Wilt u uw kleine onderneming naar een hoger niveau tillen? Leer de essentiële Excel-functies waarmee u tijd en geld kunt besparen.
Excel is een krachtige tool voor het beheren van uw financiën als eigenaar van een klein bedrijf. Het arsenaal aan tools voor gegevensmanipulatie kan u tijd en moeite besparen bij het bijhouden van uw uitgaven, inkomsten en andere financiële gegevens.
Functies vormen de ruggengraat van Excel en de bron van zijn superkrachten. Als Excel nieuw voor je is, zijn hier enkele essentiële functies die je zou moeten leren om je financiën effectief te beheren.
1. SOM
SUM is misschien wel de meest gebruikte functie in Excel en is nog nuttiger in de financiële wereld. Hiermee kunt u een reeks cellen optellen en het totaal krijgen.
=SUM(values)U kunt de waarden rechtstreeks invoeren in de SOM-functie of ernaar verwijzen als cellen en bereiken.
U kunt bijvoorbeeld de SUM-functie gebruiken om de totale verkoop van elk artikel in een bepaalde periode op te tellen.
=SUM(D2:D8)In dit voorbeeld
D2:D8 is het celbereik met de verkoopwaarde die u wilt toevoegen. De SOM-functie neemt alle waarden in dit bereik en berekent de totale verkoop van alle artikelen.2. GEMIDDELD
De GEMIDDELDE functie is een andere handige functie bij het omgaan met getallen. GEMIDDELDE berekent de gemiddelde waarde van een reeks cellen.
=AVERAGE(range)U kunt bijvoorbeeld de functie GEMIDDELDE gebruiken om de gemiddelde prijs voor verschillende artikelen te berekenen.
=AVERAGE(B2:B8)In deze formule B2:B8 is het cellenbereik met de artikelprijzen waarvoor u het gemiddelde wilt berekenen. De functie GEMIDDELDE berekent de gemiddelde waarde van alle getallen in dat bereik en voert de gemiddelde artikelprijs uit.
3. GRAAF
De functie AANTAL telt het aantal cellen dat een numerieke waarde bevat.
=COUNT(range)U kunt deze functie gebruiken om het aantal artikelen te krijgen dat is verkocht. Als de verkooptelling van het item leeg is of geen cijfers bevat, telt COUNT het item niet mee.
=COUNT(C2:C8)In dit voorbeeld kijkt COUNT door de verkopen in C2:C8 en retourneert het aantal artikelen met verkopen. Product A en Product D hebben geen verkopen, dus COUNT zal ze weglaten.
Nul is ook een getal en COUNT neemt het op in de uitvoer. Als gevolg hiervan werkt deze instelling alleen als u geen nul invoert voor artikelen zonder verkoop en ze in plaats daarvan leeg laat. Jij kan gebruik AANTAL.ALS en AANTALLEN.ALS om aangepaste voorwaarden op te geven voor de cellen die u wilt tellen.
4. AANTAL.ALS
AANTAL.ALS is een meer geavanceerde versie van COUNT. Waar COUNT alleen cellen telt met numerieke waarden erin, telt COUNTIF cellen die aan een specifieke voorwaarde voldoen.
=COUNTIF(range, criteria)In deze syntaxis, bereik is het bereik waarin u wilt dat AANTAL.ALS zoekt naar waarden die voldoen aan de criteria.
U kunt AANTAL.ALS gebruiken om het aantal artikelen te tellen dat meer dan een bepaald aantal heeft verkocht.
=COUNTIF(D2:D8, ">=600")In dit voorbeeld kijkt AANTAL.ALS door de verkopen in D2:D8 en retourneert het aantal items dat voor $ 600 of meer is verkocht.
5. ALS
De ALS-functie test een voorwaarde en retourneert een waarde op basis van het testresultaat. U kunt aangepaste uitvoer instellen voor beide testresultaten.
=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)In de syntaxis, logische_expressie is de voorwaarde die u wilt testen. ALS zal terugkeren output_if_true of output_if_false, afhankelijk van de testresultaten. Jij kan nest meerdere IF-functies in elkaar verschillende voorwaarden op te geven.
U kunt bijvoorbeeld de ALS-functie gebruiken om te controleren of een specifiek artikel zijn verkoopdoel heeft gehaald en een bericht terugsturen op basis van het resultaat.
=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")In deze formule D2 is de cel met de totale verkoop van een item, en E2 is de cel met het verkoopdoel van dat artikel. Als de waarde in D2 groter is dan of gelijk is aan E2, wordt de ALS-functie geretourneerd Doel gehaald. Als de waarde in D2 kleiner is dan E2, keert de ALS-functie terug Doel mislukt.
U kunt de hendel voor automatisch aanvullen over de rest van de cellen slepen om ze te vullen. Voor verdere nadruk kunt u gebruiken voorwaardelijke opmaak in Excel om de IF-resultaten in verschillende stijlen weer te geven.
6. VERT.ZOEKEN
De VERT.ZOEKEN functie kan een waarde in een tabel vinden en de overeenkomstige waarde in dezelfde rij retourneren.
=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])In de syntaxis, opzoekwaarde is wat je wilt opzoeken, tabel_array is waar je wilt kijken, en col_index_num is het kolomnummer van de table_array die de geretourneerde waarde bevat. bereik_opzoeken is een optioneel argument waarmee u kunt beslissen of u naar geschatte resultaten wilt zoeken. Invoeren WAAR maakt benaderende overeenkomsten en invoer mogelijk ONWAAR staat alleen exacte overeenkomsten toe.
Als u bijvoorbeeld een tabel heeft met productnamen en prijzen en u de prijs van een bepaald product elders wilt weergeven, kunt u de functie VERT.ZOEKEN gebruiken.
=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)In dit voorbeeld staat product A in cel A2 is de waarde die u wilt vinden in de referentietabel, L2:N8 is het celbereik dat de tabel bevat, 2 is het kolomnummer dat de productprijzen bevat, en ONWAAR vertelt VERT.ZOEKEN om een exacte overeenkomst te retourneren.
7. SAMENVOEGEN
De CONCATENATE-functie voegt meerdere waarden of cellen samen en geeft ze weer in een enkele cel.
=CONCATENATE(value1, [value2], ...)De syntaxis voor CONCATENATE is eenvoudig. U roept de functie aan en voert de waarden in die u wilt samenvoegen, gescheiden door een komma.
U kunt deze functie gebruiken om gegevens uit meerdere cellen te combineren en samen te vatten. Stel dat u een spreadsheet heeft met financiële gegevens voor uw bedrijf. U kunt voor elk item een samenvatting maken, inclusief de tag, doelverkoop en daadwerkelijke verkoop.
=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")Schrik niet van de lengte van deze formule. Alle argumenten zijn van hetzelfde type en vertegenwoordigen delen van een volledige zin. In deze formule haalt CONCATENATE de itemnaam uit A2, de categorie van F2, het aantal verkochte eenheden van C2, en de totale verkoop van D2. De tekenreeksen verbinden de waarden met elkaar om een zin te vormen.
Bij het werken met lange formules als deze is het belangrijk om op de komma's en aanhalingstekens te letten. Plaats de tekenreeksen tussen aanhalingstekens en controleer nogmaals of u elk aanhalingsteken sluit en een komma tussen de argumenten plaatst. U kunt spaties of symbolen zoals het dollarteken toevoegen aan de tekenreeks voor of na de waarde.
Laat uw bedrijf groeien met Excel
Het beheren en manipuleren van financiële gegevens is essentieel voor elk bedrijf; die van jou is geen uitzondering. Excel is hiervoor een krachtpatser. Met de juiste kennis van de functies en mogelijkheden van Excel kunt u Excel veranderen van een intimiderende tegenstander in een vriendelijke zakenpartner.
Door de essentiële Excel-functies die hier worden beschreven onder de knie te krijgen, bent u goed op weg om de financiën van uw kleine bedrijf efficiënt te beheren. Consistent oefenen met Excel kan u helpen een expert te worden in het gebruik van dit programma en uw bedrijf verder te laten groeien dan de huidige grenzen.
