Hoe u de juiste tool voor projectbeheer kiest

Als je met een klein team of aan een persoonlijk project aan iets belangrijks werkt, is het belangrijk om op de hoogte te blijven en je workflow te organiseren. De beste manier om dit te doen, is door te investeren in een projectmanagementtool. Het gebruik van gespecialiseerde software kan helpen om uw workflow te stroomlijnen en al die bewegende delen georganiseerd te houden.

Maar met zoveel opties die er zijn, hoe kies je de juiste? De eerste stap is weten naar welke functies en aspecten u moet zoeken. Focus op wat echt belangrijk is voor jou en je team. Denk aan functionaliteit, flexibiliteit, interface, beveiliging en ondersteuning.

1. Functies en functionaliteit

Voordat u op zoek gaat naar een tool voor projectbeheer, moet u de functies uitzoeken waarmee u dingen efficiënt kunt doen. Stel jezelf een paar vragen voordat je verder gaat. Ga je bijvoorbeeld alleen of met een team aan de slag? Als het het laatste is, wat is dan de omvang en reikwijdte van uw team? Welke tools heb je nodig en waar kun je zonder?

Over het algemeen wilt u opties voor het maken van taken, mijlpalen, schema's en tijdlijnen om iedereen op het goede spoor te houden. Hoe meer aanpasbaar en flexibel deze tools zijn, hoe beter. Met sommige tools kunt u terugkerende taken, afhankelijkheden en meldingen instellen om projecten efficiënt te laten verlopen.

Bepaalde tools zijn veelzijdiger dan andere. Dat kan bijvoorbeeld gebruik ClickUp als hulpmiddel voor persoonlijke productiviteit maar ook voor kleine teams. De eerste stap is dus het beoordelen van de behoeften van uw workflow en vervolgens het kiezen van de tool die er het beste bij past.

2. Een interface die u daadwerkelijk zult gebruiken

Veel tools voor projectbeheer zijn zeer veelzijdig en kunnen worden aangepast aan verschillende situaties. Bijvoorbeeld, er is veel dat je kunt doen met Notion, zoals het maken van aantekeningen, het maken van takenlijsten of zelfs het bouwen van een aangepast CRM. Hoewel het misschien een van de beste hulpmiddelen voor productiviteit is, geven sommigen misschien de voorkeur aan iets eenvoudigers waar ze snel vertrouwd mee kunnen raken.

Als dat het geval is, zoek dan naar een eenvoudig en intuïtief ontwerp dat gemakkelijk te navigeren is met een paar klikken. Functies moeten gemakkelijk toegankelijk zijn en niet begraven worden onder menulagen. Opsommingstekens, genummerde lijsten en veel witruimte maken instructies en informatie gemakkelijk te scannen.

De app moet ook een dashboard hebben dat in één oogopslag een overzicht geeft van taken, schema's en meldingen, zodat je alles efficiënt bijhoudt. Vergeet niet dat u deze tool bijna elke dag zult gebruiken, dus zoek iets dat u misschien leuk vindt om te gebruiken.

3. Personalisatie opties

De ideale tool zou u volledige controle moeten geven over welke functies en weergaven zichtbaar zijn voor u of uw team. Sommigen van jullie hebben misschien een eenvoudig Kanban-bord en takenlijst nodig, terwijl anderen de voorkeur geven aan grafieken, afbeeldingen en tijdregistratie om al die gegevens te visualiseren. Hoe dan ook, secties moeten aanpasbaar zijn en gemakkelijk kunnen worden in- of uitgeschakeld.

U zou ook aangepaste velden, weergaven en filters moeten kunnen toevoegen om de voortgang bij te houden die er echt toe doet. U kunt bijvoorbeeld bepaalde taken taggen met de naam of het prioriteitsniveau van een klant. Evenzo wilt u misschien een aangepaste weergave die alleen taken met hoge prioriteit weergeeft die aan uw team zijn toegewezen.

4. Samenwerking en communicatie

Samenwerking is de sleutel tot elke goede projectmanagementtool. U wilt iets waarmee u gemakkelijk met teamleden en klanten kunt werken, zodat iedereen de voortgang kan volgen en op de hoogte kan blijven. Zorg ervoor dat u gebruikers kunt toevoegen en geef hun toegangsniveau op.

U zou beheerders, teamleden met verschillende machtigingen en klanten met beperkte toegang moeten kunnen toevoegen. Ook het toewijzen van taken en deadlines moet eenvoudig zijn. Wanneer een taak wordt toegewezen, moet de toegewezen persoon onmiddellijk worden gewaarschuwd via een melding. Verder moeten teamleden opmerkingen kunnen maken over taken, updates kunnen delen, vragen kunnen stellen en gemakkelijk bestanden kunnen delen.

5. Flexibiliteit

Een goede tool voor projectbeheer is er een die zich aanpast aan uw behoeften naarmate uw project groeit in omvang, complexiteit en gegevens. De tool moet deze toename van gegevens en complexiteit aankunnen zonder de prestaties of samenwerking in gevaar te brengen.

Wanneer je het project verder uitbreidt, heb je uiteindelijk meer tools nodig om alle processen af ​​te handelen. Daarom is het belangrijk dat de tool goed kan worden geïntegreerd met andere software, zoals apps voor het delen van bestanden, e-mailservices en zakelijke tools.

6. Mobiele toegankelijkheid

Als bepaalde leden van uw team op afstand werken en niet altijd toegang hebben tot een speciale werkruimte, kan een mobiele app hen helpen om vrijwel overal verbonden te blijven. Controleer of de tool een speciale iOS- of Android-app heeft en of de functies zijn overgenomen van de volledige desktopervaring.

Gebruikers moeten op zijn minst kunnen reageren op opmerkingen, toegewezen taken kunnen controleren en de voortgang van het project kunnen volgen terwijl ze de mobiele app gebruiken. Dit is tegenwoordig minder een probleem dan sommigen de beste tools voor projectbeheer hebben al speciale mobiele apps die een productieve ervaring bieden.

7. Beveiliging en gegevensprivacy

Hoewel veel mensen het beveiligingsaspect misschien over het hoofd zien, is het essentieel wanneer u de tool gevoelige projectgerelateerde gegevens, documenten en informatie toevertrouwt. Versleutelingstools zoals SSL-certificeringen zijn erg belangrijk. Dit betekent dat uw gegevens en documenten gecodeerd zijn om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

Tweefactorauthenticatie is ook belangrijk, waarbij niet alleen een wachtwoord nodig is, maar ook een code die naar je telefoon wordt gestuurd of een authenticatie-app. Dit maakt het voor hackers veel moeilijker om toegang te krijgen tot uw account.

Let ten slotte op tools voor gegevensback-up en -herstel. Het is mogelijk dat de softwareservers uitvallen of het slachtoffer worden van cyberaanvallen. Regelmatige geautomatiseerde back-ups en een plan om uw gegevens weer up-and-running te krijgen, zijn in die situaties van vitaal belang.

8. Prijzen en abonnementen

Veel tools voor projectbeheer zijn gratis te gebruiken, maar de meeste hebben functies die achter een abonnement zijn vergrendeld. Je kunt een bepaalde tool misschien helemaal gratis gebruiken, maar je krijgt beperkte toegang tot het aantal mensen dat je aan boord kunt toevoegen.

Zorg ervoor dat de tool die u gebruikt redelijk geprijsd is, zodat deze perfect past bij uw projectbudget. Terwijl u rekening houdt met de prijs, controleert u beoordelingen online om te zien of de klantenondersteuning goed is. U wilt gemakkelijk toegang tot het bedrijf om te chatten, te bellen of te e-mailen voor het geval er iets misgaat.

Een tool voor projectbeheer is erg belangrijk voor bedrijven of mensen die iets willen bouwen met potentiële groei in de toekomst. Het is misschien niet zo belangrijk voor onafhankelijke freelancers, maar het helpt nog steeds veel bij het stroomlijnen van de workflow en ervoor te zorgen dat u geen deadlines mist.

Het beste is dat veel van deze tools meer zijn dan alleen projectmanagementsoftware. U kunt ze gebruiken om aantekeningen te maken, wegenkaarten te maken of zelfs als werkkalender. Deze alles-in-één functionaliteit maakt ze van grote waarde als u voor elke functie de juiste use cases kunt vinden.