9 tools om uw online vergaderingen productiever te maken

Belangrijkste leerpunten

• Gebruik planningsapps als Calendly of Cal om eenvoudig vergaderingen te plannen en in te plannen, rekening houdend met ieders beschikbaarheid.
• Gebruik tools zoals in-app ruisonderdrukking of apps zoals Krisp en Noise Blocker om kristalheldere gesprekken te garanderen en achtergrondgeluid te minimaliseren.
• Automatiseer uw vergadernotities met apps zoals Krisp, Magical of Supernormal, waardoor AI uw gesprekken kan transcriberen en samenvatten, zodat u zich kunt concentreren op het gesprek.

Hoewel vergaderingen cruciaal zijn voor teams en organisaties om soepel te functioneren, kunnen ze soms inefficiënt zijn en de productiviteit belemmeren. Online vergaderingen worden vaak geplaagd door zinnen als "Sorry dat ik te laat ben", "Ik kan je niet horen" en "Kun je dat laatste deel herhalen?".

Met de juiste hulpmiddelen is het echter niet moeilijk om gefocust te blijven ondanks deze afleidingen. Hieronder vindt u de beste tools om uw online meetings optimaal te laten verlopen.

Plan als een professional

Het plannen en plannen van vergaderingen kan overweldigend zijn, aangezien je rekening moet houden met ieders beschikbaarheid. Het uitzoeken van de beste tijd voor iedereen is vooral een uitdaging met externe medewerkers over de hele wereld. Gelukkig kunnen sommige apps dat wel maak het plannen van vergaderingen minder gedoe:

Calendly is een intuïtieve planningsapp die dubbele boekingen helpt voorkomen. Met de app kun je meerdere agenda's synchroniseren, zodat mensen alleen tijdvakken zien die gratis en boekbaar zijn. Hiermee kunt u uw beschikbaarheid bekendmaken terwijl u de onderliggende details van uw vergaderingen privé houdt.

Net als Calendly beschouwt Cal ook meerdere agenda's om vrije tijdvakken weer te geven. Daarnaast biedt Cal tegen betaling een Teams-optie, waar je andere leden aan je team kunt toevoegen. Dit is ideaal voor het boeken van teamvergaderingen, omdat er rekening wordt gehouden met de beschikbaarheid van meerdere mensen.

Magical is een Chrome-extensie die niet alleen agenda's kan synchroniseren, maar ook een volwaardige virtuele vergaderassistent is. Magical kan vergaderingen plannen, boekingslinks maken en ervoor zorgen dat u nooit meer een vergadering mist. De Magical-extensie integreert naadloos met uw Google Chrome-browser om u precies te laten zien wanneer en wat uw volgende vergadering is.

Heb kristalheldere gesprekken

Virtuele vergaderingen zijn sterk afhankelijk van spraakverstaanbaarheid. In het comfort van onze huizen zijn geluiden zoals die van kinderen, huisdieren, apparaten en verkeer ongetwijfeld aanwezig. Maar er zijn enkele methoden die u kunt proberen om deze geluiden tijdens uw gesprekken te verminderen:

4. Ruisonderdrukking in de app

Veel populair online vergader-apps zoals Zoom, Microsoft Teams en Discord hebben ingebouwde functies voor ruisonderdrukking. Hiermee zou je het meeste achtergrondgeluid moeten kunnen onderdrukken zonder dat je extra apps nodig hebt.

Krisp is een van de meest populaire apps voor ruisonderdrukking. Het vermindert achtergrondgeluid en verbetert de audio die u hoort door achtergrondgeluid van andere deelnemers aan de vergadering weg te filteren. Krisp is eenvoudig in te stellen op de meeste apparaten en integreert naadloos met de meeste vergadersoftware.

Noise Blocker is een andere uitstekende app voor ruisonderdrukking. Met deze app kun je de intensiteit en drempel van ruisonderdrukking aanpassen, wat perfect is als je liever wat omgevingsgeluid binnenhoudt. Het enige nadeel is dat Noise Blocker alleen beschikbaar is voor Windows 10 en hoger.

Automatiseer uw vergadernotities

Het opnemen van delen van de vergadering of het noteren van belangrijke details tijdens een gesprek kan vervelend zijn. U kunt ook de discussie missen terwijl u aantekeningen maakt. Hier zijn een paar apps die dat wel kunnen besteed uw notities uit met AI, zodat u volledig aanwezig kunt zijn bij uw vergaderingen:

Naast de eersteklas ruisonderdrukkingsfunctie, kan Krisp ook uitstekende transcripties van vergaderingen leveren. Als u Krisp al hebt ingesteld voor audio, maakt het automatisch transcripties en notities van vergaderingen en vat uw gesprek voor u samen.

Hoewel Magical een vergaderkalender bevat, is dat niet alles. Magical kan deelnemen aan uw gesprekken als een virtuele assistent die aantekeningen maakt en helpt bij het opstellen van agenda's op basis van eerdere vergaderingen. De AI Notetaker transcribeert de gesprekken in realtime en genereert snel samenvattingen van vergaderingen en vervolgstappen.

Met de kracht van AI kan Supernormal vergaderingen opnemen en transcriberen, zodat u zich kunt concentreren op het gesprek. Het kan gedetailleerde notities genereren, belangrijke beslissingen markeren en actiepunten documenteren die tijdens de vergadering aan bod komen.

Haal het meeste uit uw vergaderingen

Bovenstaande tools kunnen de efficiëntie van uw vergaderingen aanzienlijk verbeteren. Door de juiste apps en tools te gebruiken, zult u zien dat het relatief eenvoudig is om een ​​workflow en vergaderomgeving te creëren die perfect aansluit bij uw behoeften. Wat je ook nodig hebt, er is immers een app voor!

Deze apps kunnen mogelijk softwaregerelateerde blokkades verwijderen, maar u moet ook overwegen hoe u het meeste uit deze oproepen kunt halen door een ondersteunende omgeving voor discussie te creëren.