Stimuleer de communicatie binnen uw team met deze tips

De meest kritische manier om succes te behalen met uw bedrijf is door middel van effectieve communicatie. Uw team moet zich vrij voelen om vragen te stellen, een goed begrip hebben van de bedrijfsdoelen en weten dat hun mening wordt gewaardeerd. Sterke communicatiegewoonten binnen uw team ontstaan ​​niet van de ene op de andere dag. Er is inzet voor nodig om strategieën te implementeren die werken en uiteindelijk een open werkomgeving te creëren.

Als je toegewijd bent aan het verbeteren van de effectieve communicatie met je team, lees dan verder voor tips die je nodig hebt om te beginnen met implementeren om succes te behalen en iedereen tevreden te houden.

Communiceer door middel van samenvattingen

Actief luisteren in communicatie heeft alles te maken met proberen te begrijpen. Het is absoluut noodzakelijk om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit. Miscommunicatie komt te vaak voor in bedrijven en kan gemakkelijk worden verlicht door samenvatten in de praktijk.

"Samenvatten of parafraseren is een actieve luistervaardigheid waarbij wordt herhaald wat een persoon heeft gecommuniceerd", legt Max Ade, CEO van Pickleheads. "Hoewel dit soort communicatie repetitief kan aanvoelen, is het de meest effectieve manier om misverstanden te voorkomen. Het proces omvat actief luisteren naar iemand die spreekt, samenvatten en herhalen wat ze hebben gezegd, en het begrip tussen de groep bevestigen."

Hoe ziet dit er in de praktijk uit? Ian Heyman, oprichter van Mannelijke druppelbescherming deelt, "Het kan er voor iedereen anders uitzien, maar een manier om het te benaderen is om een ​​contactbasis te hebben met je team waar je allemaal oefent met parafraseren. Door te herhalen hoe ieder van jullie een concept of gesprek begrijpt, kun je veel miscommunicatie voorkomen. Dit kan ertoe leiden dat je team productiever wordt, omdat het voor iedereen duidelijk is waar je naartoe werkt."

Samenvatten als communicatieve vaardigheid vergt oefening. Voor leiders is het het beste om het goede voorbeeld te geven en deze strategie te starten. Het zal tijd kosten om iedereen aan boord te krijgen en te laten wennen aan deze manier van communiceren, maar het zal over het algemeen ongelooflijk nuttig zijn.

Stel duidelijke agenda's in voor alle vergaderingen

Een van de grootste klachten die veel werknemers hebben over vergaderingen is dat ze te veel tijd in beslag nemen en niet effectief zijn. Dit gebeurt meestal wanneer vergaderingen niet goed worden gepland en uitgevoerd. De beste methode om ervoor te zorgen dat vergaderingen gunstig zijn voor het team, is om ruim van tevoren duidelijke agenda's te hebben.

"Je kunt nooit teveel voorbereid zijn", zegt Max Schwartzapfel, CMO van Vechten voor jou. "Als je een vergadering organiseert, overweeg dan om minstens drie dagen van tevoren een samenhangende, duidelijke agenda op te stellen. Als u dit doet, kan uw team de tijd krijgen om eventuele deliverables, vragen of gedachten van tevoren voor te bereiden. Als je ter plekke probeert te communiceren, kan er ruimte overblijven voor gemiste informatie, en dat wil niemand."

Vergaderingen lopen vaak heel gemakkelijk uit de hand. "Getimede vergaderingen met strikte agenda's zijn een geweldige manier om ervoor te zorgen dat u dingen daadwerkelijk voor elkaar krijgt", zegt Karim Hachem, VP van eCommerce bij Maxine van Hollywood. “Breng voor elk onderwerp een tijdlijn in kaart en laat iemand de tijd bijhouden zodat je op schema blijft. Ook kunt u aan het einde van vergaderingen ruimte overlaten voor vragen; deze tijd is ook een goede manier om te bepalen of een onderwerp meer aandacht nodig heeft. Timing van vergaderingen helpt ervoor te zorgen dat je alles bereikt wat je wilt bespreken, terwijl je uitzoekt wat verdere communicatie nodig heeft.

Zorg er tijdens vergaderingen voor dat uw team zich vrij voelt om te vertellen wat er in het bedrijf gebeurt. Maak ruimte voor vragen, nodig levendige discussies uit en betrek iedereen bij het gesprek. Als je een opendeurbeleid hebt, zou dit de norm moeten zijn en zal je team graag hun gedachten delen.

Host periodieke Touch Bases

Wanneer uw team bezig is met het werk, kan de communicatie vaak uit de boot vallen. Maar zonder die communicatie zal het werk eronder lijden. Het is belangrijk om tijd vrij te maken in de werklast van uw team om de basis te raken. Dit kan in de vorm van een-op-een, projectspecifieke teams, volledige teams of anderszins. De frequentie hiervan is iets dat u kunt bepalen om aan uw specifieke behoeften te voldoen, zolang u ervoor zorgt dat alle contactbasisvergaderingen effectief zijn en niet alleen maar tijd opslorpen.

Christy Pyrz, Chief Marketing Officer van Paradigma-peptiden zegt: “Overweeg om leiders elke maand een-op-een te laten vergaderen met hun team. Voor die vergaderingen heb je geen agenda nodig. In plaats daarvan kun je het gebruiken als een open communicatieperiode om het werk, de geestelijke gezondheid, de groei en algemene ideeën voor het bedrijf van de werknemer te bespreken."

Als je merkt dat het moreel van het team afneemt, overweeg dan om contactbasissen toe te voegen om het team op dezelfde golflengte te krijgen. "Zie je een daling van het moreel van het team? Probeer eens een touchbase-vergadering te organiseren”, deelt Melissa Rhodes, CEO van Helderzienden1on1. "Door de touch base-groep klein te houden - ongeveer 5-6 personen - verloopt het proces nog soepeler. Iedereen moet vrijuit kunnen spreken over zijn ideeën en gedachten.”

Creëer een zone zonder oordeel

Een primaire reden waarom veel werknemers zich niet vrij voelen om zich uit te spreken op het werk, is angst. Ze zijn bang dat hun woorden niet serieus worden genomen of dat ze repercussies zullen ervaren. Als je de communicatie met je team serieus wilt verbeteren, moet je een oordeelsvrije omgeving creëren om dit te doen.

"Je wilt nooit dat werknemers worden berispt omdat ze hun stem gebruiken", legt Mary Kay Bitton, Head of Product Innovation bij Flo-vitamines. "Het is essentieel om ieders mening te waarderen en ervoor te zorgen dat iedereen zich veilig voelt om zijn mening te uiten."

Als je met je team een ​​zone zonder oordeel wilt creëren en koesteren, implementeer dan een opendeurbeleid om je team uit te nodigen om hun mening te uiten. Zorg voor een veilige ruimte waarin ze dat kunnen doen, zoals in een vergadering of een-op-een. Houd iedereen op één lijn met het beleid en zorg ervoor dat iedereen zich aan het precedent houdt. U wilt ervoor zorgen dat er achter de schermen niets gebeurt waardoor uw team zich afvraagt ​​of dit beleid wel of niet waardevol is.

Hoewel uw bedrijf misschien een opendeurbeleid heeft, hebben sommige mensen misschien geen zin om hun gedachten openlijk met een groot team te delen, dus het is verstandig om een ​​alternatieve oplossing aan te bieden. "Een sleutelfactor om ervoor te zorgen dat mensen zich goed voelen als ze zich uitspreken, is hen de kans geven om te spreken op een manier die voor hen veilig voelt. U kunt dit doen door mensen aan te moedigen vergaderingen te boeken met iemand met wie ze persoonlijke onderwerpen willen bespreken. Je kunt ook een online ideeënbus hebben, zodat medewerkers anoniem hun zorgen kunnen uiten.”

Bij elk nieuw beleid kost implementatie tijd, en het opbouwen van een cultuur vereist consistentie en tijd. Blijf erbij, en uiteindelijk zal het de norm worden. "Het is belangrijk dat u uw inspanningen voortzet, ook al ziet u niet onmiddellijk verbetering", zegt Ryan Delk, CEO van Primer. "Zoals de meesten van ons weten, hebben goede dingen tijd nodig, dus blijf vooruitgaan, vooral als het een uitdaging voelt."

Houd iedereen op de hoogte van bedrijfsnieuws

Om iedereen het gevoel te geven dat hij of zij bij het bedrijf hoort, wil je dat ze op de hoogte blijven van alles wat er speelt – ook als dit niet direct van invloed is op hun positie of rol. Dit is een sleutelstrategie bij teambuilding en zorgt er ook voor dat iedereen op de hoogte blijft van het actuele bedrijfsnieuws, inclusief doelen, prestaties en zelfs de moeilijke dingen.

"Een geweldige manier om ervoor te zorgen dat iedereen wordt geïnformeerd zonder de zaken te serieus te houden, is een bedrijfsnieuwsbrief", zegt Justin Soleimani, medeoprichter van tuimelen. "Het kan uit noodzaak beginnen, maar het kan snel veranderen in een manier om het moreel op te krikken. Natuurlijk wil je nog steeds updates over het bedrijf delen, maar je kunt ook opbeurende verhalen over het team toevoegen, mijlpalen en verjaardagen vieren, en meer.”

Nog een voordeel van interne nieuwsbrieven of wekelijkse e-mailrazzia's is dat ze het aantal vergaderingen verminderen, wat uiteindelijk de productiviteit verbetert. "Als je het gevoel hebt dat jij en je team te veel tijd besteden aan vergaderingen, overweeg dan om een ​​wekelijkse e-mailverzameling uit te proberen", zegt Brittany Dolin, mede-oprichter van Pocketbook Agentschap. “Veel van wat u tijdens vergaderingen behandelt, kan heel goed via e-mail worden gecommuniceerd. U kunt proberen wekelijkse updates te verzenden met samenvattingen van wat er gebeurt. Het is een geweldige manier om nieuws te delen en tegelijkertijd iets concreets te bieden om in de toekomst naar te verwijzen indien nodig.”

Vooral wanneer u grote teams heeft en u ervoor wilt zorgen dat iedereen de informatie heeft die ze nodig hebben met betrekking tot de bedrijf, overweeg dan een oplossing te vinden om de informatie zo gedetailleerd mogelijk te verspreiden verwezen. Dit vermindert roddels en voorkomt miscommunicatie.

Conclusie

U wilt zeker niet bezuinigen als het gaat om teamcommunicatie. Wanneer slechte communicatie de norm wordt, zal het extra moeite kosten om de slechte gewoonte te doorbreken en een duurzame oplossing te implementeren.

De beste manier om aan de slag te gaan, is door een kleine taskforce op te bouwen met leden van uw team van alle niveaus. Brainstorm een ​​plan over hoe het einddoel van communicatie eruit zal zien en bepaal vervolgens de stappen die nodig zijn om daar te komen. Communiceer deze nieuwe cultuur met het team en zorg dat iedereen meedoet. Het is een win-winsituatie voor iedereen.