De do's en don'ts van koetjes en kalfjes bij het werken op afstand

Of je er nu van houdt of er een hekel aan hebt, koetjes en kalfjes zijn een essentieel onderdeel van teambuilding. Maar chit-chat kan moeilijk zijn in een afgelegen omgeving, omdat er bepaalde regels aan verbonden zijn. Hoewel deze regels een beetje overweldigend kunnen zijn, zorgen ze voor respectvolle en efficiënte communicatie.

Het laatste dat u wilt, is dat u onbeleefd overkomt op uw collega's door hun beschikbaarheid niet te respecteren of ze te spammen met eenregelige berichten. Hier zijn alle do's en don'ts van koetjes en kalfjes bij het werken op afstand.

De do's van koetjes en kalfjes bij werken op afstand

Hier zijn enkele praktische tips voor het voeren van een praatje in een chatgroep voor werken op afstand:

Vind de juiste manier om een ​​gesprek te beginnen

Er zijn verschillende manieren waarop u een gesprek kunt beginnen met uw collega's op het werk. De meeste communicatieplatforms voor werken op afstand laten bijvoorbeeld zien wanneer een nieuwe persoon aan de groep wordt toegevoegd. Dit is een geweldige kans voor u om de nieuwe werknemer zich welkom te laten voelen. Je kunt ze gewoon taggen en een warm welkomstbericht toevoegen.

Je kunt ze ook bereiken via een privébericht. Stel jezelf voor en vertel dat je beschikbaar bent als ze ergens hulp bij nodig hebben. U kunt een paar vriendelijke vragen stellen om een ​​band op te bouwen als u denkt dat de nieuwe collega geïnteresseerd is.

Als jij degene bent die onlangs aan boord is gekomen, kan een praatje maken met bestaande teamleden een goede manier zijn om dat te doen leer je team op afstand kennen in een nieuwe baan. Overweeg privé te reageren op hun openbare threads en uw mening over het onderwerp te delen. Dit kan een geweldige manier zijn om een ​​verbinding tot stand te brengen.

Maar het is essentieel dat u de geschiktheid van de chat inschat. Niet iedereen voelt zich op zijn gemak met privéberichten. Overweeg dus om je terug te trekken als je het gevoel hebt dat de andere persoon niet geïnteresseerd is.

Praat over actuele gebeurtenissen

Het is gebruikelijk om met uw collega's over de actualiteit te praten. Dit geldt ook voor small talk op afstand. U kunt onderwerpen aansnijden zoals sport of recente ontwikkelingen in de entertainmentindustrie. Zorg ervoor dat u altijd op een niet-betuttelende manier praat wanneer u nieuws of uw mening over iets uitlegt. Je moet ook respect hebben voor de mening van de ander.

Met de meeste communicatieplatforms kunt u media delen. Overweeg dus om de bron van het nieuws toe te voegen in de vorm van een video, afbeelding of internetlink. Zo kunnen je collega's het zelf bekijken en hun mening met je delen.

Platforms zoals Discord laten je zelfs toe deel uw smartphonescherm met een andere gebruiker. Zo kun je samen naar de media kijken en er een dialoog over aangaan.

Zoek een balans tussen onderwerpen

Net als in een kantooromgeving, moet bij koetjes en kalfjes tussen collega's op afstand een evenwicht tussen onderwerpen worden gevonden. Dit kan moeilijk zijn in online gesprekken, omdat ze geen sociale signalen en lichaamstaal hebben. Je kunt dus uiteindelijk een beetje te veel over jezelf praten en onbeleefd overkomen zonder het te beseffen.

Overweeg om de heen-en-weer gespreksstroom te omarmen. Stuur niet continu berichten met uw eigen mening zonder uw collega's de tijd te geven om te reageren.

Zeg liever wat je te zeggen hebt en wacht dan af. Laat je collega zijn mening geven, ook al duurt het even voordat hij reageert. Houd deze stroom gaande om te zorgen voor een evenwicht tussen onderwerpen en om ervoor te zorgen dat geen van beide partijen aanmatigend is in het gesprek.

Maak informele check-ins

Aangezien u uw werkvrienden niet dagelijks ziet wanneer u op afstand werkt, is het een goed idee om regelmatig te checken. Stuur gewoon een korte sms met hallo en informeer hoe het met ze gaat.

Als je wilt dat de check-in uitgroeit tot een gesprek, overweeg dan om een ​​dialoog aan te gaan. Dit kan eenvoudig zijn: "Heb je de nieuwe Marvel-film gezien?", of "Je gelooft niet wat er gebeurde toen ik vorige week naar het winkelcentrum ging!".

Als je collega geïnteresseerd is en tijd heeft om te praten, zullen ze met wederzijds enthousiasme reageren. Zo niet, dan is dat ook goed. Je moet het niet persoonlijk opvatten. Denk er altijd aan om hun prioriteiten en grenzen te respecteren.

Respecteer de beschikbaarheid van de ander

Tenzij uw organisatie een specifiek tijdsbestek voor rapportage heeft, is het waarschijnlijk dat uw externe collega's niet altijd op hun werkstations zijn, zelfs niet overdag. Let daarom goed op de beschikbaarheid van uw collega's voordat u een gesprek met hen aangaat.

Er zijn meerdere manieren waarop u kunt peilen of uw teamlid beschikbaar is. De eenvoudigste manier is om hun beschikbaarheidsstatus te controleren op het chatplatform dat uw bedrijf gebruikt. Uw collega zal zijn status waarschijnlijk instellen op "Niet storen" als hij/zij niet beschikbaar is om te chatten.

Als uw organisatie gebruikt tijdzone-omzetters, kun je ze ook gebruiken om de beschikbaarheid van je buitenlandse collega's af te leiden. Als geen van deze methoden kan worden gebruikt, kun je ze rechtstreeks vragen door iets te sturen als: 'Hé, ben je beschikbaar? Ik wilde ergens over praten."

Communicatieplatforms, zoals Slack, laten je ook andere gebruikers pingen, zelfs als hun meldingen zijn uitgeschakeld. Zorg ervoor dat u deze functie nooit gebruikt, tenzij de kwestie van het grootste belang en urgent is.

De don'ts van Small Talk op afstand

Hier zijn de dingen die u uit de buurt moet houden wanneer u over koetjes en kalfjes praat met uw externe team:

Praat niet over verboden onderwerpen

De grootste no-no van koetjes en kalfjes op afstand is het bespreken van controversiële of opruiende onderwerpen. Je wilt geen ruzie met een collega over iets waar je eigenlijk niet over had moeten praten.

Off-limit onderwerpen zijn onder meer religie, geld, politieke voorkeuren en intieme informatie. Ongepaste grappen of uitspraken mogen ook nooit deel uitmaken van uw gesprekken.

Het is ook geen goed idee om over gevoelige onderwerpen te praten, zoals nationalisme en complottheorieën. Zorg ervoor dat alle video's, afbeeldingen of andere media die u deelt met uw collega's ook geschikt en veilig zijn voor op het werk.

Stuur geen meerdere eenregelige berichten

Zorg ervoor dat u niet meerdere berichten van één regel naar uw collega stuurt wanneer u over koetjes en kalfjes praat. Als u dit doet, wordt het voor uw collega's moeilijk om erachter te komen wanneer u klaar bent met praten, en het kan zijn dat ze reageren zonder alles te hebben gehoord wat u te zeggen heeft.

Elk bericht van één regel creëert ook een afzonderlijke ping en melding. Dit kan onaangenaam zijn voor uw teamleden. Dus, in plaats van meerdere berichten te spammen, neem de tijd en schrijf alles wat je wilt zeggen in één tekstblok.

Als je iets wilt toevoegen nadat je het bericht hebt verzonden, overweeg dan om het oorspronkelijke bericht te bewerken of te wachten op een antwoord en dan iets extra's te zeggen. Door dit te doen, kunt u uw collega's niet verwarren en irriteren.

Vat de vertragingen niet persoonlijk op

Wanneer u op afstand werkt, verwacht dan niet dat uw collega's onmiddellijk op uw berichten reageren, vooral niet als deze berichten niets anders zijn dan geklets. Ze zitten misschien in een vergadering, werken aan een project of zijn thuis met iets anders bezig.

Vat deze vertraging niet persoonlijk op. Wacht liever hun antwoord af. Als je twee volle dagen geen antwoord hebt gekregen, kun je een vervolgbericht sturen. Een follow-up is misschien geen goed idee als je niet zo close bent met de collega waarmee je aan het chatten bent.

Als je zelfs na een follow-up geen antwoord krijgt, moet je gewoon wachten, aangezien ze op dit moment waarschijnlijk geen zin hebben in koetjes en kalfjes. Wees geduldig en begripvol. Je collega zal waarschijnlijk antwoorden wanneer ze er klaar voor zijn.

Beëindig het gesprek niet abrupt

U moet niet wakker worden en een gesprek verlaten wanneer u op afstand werkt, ook al is de chat gewoon nietszeggend gepraat. Het kan zijn dat uw collega's wachten op een antwoord, en als ze het nooit krijgen, kan het onbeleefd overkomen. Dus als je plotseling halverwege een gesprek moet vertrekken, overweeg dan om dit in het gesprek over te brengen.

Een simpele "Ben zo terug" is voldoende als u voor korte tijd weggaat. Als je langer weggaat, vertel dan hoe lang je weggaat. U kunt hen ook de reden voor het verlaten van de chat vertellen als dit gepast is.

Praten over koetjes en kalfjes bij werken op afstand heeft zijn regels

Small talk, wanneer je op afstand werkt, is een beetje anders dan normaal geklets op kantoor. Maar het is gemakkelijk onder de knie te krijgen als je weet wat de do's en don'ts zijn.

Begin gerust gesprekken met nieuwe mensen in het team en bespreek dingen waarin jullie beiden geïnteresseerd zijn. Vermijd echter controversiële onderwerpen en vat vertraagde antwoorden niet persoonlijk op.

Small talk lijkt soms overbodig, maar als het correct wordt gedaan, kan het een geweldige manier zijn om werkvriendschappen te beginnen. Deze verbindingen zijn essentieel in een afgelegen omgeving waar je je gemakkelijk eenzaam kunt voelen.