Hoe u uw beschikbaarheidstijden voor vergaderingen kunt weergeven in Gmail

Het organiseren van vergaderingen is een grote belemmering voor de productiviteit, vooral het afspreken van een geschikte tijd. Google wil dit probleem oplossen met zijn nieuwe Bied tijden aan dat je vrij bent tool in Gmail, waarmee u beschikbaarheidstijden voor vergaderingen en andere evenementen kunt instellen.

Google heeft het nieuwe aangekondigd Bied tijden aan dat je gratis tool bent op zijn Google Workspace-updates blog op 11 juli 2023. Er staat dat de functie is ontworpen om u te helpen bij het opzetten van één-op-één-vergaderingen met klanten, collega's, enz.

We voegen een functie toe aan Gmail waarmee je veel sneller handige één-op-één vergadermomenten met anderen kunt vinden. Dit is vooral handig bij het plannen van tijd met klanten, partners of mensen in uw organisatie van wie de Google-agenda's niet zichtbaar zijn voor u.

In plaats van te onderhandelen over data en tijden voor vergaderingen, kunt u een dag voorstellen en uw beschikbaarheidstijden instellen in een e-mail. De ontvanger kan vervolgens een evenement voor de vergadering maken tijdens het tijdslot dat is ingesteld in uw oorspronkelijke e-mail, allemaal zonder de Gmail-app te verlaten.

Door onnodige e-mailuitwisselingen uit te sluiten, hoopt Google dat deze functie dat zal doen maak uw vergaderingen productiever.

Hoe u uw beschikbaarheidstijden in Gmail kunt instellen

Als u uw beschikbaarheidstijden voor vergaderingen in Gmail wilt weergeven, begint u met het opstellen of beantwoorden van een e-mail. Klik vervolgens op de Spreek een tijd af om elkaar te ontmoeten pictogram in de menuwerkbalk rechts van het Versturen knop.

Klik vervolgens op de Bied tijden aan dat je vrij bent optie, en u kunt uw beschikbaarheidstijden instellen op een voorgestelde dag voor de betreffende vergadering.

Als u de Spreek een tijd af om elkaar te ontmoeten pictogram, zoals hierboven, moet u mogelijk tot 15 dagen wachten voordat de uitrol voor alle accounts is voltooid. De aankondiging bevestigt dat de functie ook beschikbaar zal zijn voor alle Workspace-klanten en persoonlijke Google-accountgebruikers.

Voorlopig kunt u alleen beschikbaarheidstijden instellen voor uw primaire agenda en de functie werkt alleen voor één-op-één-vergaderingen. De formulering in de aankondiging van Google suggereert dat het de tool kan uitbreiden om in een later stadium groepsbijeenkomsten te verzorgen.

Als u uw e-mail naar meerdere ontvangers stuurt, wordt alleen de persoon aan een afspraak maken wordt toegevoegd aan het evenement. U moet handmatig andere deelnemers aan het evenement toevoegen als u ze wilt opnemen.

Gmail voert de productiviteitsfuncties op

Google brengt voortdurend nieuwe functies uit in Workspace en Gmail om gebruikers te helpen minder tijd te besteden aan het handmatig typen van e-mails. De nieuwe Bied tijden aan dat je vrij bent tool zal de frustrerende e-mail heen en weer wegnemen terwijl we proberen vergaderingen te regelen, en we kunnen niet wachten tot de functie (hopelijk) groepsbijeenkomsten ondersteunt.

Dit volgt kort op de uitrol van Gmail Help mij schrijven functie die een generatief AI-systeem gebruikt om u te helpen sneller e-mails te schrijven, met behulp van prompts.