Meer gedaan krijgen met uw projecten? Leer hoe u Airtable kunt gebruiken voor efficiënt projectbeheer.
Heeft u de juiste tool voor projectmanagement? Het managen van grote projecten vereist veel inspanning om ervoor te zorgen dat informatie altijd up-to-date is en iedereen op dezelfde pagina zit. Als u uw project efficiënt wilt beheren en overzien, is Airtable een geweldig platform om te overwegen.
Airtable is een extreem feature-rijk en gebruiksvriendelijk platform dat de complexiteit van projectmanagementtools combineert met de eenvoud van spreadsheets. Hier leest u hoe u Airtable kunt gaan gebruiken voor effectief projectbeheer.
Stap 1: Uw basis opzetten
In Airtable kun je hebben aparte werkruimtes voor verschillende projecten en meerdere databases in elke werkruimte. Databases in Airtable worden Bases genoemd. Basissen binnen een werkruimte kunnen ook aan elkaar worden gerelateerd, om uw gegevens binnen elke basis te vereenvoudigen.
Zo stelt u uw Airtable-basis in:
- Als je eenmaal log in op uw Airtable-account, kunt u beginnen in uw standaardwerkruimte of een nieuwe werkruimte maken die u kunt delen met uw collega's. Om een nieuwe werkruimte aan te maken, klikt u gewoon op Creëer een werkruimte en geef uw werkruimte een naam.
- Ga naar je gewenste werkruimte en klik Creëer een basis om uw nieuwe database in te stellen.
- Klik op de titel van de basis (die standaard "Untitled Base" is) om deze een andere naam te geven. U kunt hier ook het uiterlijk van de pagina aanpassen.
- U kunt nu bestaande gegevens in uw tabel importeren, een Airtable-sjabloon gebruiken of uw tabel helemaal opnieuw maken.
- Airtable voegt standaard al een paar velden toe om u op weg te helpen. Dubbelklik op de veldnaam om deze velden te bewerken. Hiermee kunt u de veldnaam en het veldtype wijzigen.
- Om meer velden toe te voegen, klikt u op de + in de tabelkop. Selecteer het gewenste veldtype, voer de veldnaam in, stel de configuratie in en klik op Veld maken.
- Zodra je alle benodigde velden hebt toegevoegd, is je database klaar! U kunt de kolommen ook slepen en neerzetten op basis van hoe u ze wilt rangschikken.
Als het de eerste keer is dat u Airtable gebruikt, geeft de tool u een uitstekende doorloop om u te helpen bij het opzetten van uw eerste basis.
Stap 2: Weergaven maken en aanpassen
Airtable heeft echt een revolutie teweeggebracht in het gemak van het bekijken van gegevens. Weergaveconfiguraties zoals Grid, Calendar, Gallery, Form, Kanban, etc. bieden unieke middelen voor interactie met data. Met Airtable kunt u tot 1000 weergaven per tafel maken.
Zo stelt u uw Airtable-weergave in:
- Airtable maakt standaard een rasterweergave voor uw tafel. U kunt ook extra rasterweergaven of andere weergaven met verschillende configuraties maken.
- Onder de Creëren... menu, klik op het gewenste weergavetype om een nieuwe weergave te maken.
- In de nieuw gemaakte weergave kunt u de velden aanpassen die u wilt bekijken, de records filteren op basis van enkele criteria en de records ook sorteren volgens uw behoeften.
Stap 3: Medewerkers toevoegen en beheren
Op Airtable kun je teamleden/medewerkers toevoegen aan je hele werkruimte en aan individuele bases. Dit helpt ervoor te zorgen dat iedereen die aan een project werkt op dezelfde pagina zit, met een duidelijk overzicht van de gedeelde informatie, taken, tijdlijnen, etc.
Zo voegt u bijdragers toe aan uw Airtable-werkruimte:
- Ga naar uw Airtable-startpagina en selecteer de werkruimte.
- Klik op Deel en voeg je medewerkers toe via e-mail.
- Uw bijdragers ontvangen een e-mailuitnodiging om deel te nemen aan uw werkruimte. Zodra ze de uitnodiging accepteren, hebben ze toegang tot alle bases binnen de gedeelde werkruimte.
Hier leest u hoe u bijdragers aan uw Airtable-basis kunt toevoegen:
- Ga naar je Airtable-basis.
- Klik op Deel en voeg je medewerkers toe via e-mail.
- Uw bijdragers ontvangen een e-mailuitnodiging om lid te worden van uw basis. Zodra ze de uitnodiging accepteren, hebben ze alleen toegang tot de gegevens in de gedeelde database.
Zodra uw medewerkers zich hebben aangemeld, kunt u op klikken Deel nogmaals om de lijst met medewerkers te bekijken en de toegangsrechten te bewerken.
Binnen een basis kunt u het veldtype "Gebruiker" gebruiken om uw medewerkers toe te voegen aan individuele records. Dit heeft ook een meldingsfunctie die de medewerker op de hoogte stelt met een e-mail wanneer deze aan een record is toegewezen.
Andere handige functies van Airtable
De hierboven genoemde stappen zouden voldoende moeten zijn om u op weg te helpen met projectbeheer en samenwerking met behulp van Airtable. Als je je Airtable-spel wilt verbeteren, kun je ook de volgende functies bekijken die je projectmanagementervaring zeker zullen verbeteren:
1. interfaces
Met de Interface Designer van Airtable kun je een op maat gemaakte ervaring creëren voor jou en je teamleden. De tool biedt de flexibiliteit om records op aangepaste manieren te visualiseren en te bewerken zonder de integriteit van de basisweergaven in gevaar te brengen.
Je kunt het gebruiken om te creëren unieke projectdashboards die u precies laten zien wat u wilt zien, op de manier waarop u het wilt zien.
2. Automatiseringen
Airtable Automations helpen bij het automatiseren van repetitieve taken, zoals het verzenden van e-mails, het bijwerken van records, enz. Met deze functionaliteit kun je je basis ook integreren met externe apps zoals Outlook en Google Spreadsheets om bepaalde taken automatisch uit te voeren.
Airtable heeft ook de functie om gekoppelde bases te creëren, d.w.z. bases die samenwerken door vergelijkbare velden in tabellen te koppelen. Dit helpt ervoor te zorgen dat uw gegevens altijd in alle tabellen worden bijgewerkt, waardoor de duidelijkheid en transparantie toenemen.
4. Alleen-lezen delen
Met de alleen-lezen deelfunctie van Airtable kunt u gegevens van geselecteerde weergaven delen met externe gebruikers. Deze gebruikers hoeven niet als bijdragers aan uw basis te worden toegevoegd en kunnen de records alleen zien op basis van de manier waarop u de gedeelde weergave hebt geconfigureerd.
5. Formule Functie
Vergelijkbaar met spreadsheetsoftware zoals Microsoft Excel en Google Spreadsheets, heeft Airtable ook de mogelijkheid om berekende gegevens te genereren. U kunt een veld maken met het type "Formule" en Stel de gewenste formule in en opmaakregels om alles uit te voeren, van eenvoudige rekenkundige bewerkingen tot complexe gegevensanalyse.
Breng uw projectbeheer naar een hoger niveau met Airtable
In snel veranderende omgevingen is het cruciaal om op elk moment duidelijkheid te hebben over uw project. Daarom heb je de juiste tool nodig om dingen voor alle betrokkenen te vereenvoudigen, en Airtable past daar zeker bij.
De gebruiksvriendelijke, kleurrijke interface van Airtable maakt het gemakkelijk om binnen enkele minuten een projectdatabase op te zetten. Platforms zoals Airtable zijn een must-have voor een productieve, collaboratieve en efficiënte werkruimte.
