Hoe u een tijdkaart maakt om uw productiviteit te verbeteren

Hoe vaak merk je dat je verdwaald bent - niet in staat om de eindeloze stroom taken aan te pakken die op je pad komen? Je ligt 's nachts op je bed en denkt aan al het werk dat je overdag had kunnen doen, maar niet hebt kunnen doen.

Je denkt na over hoe je je tijd beter had kunnen indelen en meer gedaan had kunnen krijgen. Maar de dag is verloren. Had je al dat plannen maar van tevoren gedaan. Als het bovenstaande scenario uw situatie beschrijft, moet u time mapping overwegen.

Wat is timemapping? Hoe verschilt het van tijdblokkering?

Time mapping verwijst naar het proces van het creëren van een raamwerk dat uw activiteiten (werk, vergaderingen, persoonlijke verplichtingen) in kaart brengt met betrekking tot tijd. Het is gemakkelijk om time mapping te verwarren met planning of conventionele tijdmanagementmethoden zoals tijdblokkering. Er is echter een opmerkelijk verschil.

Een tijdkaart biedt een holistisch beeld van uw dag, week of maand. Het geeft duidelijkheid over hoe je je dagen zou moeten doorbrengen, wat je moet doen en wanneer. Als je eenmaal een idee hebt van hoe je je tijd wilt besteden, kun je beginnen met het plannen van tijdsblokken voor taken met hoge prioriteit (tijdsblokkering).

In tegenstelling tot andere tijdmanagementmethoden, is time mapping niet alleen tijd toewijzen voor werk. Het is het complete plan voor hoe u uw tijd besteedt, van werk en hobby's tot vrije tijd en tijd voor het gezin. En als je er eenmaal een gewoonte van hebt gemaakt om tijd in kaart te brengen, gebeurt er magie.

U krijgt een duidelijk overzicht van wat u moet doen, zodat beslissingsmoeheid verdwijnt. Dagen van jongleren tussen verschillende projecten verdwijnen omdat je al tijdsblokken hebt ingepland voor taken met hoge prioriteit. Je weet wanneer het tijd is om te werken en wanneer het tijd is om je zorgen van je af te schudden en een warme kop koffie te drinken. Je hebt geen haast meer en krijgt meer werk gedaan.

Klinkt leuk, toch? Laten we het hebben over hoe u een tijdkaart kunt maken om de productiviteit te verhogen en de controle over uw leven te nemen.

Een tijdkaart maken om de productiviteit te verbeteren

Er is geen standaardmanier om een ​​tijdkaart te maken, omdat tijdkaarten persoonlijk zijn. Mensen hebben verschillende doelen, temperamenten en omstandigheden. Wat voor de een werkt, werkt misschien niet voor de ander. De volgende gids geeft echter een schets van een typisch proces voor het maken van een tijdkaart dat u kunt volgen en aanpassen aan uw specifieke omstandigheden.

Stap 1: Bedenk hoe u tijd doorbrengt

Voordat u begint met het maken van een tijdkaart, is het cruciaal om uzelf af te vragen: waarom maakt u een tijdkaart en wat verwacht u te bereiken? Dit zijn belangrijke vragen die van invloed zijn op hoe effectief time mapping voor u zal zijn. Daarom is het cruciaal om waarheidsgetrouw te zijn bij het beantwoorden van deze vragen.

U kunt beginnen door na te denken over hoe u uw tijd doorbrengt op een gemiddelde dag. Ben je blij met je huidige routine? Zo niet, bedenk dan wat u zou willen verbeteren. Vergeet niet dat je een tijdkaart voor jezelf aan het maken bent.

Dat betekent dat u bij het beantwoorden van deze vragen rekening moet houden met uw persoonlijkheid, productieve piekuren en gewoonten. Als u bijvoorbeeld weet dat u 's avonds laat het beste werkt, kunt u tijdsblokken instellen voor uw taken met de hoogste prioriteit' s nachts om maximale efficiëntie te garanderen.

Als je eenmaal je levensstijl in vogelvlucht hebt bekeken, de gebreken in je routine hebt overwogen, de dingen die je wilt verbeteren, en gerealiseerd wat je wilt bereiken met je tijdkaart, ga verder met de volgende stap.

Stap 2: maak een takenlijst

Maak een lijst van activiteiten die u in een bepaald tijdsbestek wilt doen. Voor uw eerste kaart kunt u het beste een korter tijdsbestek aanhouden, bij voorkeur een week. Dat komt omdat een korter tijdsbestek u helpt realistische doelen te stellen en u minder overweldigd te voelen.

Maak bij het opsommen van uw activiteiten voor de week categorieën voor de verschillende gebieden van uw leven (werk, hobby's, gezondheid, vrienden en familie). U kunt uw taken eenvoudig beheren zodra u ze in relevante categorieën verdeelt. Maar overdrijf het niet. Het is het beste om uw categorieën tussen 3-5 te houden om rommel te voorkomen.

Stap 3: Kleurcode verschillende activiteiten

Tijdkaarten maken hoeft niet saai te zijn. U kunt (moet) kleur toevoegen aan de verschillende tijdkaartcategorieën. Het maakt je tijdkaart leuk en de verschillende kleuren helpen je tijdkaart te visualiseren. Maar voeg kleuren niet willekeurig toe. Verschillende kleuren vertegenwoordigen verschillende gevoelens, dus kleurcode dienovereenkomstig.

Groen staat voor natuur en overvloed, daarom hebben we een groene kleur toegewezen aan mijn gezondheidscategorie in Clockify.

Stap 4: Taken prioriteren

Terwijl je de activiteiten opsomt die je in een week wilt voltooien, realiseer je je dat er niet genoeg uren zijn om alle taken te voltooien. Dit is waar je prioriteiten moet gaan stellen. De meeste mensen vinden het echter moeilijk om prioriteiten te stellen. Als jij dat bent, gebruik de Eisenhower-matrix om uw taken te prioriteren.

De Eisenhower-matrix helpt bij het categoriseren van taken in vier kwadranten op basis van hun belang en urgentie. De belangrijkste en meest urgente taken krijgen de hoogste prioriteit, terwijl de minst belangrijke en minder urgente taken later worden ingepland, gedelegeerd of van de to-do-lijst worden verwijderd.

Stap 5: Plan tijdsblokken in

Nadat je de taken hebt geprioriteerd, is tijdblokkering de volgende stap. Zo maak je tijdsblokken in je agenda:

1. Maak tijdsblokken voor taken met de hoogste prioriteit.
2. Maak daarna tijdsblokken voor vergaderingen.
3. Als je genoeg tijdslots over hebt, maak dan tijdsblokken voor andere belangrijke taken of projecten.

Hoewel het proces eenvoudig lijkt, maak je in eerste instantie fouten. Maar maak je geen zorgen, je zult er uiteindelijk beter in worden. Om u echter in het proces te vergemakkelijken en de kans op fouten te minimaliseren, volgen hier enkele tips om in gedachten te houden:

• Houd uw tijdsblokken flexibel genoeg om ruimte te laten voor onverwachte telefoontjes en onvermijdelijke afleidingen.
• Stel een vaste tijd in voor routinetaken (ontbijt, joggen in de ochtend, avondeten).
• Plan vergaderingen (indien mogelijk) in één tijdsblok omdat vergaderingen verspreid over de dag de productiviteit kunnen belemmeren.
• Vergeet niet tijdsblokken te creëren voor rust.
• Laat tijdsblokken leeg voor plotselinge, onverwachte gebeurtenissen.

Stap 6: Review en herziening

Nu je je tijdkaart hebt gemaakt, is het tijd om deze te herzien. Kijk of uw wekelijkse tijdkaart perfect weergeeft hoe u uw week wilt doorbrengen. Zo niet, pas het dan aan. Als je bijvoorbeeld op maandag en dinsdag veel intensief werk hebt gestapeld - terwijl je hebt veel tijd over op woensdag - je kunt wat werk op woensdag toevoegen om in evenwicht te komen jouw dagen.

Uw tijdschema is geen gerechtelijk bevel, dus voel u vrij om het aan te passen en aanpassingen te maken die u passend acht. Maar doe dit voordat u het gaat volgen, want als u uw tijdkaart halverwege wijzigt, kan uw hele weekschema in de war raken.

Kijk terwijl je je tijdkaart volgt hoe goed het werkt. Stel jezelf de vraag: heb je het kunnen volgen? Heeft het uw productiviteit verhoogd? Zijn er gebieden die verdere verbetering behoeven? Maak op basis van uw antwoorden de nodige aanpassingen aan uw toekomstige tijdkaarten.

Tijdkaartsoftware is geen noodzaak, maar ze maken het proces efficiënter. Alles wat je nodig hebt is pen en papier om een ​​tijdkaart te maken door wekelijkse activiteiten op te sommen en te prioriteren en tijdsblokken voor de week te creëren.

Maar er is een probleem hiermee. U kunt geen wijzigingen aanbrengen. Time mapping software maakt time mapping eenvoudiger en efficiënter. Bovendien is uw tijdkaart altijd toegankelijk op uw telefoon.

Clockify is een van de beste tijdmanagementsoftware. Het biedt een nette, gemakkelijk te navigeren interface en veel functies die helpen bij het maken van uitgebreide tijdkaarten.

Je kunt eenvoudig tijdsblokken aanmaken in de app agenda bekijken. Klik op een willekeurig tijdsbestek (dat is nog niet geblokkeerd), en een Tijdinvoer toevoegen pop-up verschijnt. Vul nu de gegevens in en klik op TOEVOEGEN knop. Herhaal het proces voor zoveel tijdsblokken als je wilt.

Jij kan gebruik TimeCamp om tijd te besparen en de productiviteit te verhogenen maak tijdkaarten. Nadat u tijdsblokken voor de week (of maand) heeft toegevoegd, integreert u Google Agenda in uw TimeCamp.

Tijdsblokken uit je Google Calendar verschijnen automatisch op je TimeCamp urenstaat op de toegewezen tijd. Bovendien biedt TimeCamp automatische tijdregistratie - een redder in nood voor mensen die vaak vergeten tijdsinvoer toe te voegen.

Met Planyway kunt u Trello, Jira, Google Agenda en Microsoft Teams integreren. Als je projecten beheert in Trello en vergaderingen plant in Google Agenda, kan het moeilijk zijn om te weten wat je moet doen en wanneer.

Planyway brengt het allemaal op één plek, waardoor het gemakkelijker wordt om een ​​tijdkaart te maken. U kunt tijdsblokken over de Planyway-kalender slepen, waardoor het gemakkelijker wordt om last-minute aanpassingen door te voeren.

Van het schrijven van artikelen en het maken van budgetten tot het maken van een kijklijst van mijn favoriete films, je kunt veel doen met de Google Docs Editors-suite. Het maken van een tijdkaart is niet anders.

Google Spreadsheets biedt alles wat je nodig hebt om de perfecte tijdkaart te maken. Wat Google Spreadsheets onderscheidt van andere tijdkaartsoftware, is de vrijheid die het je geeft. U kunt uw tijdkaart maken zoals u wilt, zonder u te beperken tot de applicatie-interface.

Maar als u geen zin heeft om helemaal opnieuw een tijdkaart te maken, vindt u hier een Tijdkaartsjabloon voor Google Spreadsheets die u kunt gebruiken en personaliseren.

Uitstelgedrag is de vijand

Time mapping helpt u uw tijd beter te beheren. Het geeft je richting en een spoor om te volgen. Maar je moet je ervoor inzetten om zijn wonderen te laten zien. En de grootste hindernis die je onderweg tegenkomt, is uitstelgedrag.

Veel mensen worstelen met uitstelgedrag en gebruiken verschillende methoden om ermee om te gaan. Hoewel al deze methoden hun pluspunten hebben, is de vijfminutenregel een van de meest effectieve.