E-mails omzetten in taken en opmerkingen met ClickUp

Ben je het beu om je takenlijst bij te houden door constant te schakelen tussen je Gmail-inbox en de ClickUp-werkruimte? Nou, ClickUp heeft een oplossing om dit gedoe te elimineren.

U kunt uw e-mails omzetten in taken en opmerkingen in ClickUp zonder dat u Gmail hoeft te verlaten. We zullen u door dit proces leiden om de manier waarop u werkt te transformeren om uw algehele productiviteit te verhogen.

Als u een e-mail wilt doorsturen naar het opmerkingengedeelte van een taak in Klik op, heb je het unieke e-mailadres van de taak nodig. Ja, dat hoor je goed! Elke taak die u aanmaakt in ClickUp heeft een uniek adres. Om dit adres te krijgen, beweegt u de muisaanwijzer over de taak waarnaar u e-mails wilt doorsturen en klikt u op de weglatingsteken pictogram.

Selecteer in de vervolgkeuzelijst Stuur e-mail naar taak.

Klik in het pop-upvenster op Kopiëren om de taak-e-mail naar uw klembord te kopiëren.

Open nu Gmail en druk op Ctrl+V in de adresbalk om de taak-e-mail te plakken. U zult merken dat de tekst onmiddellijk verandert in de naam van de ClickUp-taak. Dit is erg handig als u nog een e-mail naar hetzelfde adres wilt sturen. Typ gewoon de taaknaam en selecteer deze in de vervolgkeuzelijst.

Voeg een onderwerpregel en hoofdtekst toe aan de e-mail en klik op de Versturen knop.

Na het verzenden van de e-mail verschijnt deze in het opmerkingengedeelte van de taak (zoals weergegeven in de afbeelding hieronder). Merk op hoe ClickUp de afzender identificeert en het onderwerp en de hoofdtekst van de e-mail weergeeft. Het bevat ook een HTML-bestand met de inhoud van de e-mail, dat u naar uw computer kunt downloaden.

Net als elke opmerking die aan ClickUp is toegevoegd, zijn er een aantal wijzigingen die u kunt aanbrengen in de doorgestuurde e-mail. Wanneer u de opmerking over de opmerking beweegt, kunt u deze bewerken, op volledig scherm bekijken of toewijzen aan een teamlid. Uw teamleden kunnen ook reageren op de opmerking door erop te reageren met een emoji of door een direct antwoord achter te laten.

Door op het ellipspictogram van de opmerking te klikken, krijgt u extra opties waarmee u:

• Kopieer de URL van de opmerking.
• Voeg de opmerking toe aan het beschrijvingsgebied van uw taak.
• Stel een herinnering in om actie te ondernemen op de opmerking.
• Verwijder de opmerking.

Maak nieuwe taken in ClickUp via e-mail

Net als bij taken in ClickUp, heeft elke lijst ook een uniek adres. Dit betekent dat u e-mails als een taak naar die lijst kunt doorsturen. Om het adres van een lijst te krijgen, plaatst u de muisaanwijzer op de lijstnaam in de hoofdzijbalknavigatie en klikt u op de weglatingsteken pictogram om de lijstinstellingen te openen.

Selecteer in de vervolgkeuzelijst E-mail naar lijst.

Klik in het pop-upvenster op Kopiëren om de e-maillijst naar uw klembord te kopiëren.

Plak de e-mail in de adresbalk van Gmail, voeg een onderwerpregel en hoofdtekst toe en druk op Versturen. Deze keer is uw onderwerp de naam van uw taak in ClickUp en wordt de hoofdtekst toegevoegd aan het beschrijvingsgebied van de taak. Alle bestanden die u aan de e-mail toevoegt, gaan onder het gedeelte Bijlagen van de taak (naast het HTML-bestand dat ClickUp automatisch bijvoegt).

U kunt aanvullende eigenschappen voor de nieuwe taak instellen door deze toe te voegen aan de onderwerpregel:

• Cessionaris: Wijs de nieuwe taak toe aan jezelf of een teamlid (bijv. John Doe) gebruiken of.
• Deadline: Stel vervaldatums in door exacte datums op te geven, zoals of het gebruik van natuurlijke taal zoals, , of.
• Labels: Voeg tags toe aan uw taak met behulp van. Als de tagnaam die u opgeeft niet bestaat, wordt deze automatisch gemaakt.

Nadat u de e-mail hebt verzonden, wordt deze weergegeven in uw opgegeven ClickUp-lijst, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.

Als je vaak met bepaalde lijsten in je werkruimte werkt, neem dan even de tijd om hun adressen op te slaan in Gmail, zodat je ze gemakkelijker snel kunt openen.

E-mails automatisch doorsturen naar ClickUp

Als u merkt dat u voortdurend e-mails van een bepaalde afzender doorstuurt naar ClickUp als een taak of opmerking, dan bespaart het instellen van automatisering u kostbare tijd. Laat je niet intimideren door de term 'automatisering': je hoeft alleen maar een doorstuurfilter in Gmail in te stellen.

Voeg een e-mailadres voor doorsturen toe aan Gmail

Voordat u kunt beginnen met het doorsturen van e-mails, moet u een doorstuur-e-mailadres (van de taak of lijst) toevoegen waarnaar de e-mails worden verzonden. Klik hiervoor op de tandwiel icoon in de rechterbovenhoek van Gmail en selecteer Bekijk alle instellingen.

Klik op het tabblad Doorsturen en POP/IMAP op het Voeg een doorstuuradres toe knop.

Plak uw ClickUp-taak of lijstadres in het tekstveld. Zorg ervoor dat u de extra tekst en punthaken wist die aan het begin en einde van het adres zijn toegevoegd en klik vervolgens op Volgende. Klik in de volgende twee pop-ups die verschijnen op Doorgaan Dan OK.

Wanneer u uw ClickUp-werkruimte opent, verschijnt de bevestigingslink als een nieuwe taak in de lijst waarnaar u de e-mails gaat doorsturen.

Wanneer u de taak opent, klikt u op de bevestigingslink, die zich in het beschrijvingsgebied bevindt. In het pop-upvenster dat verschijnt, klikt u op Bevestigen om eindelijk het e-mailadres toe te voegen aan Gmail.

Stel filters in om e-mails door te sturen naar ClickUp

Nadat u het e-mailadres voor doorsturen hebt toegevoegd, kunt u dat nu doen stel een filter in om e-mails te verzenden naar dat adres. In de onderstaande afbeelding controleert het filter alleen of de afzender van een e-mail een specifiek adres heeft.

Wanneer een e-mail aan de gestelde criteria voldoet, wordt deze gearchiveerd en doorgestuurd naar het geselecteerde ClickUp-adres.

U heeft de automatiseringsconfiguratie voltooid om specifieke e-mails door te sturen naar ClickUp. Als je dit naar een hoger niveau wilt tillen, dan kan dat stel filters in voor het doorsturen van e-mails naar Slack, en een ander filter voor het doorsturen van e-mails naar Outlook. Dit is een zeer handige functie om uw inbox op te ruimen en georganiseerd te houden terwijl u bovenaan uw takenlijst blijft.

Ruim uw e-mails op en blijf georganiseerd met ClickUp

Het omzetten van uw e-mails in taken en opmerkingen in ClickUp is een doorbraak als het gaat om het beheer van uw workflow. Met slechts een paar klikken verander je de chaos in je e-mail in een gestroomlijnde en georganiseerde "to-do" die gemakkelijk te volgen en te beheren is. En dat is nog maar het begin: er zijn meer creatieve manieren waarop u ClickUp kunt leren gebruiken waarvan u zich misschien niet bewust bent.