Hoe de functie SORTERENBY in Microsoft Excel te gebruiken

Microsoft Excel biedt krachtige hulpmiddelen om uw gegevens op vrijwel elke denkbare manier te compileren, te ordenen en te visualiseren. Soms komt u een scenario tegen waarin u meerdere specifieke weergaven van uw informatie moet maken.

De functie SORTEREN OP in Excel biedt een handige manier om complexe uitsplitsingen te maken en gespecialiseerd te maken gegevensarrangementen die uw informatie verduidelijken, zonder verwarring in uw origineel te creëren gegevensset.

Gebruikt voor Excel's SORTERENBY-functie in Excel

Er zijn meerdere manieren om uw gegevens in Excel te sorteren, hoewel de methoden die u het gemakkelijkst te binnen schieten, nadelen kunnen hebben voor complexere behoeften.

De SORT-functie gebruiken maakt een afzonderlijke, georganiseerde dataset, maar u kunt slechts op één set criteria sorteren. Sorteren met de sorteer- en filtertool van Excel

biedt een veel fijnere granulariteit, maar sorteert de originele dataset direct, wat het uitdagender maakt om meerdere weergaven te maken en weer te geven, vooral als u ze tegelijkertijd wilt zien.

De SORTBY-functie combineert in wezen de beste delen van deze twee functies; het creëert een aparte weergave van uw dataset (of een "array") die op meer dan één criterium kan worden gesorteerd. U kunt bijvoorbeeld een scorebord van spelers in een game sorteren op teamnaam, vervolgens op score en vervolgens op specifieke prestaties in de game.

In het voorbeeld dat we voor dit artikel gebruiken, hebben we een lijst met verkoopgegevens voor een regio. De kolommen bevatten de achternaam van ons verkooppersoneel, de staat waar ze werken, het aantal verkopen dat ze hebben gedaan en het totaal dat ze met die verkopen hebben verdiend.

Hoe de functie SORTERENBY in Excel te gebruiken

Laten we, om onze eerste sortering met de functie SORTEREN DOOR te maken, onze verkopers per staat organiseren.

1. Selecteer cel F2.
2. Typ het volgende in de cel of de formulebalk:

   =SORTERENOP(A2:D16;B2:B16)

3. druk op Binnenkomen.

Deze functie vertelt Excel om ons hele bereik (cells A2 door D16) door de "State"-waarden in cellen B2 door B16. Het gaat standaard automatisch naar oplopende volgorde (A-Z). De resulterende array geeft een overzicht van onze gegevens, geordend op staat (eerst Arizona, dan Californië, dan New Mexico...).

Merk op dat de lijst met namen niet alfabetisch gesorteerd is, want dat is niet wat we gevraagd hebben. Het is echter eenvoudig om deze formule te wijzigen om meerdere criteria op te geven.

Sorteren op meerdere criteria tegelijk met SORTBY in Excel

Laten we onze nieuwe gegevensset wijzigen om eerst te sorteren op staat en vervolgens op het aantal verkopen dat is gedaan, om een ​​miniatuurrangschikking te maken van hoe succesvol elk van onze verkopers in elke staat was.

1. Selecteer cel F2 opnieuw. Als u ook de eerste formule wilt behouden om de verschillen te vergelijken, selecteert u cel K2 in plaats van.
2. Typ het volgende in de cel of de formulebalk:

   =SORTERENOP(A2:D16;B2:B16;1;C2:C16;-1)

3. druk op Binnenkomen.

De resulterende nieuwe array heeft een iets gecompliceerdere formule nu we Excel vragen om op meerdere velden te sorteren.

De formule begint hetzelfde als de vorige formule, in die zin dat we Excel vragen om onze te sorteren reeks in de kolommen A tot en met D door de "State"-informatie in kolom B, maar aangezien we er nu meerdere hebben bereiken waarop we willen sorteren, moeten we in Excel beide arrays verduidelijken waarop we willen sorteren (de door_array syntaxis), en ook de sorteervolgorde, of de richting waarin we willen dat Excel de gegevens rangschikt.

Elk van de door_array argumenten kunnen slechts één kolom breed zijn, waarbij de waarden verticaal worden vermeld zoals we ze hier hebben (voor bijvoorbeeld cellen B2:B16), of één rij lang, met de waarden horizontaal weergegeven (bijvoorbeeld cellen A4:D4).

Hoewel de twee kolommen die we zojuist in deze formule hebben gevraagd om te sorteren, de kolommen B en C, naast elkaar staan anders kunnen we de twee kolommen niet combineren tot een enkel bereikverzoek binnen de formule (als "B2:C16"). Dit resulteert in een "#REF!" fout, omdat Excel niet zeker weet op welke van deze twee velden moet worden gesorteerd, of in welke volgorde.

Om nog maar te zwijgen van het feit dat het heel goed mogelijk is dat de bereiken die u wilt sorteren van elkaar gescheiden zijn (zoals kolommen B en D hier bijvoorbeeld), of dat u sorteer uw cellen op bereiken die niet in de juiste volgorde staan ​​binnen uw gegevens (bijvoorbeeld als u wilt sorteren op "Staat" in kolom B en vervolgens op "Naam" in kolom A, zoals voorgesteld eerder).

De twee kolommen moeten dus als afzonderlijke bereiken in de formule worden vermeld, om Excel expliciet te vertellen dat het volgorde waarin we de array willen sorteren - in het geval van het bovenstaande voorbeeld, eerst op status en vervolgens op aantal verkoop.

De sorteervolgorde syntaxis kan in twee richtingen worden gedefinieerd: "1" voor oplopende volgorde (A-Z-volgorde of laagste nummers eerst besteld) of "-1" voor aflopende volgorde (Z-A-volgorde of hoogste nummers eerst besteld). De sorteervolgorde velden kunnen geen andere getallen zijn dan 1 of -1, of anders een "#VALUE!" fout wordt geretourneerd, omdat er geen andere manieren zijn om de gegevens te bestellen.

specificeren sorteervolgorde was alleen optioneel in de eerste versie van onze formule, omdat het meteen duidelijk was waarop we sorteerden, en we sorteerden al in oplopende volgorde.

Als we die waarden echter in aflopende volgorde willen sorteren, of wanneer we sorteren op meerdere criteria, is dit een vereiste syntaxis in te vullen, omdat de sorteervolgorde voor verschillende bereiken in verschillende richtingen kan worden gerangschikt, zoals we hier deden formule.

We kunnen deze formule ook niet vragen om onze array gedeeltelijk te sorteren, bijvoorbeeld door A1:D16 te sorteren op bereik B1:B10. Elk bereikargument binnen de formule moet hetzelfde aantal cellen omvatten, dus als ons origineel reeks waarde heeft 15 cellen, dan alle door_array argumenten die we vragen de formule om op te sorteren moet ook 15 cellen bevatten. Anders krijgen we een "#VALUE!" fout.

Nu we de bouwstenen van deze formule begrijpen, is het gemakkelijk om te zien hoe we SORTBY kunnen gebruiken om onze gegevens te ordenen op zoveel criteria als we willen of nodig hebben. Voer de reeks typ dan eerst de door_array sorteren, dan de sorteervolgorde, dan onze volgende door_array, onze volgende sorteervolgorde, enzovoort, zoals in de formulesyntaxis:

=SORTERENOP(reeks, by_array1, [sort_order1], [by_array2, sort_order2],...)

SORTEREN OP is nog een andere krachtige, veelzijdige functie in Excel

De functie SORTEREN OP in Microsoft Excel maakt het eenvoudig om gespecificeerde uitsplitsingen van informatie te maken en is veelzijdig tool om moeiteloos rommelige datasets op complexe manieren te ordenen om uw informatie duidelijker en gemakkelijker te maken bruikbaar.

Er zijn nog meer manieren om de vele functies, tools en mogelijkheden van Excel te gebruiken om uw spreadsheets te ordenen en uw tijd efficiënter en productiever te besteden.