Een e-mail voor een professioneel vakantieverzoek schrijven (met sjablonen)

Het is moeilijk om vakantietijd goedgekeurd te krijgen. Maar een solide e-mail met een vakantieverzoek kan een grote bijdrage leveren aan het veiligstellen van de broodnodige vrije tijd. Een professionele e-mail met een vakantieverzoek vereist dat u vooraf het vakantiebeleid van het bedrijf onderzoekt.

U moet ook alle benodigde informatie opschrijven, inclusief data van verlof, uw strategie en eventuele secundaire manieren van contact. Hier is een gedetailleerde gids voor het schrijven van een professionele e-mail met vakantieverzoeken, samen met sjablonen om u op weg te helpen.

Dingen die u moet doen voordat u een e-mail met een vakantieverzoek schrijft

Hier zijn enkele dingen die u moet doen voordat u een e-mail met een vakantieverzoek schrijft:

Onderzoek het vakantiebeleid van het bedrijf

Verschillende bedrijven hebben verschillende procedures en richtlijnen met betrekking tot vakantieaanvragen. Het is essentieel om aan deze normen te voldoen als u wilt dat uw vakantieaanvraag wordt goedgekeurd. U moet dus vooraf het vakantiebeleid van uw bedrijf onderzoeken.

Hierin staat hoe vroeg u moet opzeggen bij het aanvragen van vakantiedagen. Het helpt u ook om te bepalen op hoeveel vakantiedagen u recht heeft op basis van uw omstandigheden.

Raadpleeg uw collega's

Het is erg belangrijk om met uw collega's te praten voordat u een vakantie aanvraagt. Chat over hun beschikbaarheid tijdens de dagen dat je weg bent om mogelijke knelpunten in de workflow te voorkomen.

Het is ook een goed idee om te praten over het beleid van het bedrijf en de houding van het management ten opzichte van vakantieaanvragen. Wie weet kan een collega met ervaring in het opstellen van vakantieaanvragen je misschien helpen bij het schrijven van een winnende oproep.

Noem het terloops van tevoren

Het is geen goed idee om je baas te verblinden met een e-mail waarin om verlof wordt gevraagd. Overweeg dus om terloops uw plannen van tevoren aan hen te melden.

Dit kan eenvoudig of subtieler zijn, afhankelijk van de communicatiestijl die uw baas verkiest. Het is essentieel om dit soort kleine dingen over je leidinggevende te weten als je ernaar op zoek bent verbeter je relatie met je baas.

Door terloops je plannen om op vakantie te gaan te noemen, heeft je baas tijd om de workflow aan te passen. Ook kunnen zij indien nodig extra diensten inplannen om je afwezigheid in te halen.

Hoe u een e-mail voor een professioneel vakantieverzoek schrijft

Hier is een stapsgewijze handleiding voor het schrijven van een professionele e-mail waarin u om vakantie vraagt:

1. Begin met de juiste onderwerpregel

Kies een duidelijke en beknopte onderwerpregel voor uw e-mail. Het doel van een onderwerpregel is om de bedoeling van uw e-mail over te brengen, in dit geval om vakantietijd aan te vragen. U kunt dus gaan met zoiets als "Vakantiedagen aanvragen" of "Vakantieaanvraag". Zo weet je baas in één oogopslag waar je e-mail over gaat.

2. Met de deur in huis vallen

U moet meteen ter zake komen bij het schrijven van de eerste paar regels van uw e-mail met uw vakantieverzoek. Schrijf op een beleefde manier en vertel je baas dat je vakantie nodig hebt.

Hoewel je niet verplicht bent om je redenen voor het aanvragen van verlof bekend te maken, mag je ze opschrijven als je een hechte band hebt met je baas. Maar als u uw baas slechts kort op de hoogte stelt, is het een goed idee om uw omstandigheden bekend te maken, ongeacht hoe dicht u bij uw meerdere staat.

3. Vergeet de data niet

Vervolgens moet u de exacte datums opnemen waarop u vrij zult zijn van het werk. Als je je vakantiedata in de onderwerpregel hebt vermeld, controleer dan nogmaals of ze overeenkomen met de data in de hoofdtekst van de e-mail. Als uw bedrijf een betaald verlofbeleid heeft, moet u vermelden hoeveel uur u vrij zult nemen.

4. Detail uw strategie

In het strategiegedeelte van uw e-mail vertelt u uw baas hoe uw werk zal worden afgehandeld terwijl u weg bent. U moet vertellen aan welke projecten u momenteel werkt en welke verantwoordelijkheden deze projecten met zich meebrengen.

Het is een goed idee om alle taken op te sommen waaraan u werkt op het moment dat u de e-mail opstelt. Vermeld vervolgens welke taken u wel en niet kunt voltooien vóór uw aangevraagde vrije tijd.

Vertel hen bovendien welke taken u gaat delegeren en wat hun deadlines zijn tijdens uw afwezigheid. Deze informatie moet de naam en contactgegevens bevatten van de collega of het team die uw verantwoordelijkheden zal afhandelen.

Loskoppelen van werk voor een vakantie is een goed idee. Maar als u wilt dat uw organisatie tijdens uw vakantie contact met u kan opnemen, kunt u overwegen een gedeelte op te nemen over de manier waarop u de voorkeur geeft aan contact.

Noteer de tijd dat u beschikbaar zult zijn op deze manier van contact. Als u wilt, kunt u ook een noodnummer opnemen voor het geval het bedrijf contact moet opnemen tijdens uren dat u niet beschikbaar bent op de manier van contact van uw voorkeur.

6. Breng uw dank en openheid over voor eventuele vragen

Het is gebruikelijk om een ​​e-mail te beëindigen door tegen je baas te zeggen dat je openstaat voor alle vragen. Om dit te vergemakkelijken, kunt u uw favoriete werkcontact toevoegen, zoals uw zakelijke e-mailadres. Je kunt zelfs tegen je baas zeggen dat je in bent voor een persoonlijk gesprek als dat nodig is.

Vergeet bij het beëindigen van de e-mail met het vakantieverzoek niet je baas te bedanken voor de tijd die hij aan je heeft besteed. Een simpel "Dankjewel". dat zal volstaan.

E-mailsjablonen voor vakantieverzoeken

Hier zijn enkele e-mailsjablonen voor vakantieverzoeken om u op weg te helpen met uw eigen beroep:

Sjabloon 1:

Onderwerp: [Uw naam] Vakantieverzoek

Geachte [naam baas],

Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt.

Ik wil graag vakantietijd aanvragen van [datum invullen] tot [datum invullen]. Ik zal al mijn projecten laten afronden voor de ingangsdatum van de aangevraagde vakantietijd. Bovendien heeft [naam collega invullen] ermee ingestemd mijn werk tijdens mijn afwezigheid over te nemen.

Voor noodgevallen tijdens mijn vakantie kunt u mij bellen op mijn mobiele nummer [telefoonnummer invullen]. Als je vragen hebt, neem dan gerust contact met me op via mijn zakelijke e-mailadres: [voeg e-mailadres in].

Bedankt voor je tijd.

[Uw naam]

Lees verder

Sjabloon 2:

Onderwerp: [Uw naam] E-mail waarin u vakantietijd aanvraagt

Geachte [naam baas],

Groeten van de dag!

Ik stuur een e-mail om vakantietijd aan te vragen van [vul datum in] tot [vul datum in]. Ik heb deze vrije tijd nodig omdat [reden invullen]. Ik heb mijn lopende projecten en taken toegewezen aan [naam collega invullen], die ermee heeft ingestemd mijn projecten tijdens mijn afwezigheid op zich te nemen.

Mijn team heeft er ook mee ingestemd om mijn werk tijdens mijn vakantiedagen te dekken. Ik zal tijdens deze vrije tijd niet beschikbaar zijn voor contact, maar als je me dringend nodig hebt, kun je me bellen op [telefoonnummer invullen].

Als u nog vragen heeft, kunt u contact met mij opnemen via [e-mailadres invullen].

Bedankt voor je tijd.

[Uw naam]

Lees verder

Sjabloon 3:

Onderwerp: [Uw naam] Vakantie verlof aanvragen van [Datum] tot [Datum]

Geachte [naam baas],

Ik hoop dat het goed met je gaat.

Zoals we eerder hebben besproken, wil ik graag verlof aanvragen van [vul datum in] tot [vul datum in]. Ik zal mijn geplande projecten afmaken nadat ik terugkom van vakantie. Ondertussen heeft mijn team ermee ingestemd om mijn werk tijdens mijn afwezigheid over te nemen.

Als u vragen heeft over mijn verzoek, kunt u mij een e-mail sturen op [e-mailadres invoegen]. Als u contact met mij wilt opnemen terwijl ik weg ben, kunt u mij bellen op mijn mobiele telefoonnummer [vul telefoonnummer in].

Ik kijk uit naar uw reactie in de komende dagen.

Bedankt voor je tijd.

[Uw naam]

Lees verder

Vakantietijd aanvragen zou geen uitdaging moeten zijn

Om ervoor te zorgen dat uw vakantieverzoek wordt geaccepteerd, moet u het verlofbeleid van uw bedrijf onderzoeken. Blijf bij het schrijven van de e-mail ter zake en beschrijf hoe uw werk tijdens uw afwezigheid zal worden afgehandeld.

Vertel uw baas ook hoe hij contact met u kan opnemen in geval van nood. Het is ook een goed idee om uw leidinggevenden te informeren voordat u de e-mail met het vakantieverzoek verstuurt. Dit voorkomt dat ze blind worden of de e-mail per ongeluk negeren.