiebewerkingen gebruiken in Google Documenten
Soms is het nuttig om suggesties te doen in plaats van wijzigingen wanneer u samenwerkt. In plaats van uw collega te pingen met een play-by-play of door de versiegeschiedenis van uw document te bladeren, kunt u wijzigingen voorstellen met Suggererende modus in Google Documenten. Om dit te doen:
- Markeer de tekst of media waarnaar u verwijst.
- Er verschijnt een werkbalk aan de rechterkant van uw document. Selecteer daar het groene spraakpictogram met een potlood. U kunt ook wisselen tussen modi door op het potloodpictogram in de werkbalk te klikken of door met de rechtermuisknop te klikken voor een lijst met extra opties.
- Zodra u zich in de suggestiemodus bevindt, worden alle bewerkingen die u aanbrengt, weergegeven als een suggestie en wordt de tekst die u vervangt nog steeds weergegeven met een groene doorhaling. Opmerkingen worden aan de rechterkant weergegeven, waarin eventuele voorgestelde wijzigingen worden weergegeven.
- Als je klaar bent, tag je de collega aan wie je wijzigingen wilt voorstellen in een of meer reactiethreads en klik je op Opnieuw afspelen om een melding te sturen.
Wanneer u klaar bent om terug te gaan naar de bewerkingsmodus, klikt u met de rechtermuisknop en selecteert u de optie in de lijst, of klikt u op het pictogram Suggestiemodus aan de rechterkant van uw werkbalk.
Als u de suggesties van iemand anders beoordeelt, kunt u op de opmerkingenvelden klikken om ze te beoordelen. Terwijl je dat doet, klik je op het vinkje bovenaan de thread voor accepteren en de x voor weigeren. Als u de wijzigingen accepteert, worden de bewerkingen van uw collega in het document geplaatst. Je kunt ze ook opmerkingen over de thread achterlaten om heen en weer te communiceren over specifieke items.
Meldingsinstellingen voor Google Docs
Een snelle manier om uw meldingsinstellingen voor documenten te vinden, is door het spraakpictogram in de rechterbovenhoek van uw scherm te gebruiken. Zodra u het paneel opent, klikt u op het belpictogram om het instellingenmenu te openen. Hier kunt u de soorten meldingen aanpassen die u voor beide ontvangt Opmerkingen En Bewerkingen.
Voor opmerkingen kunt u zich aanmelden voor alle opmerkingen, alleen voor de opmerkingen waarin anderen u vermelden, of voor geen enkele. Als u geen selecteert, krijgt u nog steeds een visuele indicator, maar ontvangt u geen melding of e-mail. Hiermee moet u extra opletten dat u geen update van een collega mist.
Met bewerkingen kunt u ervoor kiezen om meldingen te ontvangen telkens wanneer iemand wijzigingen in het document aanbrengt of helemaal niet. Maar u kunt nog steeds zien wie wat heeft gewijzigd in de versiegeschiedenis van uw document.
Versiegeschiedenis gebruiken in Google Docs - en waarom dit handig is
Aangezien u met anderen samenwerkt, is het goed dat u een back-up van het document hebt voor het geval iemand per ongeluk belangrijke informatie verwijdert of overschrijft. Bovenaan uw scherm staat een hyperlink die aangeeft wanneer de meest recente bewerking heeft plaatsgevonden. Klik hierop en u ziet back-ups van eerdere werksessies en de wijzigingen die hebben plaatsgevonden.
Het gebruik van versiegeschiedenis is handig omdat je kunt zien wat anderen hebben gewijzigd als het onduidelijk is. Bovendien kunt u terugkeren naar een vorige versie als u niet tevreden bent met het huidige document of als er iets mis is gegaan.
Hoe weet u of iemand anders in een Google-document werkt?
Gelukkig heeft Google u gedekt als het erom gaat te weten of uw collega momenteel een document aan het bewerken is. Als ze bij jou in de werkruimte zijn, verschijnt hun profielfoto bovenaan je scherm met een gekleurde rand. Als ze er maar inactief zijn, ziet het er vervaagd uit.
Je kunt ook precies zien waar ze zijn door naar hun cursor in de overeenkomstige kleur te kijken. Zo voorkom je overlap of kom je later terug als je liever alleen werkt.
Ga samenwerken met Google Documenten
Dankzij Google Docs is samenwerken met uw collega's een fluitje van een cent. U kunt bijdragen aan documenten of bewerkingen voorstellen. Bovendien zijn er tal van functies, zoals aangepaste meldingsinstellingen, versiegeschiedenis en realtime updates, om uw workflow soepel en stabiel te houden.