6 e-mailproductiviteitstools die u uren zullen besparen

E-mail neemt nog steeds een integrale plaats in op de werkplek van vandaag, ondanks de wildgroei aan communicatiemiddelen met handige functies. Als een betrouwbaar hulpmiddel voor interne communicatie, klantbereik en een online ID die wordt gebruikt om u aan te melden voor verschillende services is het essentieel om de beste tools voor e-mailproductiviteit te gebruiken om dit te maximaliseren technologie.

Waarom is dit belangrijk? Door uw e-mailproductiviteit te verhogen, kunt u uw communicatieproces stroomlijnen, voorkomen dat een toestroom van e-mails uw inbox onoverzichtelijk maakt en meer tijd vrijmaken om u op andere taken te concentreren. Hieronder bespreken we de beste tools om uw e-mailproductiviteit te verhogen.

1. ChatGPT om e-mails te schrijven

ChatGPT is een door AI aangedreven chatbot die mensachtige gesprekken kan simuleren en reacties kan genereren die natuurlijk klinken. Een van de ongelooflijke manieren waarop u ChatGPT kunt gebruiken om uw werkdag te verbeteren, is door het te gebruiken als schrijfassistent of, meer specifiek, om e-mails op te stellen.

Alles wat u hoeft te doen gebruik ChatGPT voor het schrijven van moeilijke e-mails op het werk gaat naar de OpenAI-website en maak een account aan als je die nog niet hebt. Geef vervolgens context voor wat u in uw e-mail wilt schrijven.

Bijvoorbeeld uw rol, naar wie de e-mail wordt verzonden en wat u met het gesprek wilt bereiken. Vraag ChatGPT vervolgens om een ​​concept van de e-mail voor u te schrijven. U kunt dit concept ongewijzigd gebruiken of indien nodig wijzigingen aanbrengen.

Als alternatief kunt u Bing Chat van Microsoft gebruiken, een ingebouwde conversatie-chatbot die wordt aangedreven door het natuurlijke taalsysteem GPT van OpenAI, dezelfde technologie die ChatGPT aandrijft.

Een van de voordelen van het gebruik van Bing Chat is dat het is ingebouwd in de Microsoft Edge-browser. Het enige wat u hoeft te doen is meld u aan voor de AI-aangedreven Bing-zoekopdracht in Edge en gebruik zijn Componeren functie in de zijbalk om uw e-mail te schrijven.

2. GrammaticaGO om e-mails te bewerken en op te stellen

Nadat u uw e-mail hebt opgesteld, zou uw volgende stap moeten zijn om deze te bewerken voor typefouten en andere fouten. GrammarlyGo is de volgende tool voor e-mailproductiviteit die het overwegen waard is. Dus, wat is GrammarlyGO? Het is een bewerkingstool met generatieve AI-mogelijkheden waarmee u uw schrijfworkflow en productiviteit kunt verbeteren.

U kunt GrammarlyGO gebruiken om te controleren op interpunctie- en spelfouten, grammaticale fouten te corrigeren en uw schrijven te verbeteren. Bovendien kunt u de generatieve AI-mogelijkheden van Grammarly gebruiken om uw e-mails samen te stellen of te herschrijven.

Het enige dat u hoeft te doen, is u aanmelden voor een gratis Grammarly-account, waarmee u toegang krijgt tot basissuggesties voor schrijven en bewerken, evenals 100 prompts per maand. Bovendien kunt u ook de extensie van Grammarly naar uw browser downloaden om inhoud rechtstreeks vanuit uw browser te bewerken en te genereren zonder de pagina te hoeven verlaten.

3. Piek om uw e-mailervaring te vereenvoudigen en te verbeteren

Als u op zoek bent naar een innovatieve oplossing die verder gaat dan wat conventionele e-mailclients bieden, Spike is een innovatieve oplossing die uw e-mailervaring kan verbeteren en productiviteit.

Laten we beginnen met enkele van de belangrijkste problemen die vaak met veel e-mailclients worden geassocieerd, zoals een rommelige inbox en de beperkte mogelijkheid om e-mails automatisch te sorteren.

Met de ingebouwde organisatiefunctie van Spike, Postvak Prioriteit, kunt u uw minder belangrijke e-mails, zoals promotionele e-mails en meldingen van sociale media-apps, eenvoudig sorteren in een andere inbox genaamd Ander terwijl het de belangrijke e-mails in de Postvak Prioriteit.

Vervolgens kunt u met de chatachtige threads van Spike, vergelijkbaar met die in berichten-apps, gemakkelijk gesprekken met uw contacten volgen. Deze conversatiebenadering vereenvoudigt en verbetert uw e-mailervaring, zodat u snel door uw e-mails kunt bladeren.

Bovendien kunt u Spike gebruiken om al uw e-mailaccounts te verenigen in één portal om e-mails van verschillende accounts bij te houden zonder tussen deze accounts te schakelen. Terwijl het Super zoeken functie maakt het gemakkelijker om te vinden wat u zoekt.

4. Zapier om uw e-mailworkflows te automatiseren

Door de meest gebruikte tools in uw productiviteitsstack te integreren, kunt u tijd besparen en uw productiviteit verbeteren, omdat u hiermee gegevens tussen verschillende apps en platforms kunt synchroniseren. Als je bedenkt hoeveel tijd je in je e-mailinbox doorbrengt, is het logisch om je e-mail te verbinden met andere apps en services die je regelmatig gebruikt.

U kunt een workflowautomatiseringstool zoals Zapier gebruiken om uw e-mail te verbinden met andere populaire productiviteitstools. Je zou bijvoorbeeld de E-mail door Zapier-integratie om uw e-mail met Slack te verbinden en alle inkomende e-mails naar een specifiek Slack-kanaal te sturen. Ben je een Google Agenda-gebruiker? U kunt Zapier gebruiken om automatisch Google Agenda-afspraken te maken op basis van inkomende e-mails.

Met Zapier kunt u ook aangepaste geautomatiseerde workflows maken om repetitieve taken in verband met uw e-mails en andere tools af te handelen. Deze Zapier-integraties kunnen uw e-mailproductiviteit aanzienlijk verhogen.

5. SaneBox om uw Postvak IN te ordenen

Het is een uitdaging om iets te bereiken als je inbox overvol is en je het grootste deel van je tijd besteedt aan het doorzoeken van e-mails. SaneBox is een slimme e-mailoplossing die je helpt je inbox automatisch te ordenen.

Je kunt SaneBox gebruiken om je inbox schoon te maken door je e-mails te scannen om de apps, websites en nieuwsbrieven te vinden waarop je je hebt geabonneerd en de apps te selecteren die je wilt weggooien.

Vervolgens maakt SaneBox gebruik van AI om uw e-mailinbox te sorteren door de e-mails te identificeren die onmiddellijke aandacht nodig hebben, terwijl minder belangrijke e-mails worden geclassificeerd in de @SaneLater map. Daarnaast kunt u SaneBox ook trainen om e-mails te organiseren door e-mails handmatig naar specifieke mappen te sturen.

U kunt bijvoorbeeld spam-e-mails sturen naar de @SaneBlackHole of maak een aparte map aan voor e-mails van gezinsleden. SaneBox onthoudt en voegt automatisch alle inkomende e-mails toe aan de juiste mappen.

6. Todoist om e-mails om te zetten in taken

Een van de beste manieren om uw e-mailproductiviteit te verbeteren, is door uw e-mails om te zetten in bruikbare taken die u kunt uitvoeren. Todoist is een effectieve takenlijst-applicatie die je kan helpen je taken te organiseren en meer gedaan te krijgen.

U kunt de Todoist voor Gmail of de Todoist voor Outlook add-ons om e-mails direct vanuit uw inbox snel om te zetten in taken. Eenmaal geïnstalleerd, open je elke e-mail die je in een Todoist-taak wilt veranderen, klik op de Todoist pictogram, geef het project een naam, stel een vervaldatum en prioriteitsniveau in en klik op VOEG TAAK TOE.

Besteed minder tijd aan uw e-mailinbox en krijg meer gedaan

Als communicatiemiddel moet uw e-mail u voorzien van de informatie die u nodig hebt om beslissingen te nemen en actie te ondernemen. Als u te veel tijd in uw inbox doorbrengt, belemmert dit uw vermogen om uw taak efficiënt uit te voeren.

Het is dus tijd voor een proactieve aanpak door de hierboven genoemde tools voor e-mailproductiviteit te gebruiken. Als u dit doet, kunt u uw inbox ordenen en de overbelasting van e-mail verminderen, uw belangrijkste e-mails bijhouden, sneller reageren en tijd vrijmaken om u te concentreren op belangrijkere taken.